淺析檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)利用之效益

【文章摘要】

本文提出了檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)利用必須講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，并對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】

檔案利用實(shí)際效益

隨著體制改革的不斷深入和發(fā)展，電力企業(yè)的生存環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。電力企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，保持強(qiáng)勁的增長(zhǎng)勢(shì)頭，必須堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀；而科學(xué)發(fā)展觀的一個(gè)重要方面，就是要嚴(yán)格地保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。對(duì)于企業(yè)來說，知識(shí)產(chǎn)權(quán)與商業(yè)秘密的保護(hù)和利用，信息資源的收集和共享，可以通過加強(qiáng)檔案管理，提高檔案的利用收到預(yù)期的效果，從而更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)、服務(wù)于社會(huì)。近年來，隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，很多問題通過檔案得以解決，充分說明了檔案工作為地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了有效的服務(wù)。利用是檔案和檔案工作的出發(fā)點(diǎn)、歸宿及生命力。

1 檔案利用效果信息收集工作的重要性

檔案管理是一個(gè)企業(yè)管理的重要部分，對(duì)于電力企業(yè)來說也如此，保存好檔案，需要時(shí)能及時(shí)調(diào)出是檔案管理部門應(yīng)當(dāng)做好的工作，因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)利用的企業(yè)效益和社會(huì)效益，就要完善檔案管理工作，利用信息技術(shù)管理的檔案，促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展，也是電力企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展的保障。任何企業(yè)的發(fā)展都是以實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益為發(fā)展目標(biāo)，企業(yè)的綜合發(fā)展不僅僅是生產(chǎn)和銷售部門的工作，是多個(gè)部門配合的結(jié)果，要實(shí)現(xiàn)最經(jīng)濟(jì)的資金投入和較高的經(jīng)濟(jì)收益，就要在歷史發(fā)展的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，這就需要保留企業(yè)在發(fā)展過程中的生產(chǎn)檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、銷售檔案等的保存，這些歷史數(shù)據(jù)的可靠性和專業(yè)性是任何研究資料不能比擬的。近幾年來，我們認(rèn)真貫徹《中華人民共和國檔案法》，狠抓檔案信息資源的開發(fā)利用，取得了明顯成績(jī)。隨著改革開放的深化，檔案工作的著重點(diǎn)逐步轉(zhuǎn)向經(jīng)濟(jì)建設(shè)，轉(zhuǎn)向市場(chǎng)，利用擺到了檔案工作的首位。自建司以來，我們一手抓檔案管理現(xiàn)代化，完善檢索信息化體系，提高管理水平；一手抓轉(zhuǎn)變職能，大力開發(fā)檔案信息資源，做好查閱接待工作。五十多年來，為我司制定計(jì)劃、規(guī)劃，實(shí)行科學(xué)決策，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、參與市場(chǎng)招投標(biāo)、工程建設(shè)和管理、編制技術(shù)文件，創(chuàng)建文明單位、創(chuàng)建一流企業(yè)、申報(bào)優(yōu)質(zhì)工程、審計(jì)、應(yīng)付各種檢查、辦理房地產(chǎn)權(quán)，編史修志，落實(shí)政策以及干部調(diào)配、任免、晉級(jí)調(diào)資、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)，解決婚姻家庭糾紛，開展訴訟、公證等一系列活動(dòng)提供了大量可靠的依據(jù)，充分發(fā)揮了檔案的作用，取得了較好的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。

2 在檔案信息資源開發(fā)和信息反饋工作中存在的主要問題

企業(yè)檔案資源開發(fā)利用是通過對(duì)企業(yè)需求的準(zhǔn)確把握，以企業(yè)檔案庫存內(nèi)容為基礎(chǔ)，對(duì)檔案資源進(jìn)行一定形式加工后，形成各種形式的檔案參考資料，實(shí)現(xiàn)為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。開展企業(yè)檔案資源服務(wù)的基本條件是：有具備檔案開發(fā)研究素質(zhì)的專業(yè)人員，能運(yùn)用文檔資料管理系統(tǒng)對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行多層次的分類、組合、排序，善于識(shí)別檔案信息間的同異，將隱藏在檔案文書中的隱性知識(shí)表達(dá)出來，轉(zhuǎn)化為企業(yè)的技術(shù)知識(shí)檔案；有一定規(guī)模的檔案庫存。做好檔案開發(fā)利用工作，作為企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作管理者要從組織、資源、人才上做文章，在有條件的情況下把檔案利用與信息開發(fā)結(jié)合起來。

