換位思考原則在商務(wù)信函中的應(yīng)用

摘 要 國際貿(mào)易中很多貿(mào)易的成敗，往往歸咎是貿(mào)易雙放僅僅考慮自己的利益得失而忽略了對方的想法和利益。態(tài)度上的“自我中心”主義，在貿(mào)易中是永遠(yuǎn)不受歡迎的。本文主要從語用學(xué)的角度出發(fā)，對換位思考這一指導(dǎo)英文商務(wù)信函寫作的重要原則進(jìn)行系統(tǒng)闡釋：首先是You-attitude的使用，這是體現(xiàn)從對方利益出發(fā)的關(guān)鍵。其次是使用積極的語言，這是達(dá)到有效傳遞信息并達(dá)到友好溝通的根本。

關(guān)鍵詞 商務(wù)信函 you-attitude 積極 有效溝通

中圖分類號：G424 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

溝通學(xué)中的換位思考原則是設(shè)身處地為他人著想，即想人所想，理解至上的一種處理方式。它客觀上要求我們將自己的內(nèi)心世界，如情感體驗(yàn)、思維方式等與對方聯(lián)系起來，站在對方的立場體驗(yàn)和思考問題，從而與對方在情感上得到溝通，增進(jìn)理解。筆者認(rèn)為可以從使用You-attitude和使用積極的語言兩個(gè)方面來實(shí)現(xiàn)：

1 You-attitude

在溝通時(shí)如果總是用第一人稱開頭，也就是“自我為中心”（we-attitude），即使語言使用正確，也會使讀者產(chǎn)生一種寫信人只為自身利益考慮的感覺，這樣的表述不會給對方留下好印象。相反，在商務(wù)信函的寫作中正確使用“you-attitude”原則，即使表述的信息實(shí)際含義與之前相同，效果卻會好很多。

You-attitude是指在書寫商務(wù)信函時(shí)要時(shí)刻顧及對方的感受，從對方的角度出發(fā)去闡述觀點(diǎn)。寫信人應(yīng)考慮三個(gè)問題：（1）信函的主旨是什么，也就是信函的目的是什么。（2）基于這一主旨，讀者會有怎樣的反應(yīng)。當(dāng)我們清楚信函的主旨后，讀者的反應(yīng)大多是可以預(yù)期的。（3）在能夠預(yù)測讀者反應(yīng)的前提下，語言應(yīng)如何組織？語氣如何？當(dāng)我們把自己放在讀者的立場上，這些問題就會很容易解決。因此，在一般情況下，可以使用you開頭的句子，即盡量不使用we或I開頭的句子。如：We have two laser printers compatible with your software. 這種表述方式就不如Your software is compatible with two of our high-quality laser printers.顯得更加體貼。兩句話表述的信息相同，但第二種表述使消費(fèi)者感到對方是在設(shè)身處地為其著想，更有利于建立善意友好的關(guān)系。

值得注意的是，you-attitude所提倡的是為對方著想的溝通理念，但并不意味著所有的表述都用you開頭。相反，在一些特定情況下，還需要避免用對方來做主語。尤其是當(dāng)表述負(fù)面、否定的思想時(shí)，為了避免讀者產(chǎn)生消極的反應(yīng)，第二人稱不宜作為主語。如：You made numerous mistakes on this page.這句話雖然表述清晰準(zhǔn)確、簡潔、完整，但因?yàn)槭褂萌朔Qyou，會使讀者產(chǎn)生指責(zé)、威脅的負(fù)面情感，不利于建立友好的社會關(guān)系。可改為：There are numerous mistakes on this page.這樣既表達(dá)了想要表達(dá)的信息，又使對方感受到寫信人的體貼禮貌。

2 積極的語言

英語商務(wù)信函中使用具有肯定、積極意義的詞匯能夠向?qū)Ψ絺鬟_(dá)高興、愉悅、肯定的情感，容易令對方接受。如下面這兩個(gè)句子：（1）Don’t forget to submit your time and expense report by noon on Friday.（2）Please remember to submit you time and expense report by noon on Friday.顯然第一句中的“don’t forget”具有消極的感情色彩，會讓對方感到被要求、命令，語氣生硬；而第二句中則用積極的語言表述出來，并體現(xiàn)了禮貌原則。

