淺析文件的歸檔

【文章摘要】

公文歸檔是指各機關的文件處理部門或業務部門把在工作中、生產生活中產生并處理完畢的文件材料整理立卷，并在一定時期交給檔案部門集中保存的過程。文件的歸檔工作，不僅使文件有效的保存下來，也為檔案部門移交很多有價值的的文件，以備后查，給檔案工作奠定了基礎。

【關鍵詞】

公文歸檔；制度；范圍；時間；質量；要求；歸檔

歸檔是檔案的主要來源，也是機關文書工作的最后一步，同時是檔案工作的起點，為了保證歸檔文件的完整，制定了相應的歸檔制度。有很多法規性文件均對歸檔制度做了明確規定，所有立檔單位必須遵照執行。文件的歸檔工作包括歸檔的時間、范圍和歸檔文件的質量要求。

1 公文的歸檔范圍

歸檔范圍是指已辦理完畢的文件材料應歸檔及不應歸檔的范圍，一般來說，文件反映本單位工作活動，有一定保存價值的文件材料都應該在歸檔范圍內。根據相關文件規定，機關的文件材料主要指的是機關在自己工作中形成的各種文字記錄，一個機關需要歸檔的文件材料，是由以下四個部分組成的：（1）機關在工作活動中主要體現機關主要職能的，反映機關歷史面貌的，對本機關以后發展及生存具有研究價值和利用價值的文字材料；（2）機關在本職工作中對國家、集體和人民的權益有一定促進意義的憑證類的文字材料，這類材料歸檔后具有影響作用。（3）機關在工作活動中體現出是在執行上級規定的文件材料，以及同級和下級報送的重要文件的執行情況的文件材料，為以后工作提供依據。（4）除上述文件材料外，還有一些材料對于本機關以后的工作具有查考價值的文件材料也在歸檔范圍之內。

確定好文件材料歸檔范圍后，所有需要歸檔的文件材料，要依據相關的規定向檔案部門進行移交，做到有價值的文件材料進行集中統一管理，適時進行歸檔。在檔案歸檔過程中，個人沒有權力把檔案歸為已有，也沒有權力拒絕應歸檔的文件材料進行歸檔。

為做好文件歸檔工作，各歸檔單位要遵照以上的規定，根據本機關的實際情況，確定本機關的文件材料歸的范圍和歸檔文件的保管年限，并通過檔案管理的審查后嚴格執行。

機關在確定歸檔范圍時還應注意以下幾點：（1）在電子文件進行歸檔的時候要把電子文件的元數據、背景信息等一些相關資料都要做到相應歸檔。（2）在紙質材料歸檔的過程中，一些文件的發文稿紙以及文件處理單要和正式文件一起進行歸檔。（3）多個機關聯合行文或聯合召開會議時形成的文件材料應由主辦單位歸檔文件的原件，其它單位歸檔形成文件材料的復印件。（4）有關刊物、簡報、圖書等一般性參考資料原則上不立卷歸檔，而應單獨存放。（5）一個部門的文書檔案和科技檔案應分別歸檔。

2 公文的歸檔時間

歸檔時間是指文書處理部門和業務部門將需要歸檔的公文向檔案部門移交的時間。按照1983年4月中央辦公廳和國務院辦公廳發布的《機關檔案工作條例》規定：“機關文書部門或業務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據移交目錄清點核對，并履行簽字手續。”對于某些文件、特殊文件、保密文件或分散的單位文件，為了便于實際工作的查考利用，也可適當延長歸檔時間。另外，電子文檔的歸檔時間較為靈活，如果采用邏輯歸檔的方式，應實時進行，如果采用物理歸檔方式，則可以按照紙質文件的歸檔時間定期完成。

因此，歸檔時間的確定，應以各種文件材料的形成特點及規律為依據。正確規定歸檔時間，對維護檔案完整及業務部門和檔案室工作的順利進行都有重要的意義。歸檔時間規定過短會影響文件在機關日常工作中的使用及檔案室其他工作的開展；反之，定得過長容易導致文件散失和損壞，會增加業務部門的負擔。

3 歸檔案卷或文件的質量要求

根據《機關檔案工作條例》、《歸檔文件整理規則》等有關文件的規定，檔案室一般不接收未經整理的零散文件材料。對歸檔案卷或文件的總的質量要求是：在歸檔文件材料中要保持各文件之間的聯系，同時不能破壞文件材料形成的特點和規律，不同價值的文件要區別歸檔，方便檔案部門的利用和保管。在實際工作中應做到以下幾點：

（1）歸檔文件必須齊全、完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料，均應收集歸檔。歸檔文件的種類、份數及每份文件，均應齊全完整。

（2）遵循文件的形成規律和特點，層次分明。在立卷時應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起，不得分開；一個項目的材料，要把項目從立項到結束形成的材料組在一起，準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和過程，盡量做到一事一卷。

（3）區分不同價值的文件，分別組卷。在組卷過程中盡量歸檔文件不同的保管期限分別組卷，以便初步劃定保管期限，日后向檔案館移交，防止拆卷重組問題的產生。

（4）卷內文件材料應保持彼此之間的有機聯系，系統排列。有相關聯系的文件要按照順序排列在一起，如正件在前，附件在后；批復在前，請示在后；涉及會議的材料要按照時間順序進行排列；會議文件按文件的重要程度排列；一般工作形成的材料，結論性的文件在前，依據性的文件在后；產品銷售合同應按問題單獨組卷，再按供貨時間依序排列；上級政策性規定的普發文件按問題單獨組卷，卷內文件依其重要程度排列。科技文件的排列按照國家標準GB/T11822-2000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》執行。

（5）對于跨年度文件材料的組卷和排列。除產品、項目、設備、儀表、基建項目檔案外，不同年度的文件不能放在一起立卷。跨年度的請示與批復，放在批復年度立卷；沒有批復的放在請示年度立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議放在會議開幕年度立卷。

（6）歸檔案卷在技術加工方面的要求：卷內文件材料按排列順序，依次編號，并填寫卷內文件目錄和卷末備考表。案卷標題應明確的反映卷內文件內容，并注明每個案卷的保管期限。長期保存的案卷，卷內文件若有圓珠筆和鉛筆字跡，要有藍黑墨水筆或碳素墨水筆重抄或復印，連同原件一同歸檔。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。向檔案室移交的所有案卷都要按一定次序進行系統排列，并編定案卷順序號和數份案卷目錄。

【作者簡介】

郭春英，女，1964年生，漢族，吉林通榆人，現任職于吉林省通榆縣殯葬管理所，研究方向為檔案管理。