2.1 目前檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的利用一般都按照如下流程，即到了年底要對(duì)檔案進(jìn)行整體編制和年報(bào)，以便掌握整體檔案的情況，當(dāng)前各檔案管理部門對(duì)于檔案利用數(shù)據(jù)的收集通常只能反映檔案的利用問題，無法反映檔案整體給社會(huì)帶來的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，也就是檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)只統(tǒng)計(jì)了檔案卷數(shù)、利用人數(shù)以及頁數(shù)這種表層的數(shù)據(jù)，而體現(xiàn)不出檔案實(shí)際開發(fā)利用的情況，這樣檔案工作就只局限在了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)利用層面上，損失了實(shí)際利益，這是當(dāng)前檔案管理明顯存在的問題。

2.2 在檔案室查（借）閱利用時(shí)，只要求填寫其利用目的，不求深層次了解，失去檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。在通常情況下，利用單位和利用人來檔案室查（借）閱檔案時(shí)，均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名，就是還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時(shí)都較簡(jiǎn)單，如“工作參考”、“提供產(chǎn)權(quán)依據(jù)”等等。由于不作深層次了解，利用結(jié)束亦就了結(jié)，而失去了檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。檔案信息資源的開發(fā)與利用，可分兩個(gè)階段。第一階段，又可稱初級(jí)階段，即利用者到檔案室查（借）閱檔案或檔案室主動(dòng)為利用者提供檔案，這時(shí)只反映檔案利用情況；第二階段，又可稱為高級(jí)階段，即檔案通過利用者在工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)等社會(huì)實(shí)踐中的利用，不同程度會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，也就是體現(xiàn)了利用檔案的作用和價(jià)值，通過信息反饋而求得。而要取得這種信息，事先必須有所了解和掌握，即在利用時(shí)有目的地作些深層次了解，并一一記錄在案，以利日后跟蹤調(diào)查。

3 將實(shí)際效益擺在第一位

針對(duì)各級(jí)檔案管理行政部門存在的問題，我們必須在如何發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的實(shí)際效益發(fā)揮出來，如何真實(shí)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，一目了然的反映出究竟有多少人查閱過哪些檔案，某人查閱過多少次檔案，對(duì)于一些檔案查閱有什么社會(huì)效益，這都是我們應(yīng)當(dāng)統(tǒng)計(jì)的范疇。如何突破性的實(shí)現(xiàn)檔案利用的實(shí)際效益，這是我們應(yīng)當(dāng)思考的問題，從根本上解決檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不足的問題，真正掌握查閱檔案的目的和效益，因此，除了讓調(diào)檔者主動(dòng)反應(yīng)信息，做為檔案管理部門，還應(yīng)當(dāng)主動(dòng)開展工作，做好跟蹤統(tǒng)計(jì)工作，具體作用如下：

3.1 明確檔案保管和調(diào)閱的價(jià)值。我國對(duì)于檔案的法律規(guī)定明確指出，檔案記載了文字、圖標(biāo)等重要的歷史記錄，對(duì)于國家和社會(huì)都有重要價(jià)值。因此，只有了解了檔案的重要性才能充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的利用，當(dāng)檔案喪失了自己的歷史留存價(jià)值，那么也就失去了保管的意義，充分發(fā)揮檔案利用工作，前提就是了解檔案保管的價(jià)值。傳統(tǒng)檔案保管是在一個(gè)相對(duì)閉塞的環(huán)境內(nèi)，人們普遍認(rèn)為檔案也不能帶來什么經(jīng)濟(jì)效益，只是一種歷史的保存，這種觀念是帶有誤解和偏見的，尤其是單位的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于檔案的價(jià)值都沒有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)和理解，因此單位的檔案管理部門無法得到應(yīng)有的重視，但是隨著社會(huì)的進(jìn)步，事實(shí)證明這種想法是錯(cuò)誤的，檔案的價(jià)值不管大小，一旦利用都會(huì)具有社會(huì)效益。