此方法的難點(diǎn)是如何將消極、負(fù)面的信息用積極的語言表述出來，讓對方感到被尊重。從語言策略上有以下三種方法：（1）使用被動(dòng)語態(tài)。（2）使用虛擬語氣。（3）在同一句話中適當(dāng)加入積極的表述。

2.1 被動(dòng)語態(tài)的使用

由于在主動(dòng)語態(tài)中句子的主語是動(dòng)作的發(fā)出者，當(dāng)其表達(dá)的是否定信息時(shí)，這個(gè)主語就會顯得非常明顯和突出。而被動(dòng)語態(tài)可以將主語隱藏起來，使重點(diǎn)從“人”轉(zhuǎn)到“事”上面。即寫作者考慮的是如何用積極的語言，盡量弱化壞消息給讀者心理上造成的負(fù)面影響。如：Armando failed to proofread this bid proposal carefully.這樣的表述會使讀者覺得重心在Armando這個(gè)人身上，從而使她感到被指責(zé)、批評，產(chǎn)生抵觸情緒。如果使用被動(dòng)語態(tài)去處理：The bid proposal was not proofread carefully.既表達(dá)了同樣的信息又巧妙回避施動(dòng)者，體現(xiàn)了為對方考慮的立場。

2.2 虛擬語氣的使用

虛擬語氣可以表示主觀愿望和假想虛擬的情況，在商務(wù)英語信函中使用虛擬語氣來表達(dá)建議、要求或命令，避免了生硬的語氣，語氣婉轉(zhuǎn)含蓄。由于虛擬語氣中往往體現(xiàn)與現(xiàn)實(shí)相反的假設(shè)與愿望，當(dāng)表達(dá)消極、否定的思想時(shí)，那么虛擬語氣中的態(tài)度就會是積極、肯定的。如：I cannot approve your transfer to our overseas operation.這樣的表達(dá)方式直接、生硬地拒絕了對方的請求，而沒有顧及對方的感受，不利于維持善意友好的關(guān)系。如果用虛擬語氣表述：If positions were available in our overseas operation， I would approve your transfer.盡管信息的實(shí)質(zhì)依然是拒絕，卻用積極的語言和態(tài)度表達(dá)出來并間接解釋了拒絕的原因，使對方更易于接受。

2.3 在同一句話中適當(dāng)加入正面的表述

不論采用何種表達(dá)方式，壞消息就是壞消息，其不可避免地都會使讀者或多或少產(chǎn)生一些消極的情緒，為了將這種消極情緒降到最低，寫信人可以嘗試在告知對方壞消息的同時(shí)加入一些正面信息，這樣做的目的是使讀者的注意力從壞消息中轉(zhuǎn)移開來，使其因隨之而來的好消息而心情愉悅。如：Because of increased taxes and insurance， you are obligated to increase your monthly payments to $50； however， you home has increased in value at the monthly rate of $150.該句的主要目的是告知讀者費(fèi)用上漲，但是最后闡明由此將會帶給對方的利益，就會使對方不會因多交錢而感到苦惱和抵觸了。

3 小結(jié)

現(xiàn)代商務(wù)英語信函寫作是國際貿(mào)易以及商務(wù)人士溝通的主要手段之一，其內(nèi)容的安排與表述是否得體決定了一筆貿(mào)易或者一項(xiàng)工作能否順利地得以完成。因此，寫信人在擁有良好英語語言功底的基礎(chǔ)上，還需要掌握溝通學(xué)方面的知識，學(xué)會用簡潔、準(zhǔn)確、具體、禮貌的語言組織信息，從收信人的切身利益出發(fā)，真誠地與對方溝通，從而樹立良好的企業(yè)形象，建立穩(wěn)固的業(yè)務(wù)聯(lián)系。

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