淺談電子檔案的管理與計算機技術的應用

【文章摘要】

信息時代的檔案資源利用，理想境界是實現資源共享，就是通過計算機技術、網絡技術等手段實現跨區城利用，用整體的、系統的、網絡化的觀點來指導檔案資源的收集、征集工作，從宏觀上加強規劃協調、分工合作，最終建立起合理、有序、科學、經濟的電子檔案管理體系。

【關鍵詞】

電子檔案管理；計算機技術；應用

信息時代人們進行各種交流的媒介主要以數字化為主，由于其生成簡便、傳送迅速，必將產生大量的數字信息，對于其中具有保存和利用價值的數字信息人們稱之為電子檔案。電子檔案的產生，使信息的存儲方式發生了深刻變革，由此建立和完善電子檔案庫就成為必然，就是利用計算機系統和一些必要的輔助設備使檔案信息數字化，利用網絡技術、多媒體技術最大限度地實現方便快捷的資源共享。

1 電子檔案庫的組成和特點

1.1 組成

（1）用戶終端。電子檔案庫應具備使用戶能輕松方便地獲得所需資料，操作簡便、界面友好的用戶終端，使查閱手段簡單化，提高資料的利用率。（2）通訊系統。網絡和通訊系統是電子檔案庫的基礎，只有在完備的通訊網絡環境中，才能實現資源共享和各種聯機服務擴大使用范圍。（3）數據庫管理和檢索服務系統。電子檔案館中各種信息的加工儲存，由數據庫系統來實現，通過聯機服務系統為用戶提供檢索服務。數據庫系統和檢索系統，是關系到電子檔案庫正常運行的關鍵。

1.2 特點

（1）管理對象數字化。隨著辦公自動化和信息技術的發展及在各個領域的應用，檔案管理對象將轉向以機讀檔案一一存儲于計算機中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對象為主。（2）檔案信息媒體多樣化。傳統檔案信息媒休以文字形式為主。隨著多媒體技術在辦公、控制、科研等各個領域的應用，檔案信息將以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存貯和利用。（3）檔案信息存貯與傳遞數字化。信息技術、辦公自動化技術和網絡技術的廣泛應用，使信息資源存貯與傳遞向數字化、電子化發展。機讀文件和機讀檔案將大量出現，使檔案信息的存貯以數據庫為主，檔案信息的傳遞也以電子數字流的形式進行。

2 電子檔案管理過程中容易出現的漏洞

2.1 對電子文件原稿保存的忽視

目前，在計算機上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施。隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非。失去了歸檔保存的意義。

2.2 信息安全與保密問題

電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。互聯網的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統癱瘓。

2.3 電子檔案的接收格式及保存問題

由于電子檔案的應用尚沒有全國范圍內普及，檔案文件在轉手移交過程中，會出現因兩部門存儲檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在轉交過程中出現困難。當人們使用技術和設備將信息內容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠離不開這種技術和設備，人們只有采用這種記錄檔案信息內容的技術和設備，才能識別它的信息內容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對生成環境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計算機將信息與載體結合在一起。

3 信息時代電子檔案管理應解決的問題

3.1 抓好檔案信息數據庫建設

計算機對檔案信息的處理技術最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術和光盤大容量存貯技術進入到原文圖形信息管理，成為全文信息檢索系統。目前，數字化信息處理技術和電子存貯技術的發展，更為檔案信息數字化提供了技術手段和可能。利用這些技術可以“捕捉”任何現存的東西，包括照片、紙張等非常容易損壞變形的檔案材料，把它們轉換成數字形式妥善地保存起來。利用計算機、掃描儀等現有技術和設備，將檔案信息數字化建成各種專業性、綜合性檔案信息庫，不但方便檔案信息的檢索和查詢，同時也是保護檔案信息的重要手段。從目前已有的檔案計算機管理系統來看，系統處理對象正由檔案目錄信息向全文信息發展。今后一段時期，檔案工作的重要任務是利用現有技術和服務對檔案信息進行數字化處理，建成各種檔案信息資源數據庫。

3.2 加強電子檔案庫的研究和建設

電子檔案庫有五種基本功能：數字化檔案信息內容的制作和獲取，存儲和管理，檔案信息分發技術，信息安全和權益管理，支持和實現這五種基本功能的技術形成了電子檔案庫的技術基礎。目前這些領域中己有許多成熟的技術，同時也有許多有待進一步研究的新課題。加強電子檔案庫的建設，目的是實現信息資源互補和共享，提高利用率，有效緩解人員、資金、存儲空間緊張等問題。有利于各級各類檔案、圖書、情報、信息中心等部門朝有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足企業發展的需要。

3.3 促進和推動多媒體技術在檔案管理中的應用

隨著信息技術的發展，檔案信息載體的多媒體化，是檔案信息載體發展進程中的一種必然趨勢特別是電子圖文顯示技術、聲像技術的開發利用，使檔案信息存儲向大容量、高密度、電子化方向發展。CD—ROM光盤以其存儲量大、檢索速度快、使用查找方便、人機界面具有圖文并茂的特點，很易于代替傳統的檔案載體。利用多媒體技術可以對文書檔案、科技檔案、專門檔案進行存儲和管理，并能很方便地進行有關圖形、圖像的存儲、顯示和打印，特別是能夠將檔案庫中保存的檔案資料進行儲存與管理，以保護檔案原件，并可對某些因時間太長而破損的重要的歷史檔案原件，利用多媒體計算機的編輯功能進行存儲、修補和復原，以提高檔案信息的管理能力。可以建立一個多媒體檔案信息管理系統，把各種媒體有機地結合起來，改善檔案信息的表示方法，使其輸入輸出盡量按人類最習慣自然的方式進行人機界面直觀、友好，即使完全不懂計算機的用戶，也能通過屏幕模擬按鍵進行操作。

3.4 優化專業結構，抓好隊伍建設

檔案工作的發展趨勢，對檔案工作人員的專業構成提出了新要求，即一方面需要大量信息處理人員，信息分析與研究人員，數據庫生成與維護人員，計算機軟、硬件人才，網絡環境創建與運行維護人員，信息服務人員等；另一方面，信息技術的突飛猛進帶動了整個社會和技術的進步，使檔案工作中新事物、新問題、新技術層出不窮，因而對檔案工作人員自身知識的補充與更新的要求愈加迫切。檔案工作現代化不僅取決于工作人員原有的知識與水平，更大程度上取決于他們的知識的補充和更新程度。必須改變保管型人員過多、結構單一的狀況，建立一支具有較高素質、結構合理的檔案工作隊伍。