3.2 重視檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)利用的實(shí)際效益是真正開展檔案工作的表現(xiàn)。檔案管理的工作看似簡(jiǎn)單，其實(shí)設(shè)計(jì)的工作有很多，要想充分開發(fā)檔案資源，并充分運(yùn)用，就必須在收集檔案和管理兩個(gè)層面上將工作做充分，檔案的保存與管理就是為了讓檔案在需要的時(shí)候充分利用發(fā)揮用途和價(jià)值，因此檔案工作做的好與否，關(guān)鍵就是看檔案信息資源的利用程度。因此實(shí)現(xiàn)檔案的經(jīng)濟(jì)效益乃至社會(huì)效益，讓檔案需求者獲得利用價(jià)值，這是做好檔案工作的重點(diǎn)，所以充分利用數(shù)據(jù)，做好檔案統(tǒng)計(jì)，才能體現(xiàn)出工作成績(jī)。

4 開發(fā)利用檔案信息資源

4.1 充分開發(fā)檔案保管功能，提供多方位服務(wù)。豐富的檔案室存是提供信息的物質(zhì)基礎(chǔ)，搞好室存建設(shè)是提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要手段，廣泛收集有價(jià)值的檔案材料是豐富室存的有效措施，同時(shí)也為信息開發(fā)打好基礎(chǔ)。我們?cè)谑占瘷n案時(shí)，只有抓住重點(diǎn)，才能做好檔案的收集工作。只有不斷地提高檔案收集質(zhì)量，才能保持檔案的完整性、系統(tǒng)性。只有完整齊全的檔案才能為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。我們要有計(jì)劃、有重點(diǎn)地收集本單位、本行業(yè)的檔案資料，還要有針對(duì)性地、及時(shí)地對(duì)相關(guān)的、有價(jià)值的報(bào)刊資料進(jìn)行收集，不斷豐富檔案資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來源，才能實(shí)現(xiàn)檔案最終的目的——利用。

4.2 加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，提供快捷服務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息資源開發(fā)產(chǎn)生了質(zhì)的飛躍，實(shí)現(xiàn)了資源共享。檔案工作已從傳統(tǒng)的手工操作管理轉(zhuǎn)向辦公自動(dòng)化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)室存檔案信息進(jìn)行檢索、編研，提供有價(jià)值、準(zhǔn)確的信息，把檔案信息開發(fā)提高到新水平，真正做好檔案利用工作，突出檔案利用的中心任務(wù)和最終目的。完善檢索體系，實(shí)現(xiàn)多渠道、多角度檢索。探索檔案信息資源開發(fā)利用的新手段和新形勢(shì)，對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次分析整理和多次加工，將檔案內(nèi)容、聲音、圖像、文字等實(shí)現(xiàn)一體化存儲(chǔ)，與此同時(shí)，可以通過網(wǎng)絡(luò)，檢索和提供最新檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)資源共享，讓利用者對(duì)檔案利用產(chǎn)生一種信賴感，不斷塑造檔案利用的新形象，使檔案信息能為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供最快速度的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，有效體現(xiàn)了檔案利用社會(huì)效益的提高，推動(dòng)檔案利用的社會(huì)化、遠(yuǎn)程化進(jìn)程，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)與利用。綜合檔案室緊緊圍繞公司的重要工作，突出重點(diǎn)，明確服務(wù)方向，積極主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。

4.3 規(guī)范調(diào)閱登記工作，檔案的查調(diào)工作是檔案管理的重要方面，對(duì)于需要查閱檔案的人員，檔案室管理者必須嚴(yán)格遵守部門規(guī)定，讓查閱人員據(jù)實(shí)登記姓名、時(shí)間、用途，不可漏填；如果需要借出，那么更要詳細(xì)寫清用途，以及標(biāo)注工作項(xiàng)目，這是做好檔案查調(diào)工作的關(guān)鍵，借閱者不可含糊其辭，明確的填寫是檔案發(fā)揮實(shí)際效益以及監(jiān)督跟蹤的前提。

綜上所述，企業(yè)管理好檔案數(shù)據(jù)十分重要，也說明了檔案利用工作的一個(gè)側(cè)面，但更重要是要了解、收集檔案的實(shí)際效益，以利進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為社會(huì)各界和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。通過挖掘企業(yè)檔案的知識(shí)價(jià)值，為企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)服務(wù)，為提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù)，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的要求。檔案工作者和工程建設(shè)者應(yīng)該本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的宗旨，共同做好檔案管理的各項(xiàng)工作。

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