淺談高校人事檔案管理問題及其對策研究

摘 要：高校人事檔案是現代高校管理工作中的重要組成部分，作為學校人才管理與使用的重要標準，人事檔案發揮出自身的巨大作用。文章試圖對我國高校人事管理工作存在的現狀與問題進行深入分析，并提出新時期的工作策略。

關鍵詞：高校人事檔案；管理工作；問題；重要標準；工作策略

隨著社會的不斷發展，在近幾年我國高校人事檔案改革工作也隨之不斷深入發展，并取得了一定成就，但是我們依然面臨著諸多新狀況、新問題，為我國高校人事檔案管理工作帶來巨大的困擾。所以，我們在新時期如何面對新問題、適應新趨勢，成為我們諸多高校人事檔案管理人員所關注的問題。

1 高校人事檔案管理現狀與問題

首先，管理人員意識不強。高校檔案管理工作水平的高低與質量，直接取決于整個管理人員隊伍對于檔案的重視程度與人員自身的政治思想與專業技術素質。高校人事檔案管理人員隊伍自身的專業管理水平與計算機操作水平較低，與新時期我國高校改革發展難以適應；諸多領導層與職工依然缺乏對人事檔案管理的認識，對于歸檔信息的材料，不能及時地傳送給高校檔案科室管理，因此造成了學校人事檔案歸檔不全、缺失等現象，不但違反了相關規定，并且也為后期利用工作埋下了隱患。

其次，高校檔案信息內容有誤。目前，高校人事檔案材料具有一個很突出的問題就是它的準確性與完整性難以保證。在許多人事檔案材料內容中，都是經過本人或者是相關的工作人員親手填寫，例如出生日期、工作時間、自身工作經歷、單位獎懲情況等。我們在實際工作中可以發現，有許多干部檔案中的內容存在前后不一致，存在較多錯誤等現象。例如，在不同檔案中，一個人的出生日期竟然相差了好幾年，填寫的檔案內容前后不一樣的狀況經常存在，這為干部管理工作造成了諸多不便；并且一些干部人員履歷、任職時間、調動情況、工資數額等方面也經常存在出入。

第三，高校檔案材料搜集工作不及時、不標準。由于受到多重因素的影響，高校人事檔案主體無意或者是不愿意將自己保管的檔案材料上交給管理人員，使得高校人事檔案材料歸納收集不夠全面標準。或者只是局限于院校組織部門、人事管理部門，而一些具有價值的能夠反映干部個人能力的檔案材料，部分由學校教務處保管，另外一部分分散在學校不同部門或者個人手中。這種情況不但破壞了學校人事檔案部門的整體性管理工作，并且極大地降低了自身的使用價值。

2 新時期高校人事檔案管理工作對策探討

首先，加強高校人事檔案管理工作的宣傳力度，努力提升院校教職員工隊伍的人事檔案觀念。現代高校人事檔案管理工作開展狀況，除了與科室檔案管理人員素質有緊密關系外，院校內部教職員工對于人事檔案的認識程度也十分重要。由于在學校中，大部分教職員工忙于教學、科學研究等工作，因此忽略了人事檔案管理工作。一些提交材料檔案的部門不能及時將完整的人事檔案上交給管理部門，甚至一些職工對自己的檔案材料根本不能重視起來，應當及時提供的材料不能及時提供，使得院校人事檔案材料出現殘缺不全的現象，讓人事檔案失去了自身的完整性與準確性。我們要將《檔案法》等法律法規加大宣傳力度，讓更多的教職員工充分了解我黨與我國檔案管理工作的相關政策與制度，讓人事檔案管理走上規范化道路。

其次，管理人員要做好人事檔案材料的收集、歸納等工作，不斷充實與規范人事檔案內容，為高校人事管理工作提供相應的決策依據。我們說人事檔案材料的收集與歸檔是檔案部門賴以生存的扎實基礎，現代高校的人事檔案內容是在院校各個基層部門逐漸形成的，我們要切實做好以下工作：

2.1 提高院校各個部門的人事檔案管理意識，在思想觀念上重視起來，將其歸納進各個部門的工作計劃之中，從根本上去除“說起來重要，放起來次要，干起來不要”的情況。院校要不斷加強宣傳力度，將人事檔案管理重要性傳達給每個教職員工，提高每個員工對于檔案材料的認識。

2.2 在日常檔案收集過程中，要嚴格把控質量關卡。高校要組織好檔案管理部門對進入到檔案資料的所有內容，尤其要填寫好每個職工的檔案材料，要嚴格把控審查工作，必須讓本人簽字確認，之后經過嚴格審查后加蓋上公章才能夠歸檔。如果本人不在，需要經過上層部門標注原因，并加蓋上公章后才能實施歸檔工作。對于一些字跡書寫不標準規范的檔案材料，需要退回給職工重新填寫，必須符合規定后才能夠歸檔。我們要從源頭上杜絕這種不完善、不標準的檔案材料歸檔工作，在確認、蓋章、簽字之后才能夠歸入到檔案庫中。

3 結束語

總而言之，我國高校檔案管理工作需要根據當前社會環境的變化、客觀需求、科學技術發展趨勢，努力深入探索，大膽進行實踐，不斷開拓創新。為現代社會與我國高校組織人事管理工作提供便捷、高效的服務，進而適應現代改革開放發展趨勢的需求。

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作者簡介：初慶華（1968，10-），女，黑龍江省依安縣，本科，高級經濟師，研究方向：人事檔案和各類資料整理，單位：西安市閻良區西安航空職業技術學院人事處。