淺談做好檔案工作應當注意的幾個問題

【文章摘要】

隨著改革開放和社會主義市場經濟的不斷深入，檔案工作的特點也有了新的變化，人們對檔案工作也越來越重視。因此，在新時期、新形勢下如何做好檔案管理工作，成為人們普遍關注的問題。本文著重分析了做好檔案工作應該注意的幾點事項。

【關鍵詞】

檔案管理；注意事項

0 引言

檔案存在于我們工作、生活的各處，是一種依據、一種證明。檔案可以為經濟的發展、社會的穩定以及事業的進步提供真實可靠的信息，對于企事業單位的健康發展起著至關重要的作用。同時，檔案也是機關工作以及生產建設等方面的科學參考依據，是進行科學研究的重要資料，它的存在，對于人們認識世界、改造世界起著十分重要的作用。因此，加強對檔案的管理并做好檔案工作顯得尤為必要。

1 強化隊伍建設，全面提高從業人員的政治素質和業務水平

首先是提高檔案人員的政治理論水平政治態度及職業道德。這就要求檔案人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平建設有中國特色的社會主義理論，要與時俱進，加強政治紀律，提高政治鑒別力和政治敏銳性，要在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致，恪守檔案工作紀律，貫徹執行《檔案法》，嚴守黨和國家的機密，熱愛檔案事業。

其次是提高檔案人員的業務素質。檔案人員應具有較高的、相應的專業知識水平和業務實踐能力，即不僅學習掌握檔案學理論知識，還要熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術，比如文史知識、社會學、統計學、現代化設備的操作技術等。檔案人員不但要有繼承傳統檔案工作理論的觀念，還要有研究探索檔案工作發展中出現新情況的意識，利用先進技術解決新問題，豐富和發展檔案工作的理論與實踐。

再次是恪守檔案管理人員的職責。作為檔案管理人員，要定期對檔案進行查看。首先要保持檔案的完整性，確保檔案的安全，即保證檔案無因人為原因造成破損，檔案內容以及實體不被他人竊取。一旦發現檔案有破損的情況，要及時對其進行修復。其次，要保證檔案有序排列，規范整齊，按照檔案的類型及大小進行排列，保證檔案方便查閱。再次，要將檔案集中保管，不可將檔案分散開來，造成檔案管理不便甚至是檔案丟失的情況發生。檔案的保管工作十分重要，對于管理人員來說可能比較辛苦，但是這是一份光榮的職業，因此檔案管理人員要持之以恒，努力完成本職工作，時刻保持警惕，確保檔案的安全與完好。

另外要注意發現和培養適應現代化管理的人才。隨著社會的發展，科學技術的進步，檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案工作中，需要人去操作、去管理。因此，各級領導要敢于大膽使用具有專業理論知識和專業技術特長的年青干部，發揮他們的聰明才智，大膽啟用。另一方面由于檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習.積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善，因此，必須抓緊做好檔案干部的穩定工作，促進檔案工作的持續穩定發展。還要加強現有人員的繼續教育，以適應目前的現代化檔案管理工作。

2 要突出做好檔案保管過程中的保密工作

保護國家機密不外泄是每個公民的責任和義務，尤其是對于檔案管理人員來說，更是一種神圣的職責。檔案管理工作人員確實對于檔案的保密工作盡職盡責，但是也由此產生了一些弊端，很多檔案由于長時間被束之高閣，發揮不了其應有的價值，久而久之就變得一文不值，加上有些領導不能及時全面的對這些檔案進行查閱，導致了檔案的浪費，檔案管理人員的管理價值也沒辦法在利用檔案的過程中得以體現。檔案的保密工作確實十分重要，但是對檔案的保密是為了更好的加以利用，否則檔案的保密工作也變得毫無意義。檔案的利用應建立在保密的基礎上，即在正確的時間、地點以及合理的范圍內使用檔案，這樣才能體現出檔案存在的價值。

檔案的保密重點之處在于檔案的庫房管理。對于有條件的機關單位來說，檔案的庫房應設置在單獨的建筑內，由專人管理。但是有些單位不具備條件，把庫房設置在辦公樓內，需要注意的是，這些在辦公樓內的庫房不應設在辦公樓的最底層，而且應該與辦公室與閱覽室區分開，庫房的門窗要采取一定的加固加密措施，防止檔案被竊取。另外，應該制定嚴格的庫房管理制度，并有專人對庫房進行管理與保護，禁止一切無關人員進入庫房，這樣才能保障檔案的保密與安全。

3 做好檔案利用中的監督工作

3.1 采取科學合理的監督措施

在利用檔案的過程中，為了安全起見，檔案室要安裝監控探頭，以方便對于利用者的實時監督。作為監管人員，要在利用者入館前向他們交代清楚利用檔案時應遵守的規章制度與注意事項，并與他們交談，根據不同利用對象的不同目的，有的放矢的開展監督工作。對于那些有不良習慣的來館查閱檔案人員，管理者要對其進行及時的提醒，以防止在檔案上留下劃線或是口水等記號，保證檔案的整潔。在利用者查閱完檔案后，應提醒他們及時將檔案交回，管理人員要仔細查看被查閱被利用過的文件，檢查其是否有缺失或是破損的現象，一旦發現問題，要立刻查出，并在利用登記簿上備注說明。對于那些被嚴重損毀的檔案，應該向相關領導報告，追究利用者的責任，并盡快對檔案進行修復，以挽回不必要的損失。

3.2 建立健全的檔案利用制度

檔案的利用具有一定的規章制度，一般包括閱覽制度、復制制度以及外借制度等。管理人員要針對不同的利用對象，確定不同的利用范圍，規定不同的審批手段，保證利用檔案的工作有制度可依。值得注意的是，檔案利用制度的內容應該簡潔明了，便于執行，同時還要嚴謹，沒有漏洞。在以后的實踐中，要總結經驗和教訓，不斷充實檔案利用制度的條款，使其更加完善，更好的服務于檔案的保密工作。

4 結論

綜上所述，檔案管理工作是十分重要的環節。隨著社會的發展進步，檔案的數量逐漸增加，檔案的內容也日益豐富，檔案的管理與利用之間的矛盾也日漸突出出來。因此，要進一步規范對于檔案的管理工作，加強對于檔案管理人員的業務培養，不斷提高他們的綜合素質，并在檔案管理的過程中融入現代化的管理技術，使檔案工作得以更好的進行。

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