略論檔案管理中標準化體系的基本特性和構成

【文章摘要】

檔案管理是機關和企事業單位必不可少的，對于資料和人的要求越來越高。對此，本文認為，檔案管理標準體系有三個基本特性和四個構成方式，主要包括：完整配套、協調一致、比例適當等相關內容。檔案管理標準體系是由各個檔案管理工作領域的標準所構成的整體，由縱向結構和橫向結構統一構成。主要包括：縱向結構、橫向結構以及檔案管理標準體系結構框架。本文對檔案標準化體系基本特性和構成進行分析研究。

【關鍵詞】

標準化體系；基本特性；檔案；構成

檔案管理標準體系是各種檔案管理標準相互依存、相互銜接所構成的有機整體。它是對整個檔案管理工作體制和政策、檔案管理水平及其標準化程度的綜合反映。檔案管理標準體系有三個基本特性和四個構成方式。

1 檔案管理標準體系的基本特征

1.1 完整配套

檔案管理標準體系是由全部檔案管理標準共同構成的具有內在聯系的整體，各項標準之間互相依存、互相補充，共同發揮作用。每種標準的制訂和實施，都需要有關標準與之相配套，否則，其作用就會受到限制，不能產生應有的效果。例如，檔案檢索標準，就需要檔案著錄、標引、檢索語言、目錄組織等各方面標準的相互配合，并要制訂相應的細則，才能達到整體效果，促進檔案檢索工作的發展。

1.2 協調一致

檔案管理標準體系的協調性是指各項標準在質的規定方面互相一致、互相銜接、互為條件、協調發展。檔案管理標準體系的協調一致包括檔案標準體系之間的相關性協調和與外部標準體系之間的擴展性協調兩種形式。1、相關性協調。相關性協調是指某一系列檔案管理標準中相關指標的協調一致，如檔案分類標引規則和檔案主題標引規則在對檔案標引深度的規定上應一致的。2、擴展性協調。擴展性協調反映了檔案管理標準體系與其他標準體系的聯系。如檔案著錄標引規則與圖書等一般文獻標引的著錄標引規則在項目設置、指標規定上應有所對應，保持一定的協調性。其目的是為檔案與圖書、資料、網絡資源等其他信息資源之間的交流和共享創造條件。

1.3 比例適當

不同種類和不同級別的檔案管理標準在標準體系中存在著一定的數量比例關系，它是檔案管理各個方面標準狀況的量的反映。各項標準在檔案管理標準體系中所占比例是由標準的適用面、各項檔案管理業務和技術的特點及其工作內容的重要程度以及對標準的需求狀況等因素決定的。檔案管理標準體系的構成體現了上述3個基本特性即配套性、協調性和比例性的結合。它是決定檔案管理標準體系形成與發展的內在因素，除此以外，下列因素也會影響標準體系的構成：（1）檔案管理體制與政策法規；（2）檔案管理系統的結構特點；（3）檔案管理的發展水平與特點；（4）檔案管理標準化在廣度和深度上的發展水平。

2 檔案管理標準體系的構成

檔案管理標準體系是由各個檔案管理工作領域的標準所構成的整體，由縱向結構和橫向結構統一構成。

2.1 縱向結構

縱向結構，即檔案管理標準體系的層次結構，反映了檔案管理標準的不同層次及各層次之間的相互關系。檔案管理標準體系按照層次和級別，由國家標準、行業標準、地方標準、企業標準構成。檔案管理國家標準和行業標準是概括性的，具有指導意義和伸縮的余地；而地方標準和企業標準是具體化的，是對國家標準和行業標準的補充。各層次之間是相互制約、相互滲透的。由于檔案管理標準化工作起步較晚，統一化程度低，因此，在檔案管理標準化體系中，應著重建設國家標準和行業標準，而地方標準和企業標準則不宜過多。

2.2 橫向結構

橫向結構，即標準體系在檔案管理各個工作領域的構成及其內在聯系。從整體與部分來看，檔案管理標準體系是一個總系統，而各個工作領域的標準體系則是其分系統，總系統與分系統之間、各個分系統之間是相互協調、相互配套的。在檔案管理各個工作領域的標準體系中，如下幾個領域的檔案管理標準體系化比較重要：

（1）檔案業務工作標準體系。1）檔案收集標準。包括檔案接收標準、檔案交接文據格式標準、歸檔標準等。2）檔案整理標準。包括全宗劃分標準、全宗內檔案檔案標準、案卷格式標準、案卷質量標準、歸檔文件整理標準、檔號編制標準等。3）檔案鑒定標準。包括檔案密級劃分標準、檔案保管期限標準、檔案銷毀標準等。

（2）檔案信息處理標準體系。1）檔案數據庫設計標準。包括數據單元標準、信息分類編碼標準、數據加密標準、磁帶交換格式標準等。2）檔案管理系統設計標準。包括軟件開發標準、文檔編制標準、程序語言設計標準、輸入、輸出格式標準，系統測試與評價標準。3）檔案管理系統硬件標準。包括計算機型號、規格標準、輸入、輸出設備標準、通信設備標準、中文信息處理設備標準等。4）檔案信息檢索標準。包括檔案著錄、標引標準、檢索語言標準、檔案目錄編制標準、機讀目錄格式標準等。

（3）電子文件管理與數字檔案館建設標準體系。1）電子文件的管理標準。包括：電子文件收集與歸檔標準、電子文件整理與分類標準、電子文件元數據標準、電子文件鑒定標準、電子文件保管標準等。2）檔案數字化加工標準。包括各類載體檔案的數字化加工標準。強縮微膠片檔案數字化加工標準、紙質檔案數字經加工標準等。具體涉及數字化對象、數字化程序與技術等內容。3）數字檔案館建設標準。包括數字檔案館系統框架標準、數字檔案館相關技術標準、數字檔案館信息安全標準等。

2.3 檔案管理標準體系結構框架

檔案管理標準體系的總體結構框架大體反映了檔案管理標準的縱向層次結構體系和橫向的工作領域結構體系。檔案管理標準體系結構框架是對檔案基礎標準、業務技術標準和管理標準，從級次、強制性或推薦性、優先順序等方面進行合理安排而建立的一個科學的框架結構。檔案管理標準體系框架可為檔案標準化宏觀管理提供參考和依據。

檔案管理標準體系結構框架的主要內容應包括：（1）一定時期內應有的全部標準；（2）各項標準之間相互銜接、相互制約的內在關系；（3）標準的優先順序；（4）需要與其他行業配合制訂的標準；（5）繼續使用的現有標準及一定時期內應制訂和修訂的標準。

【參考文獻】

[1]肖秋惠.《檔案管理概論》，武漢大學出版社，武漢，2011。

[2]孟凡麗.《最新人事檔案管理工作全書》，北京，中國科技文化出版社，2005。

[3]國家檔案局，中央檔案館.《第十三屆國際檔案大會文件報告集》，北京，中國檔案出版社，1997。

【作者簡介】

龍艷，女，1972年出生，滿族，吉林通榆人，現任職于吉林省通榆縣檔案局，研究方向為檔案管理。