高校行政管理工作中抽屜式管理模式的應(yīng)用探析

[摘 要] 本文通過對當(dāng)前我國高校行政管理工作中客觀存在的問題進(jìn)行分析，從抽屜式管理模式理論入手，提出了對高校行政工作實行“抽屜式”管理的觀點。本文所研究的“抽屜式”管理能夠更好地明晰各個部門的責(zé)任和權(quán)力，從而提高整體工作效率，并能夠很好地展現(xiàn)出行政管理工作的整體情況；希冀通過對該管理模式在高校行政工作中的引入，提升我國高校行政管理工作水平。

[關(guān)鍵詞] 高校； 行政管理； “抽屜式”管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 22. 065

[中圖分類號] G64 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）22- 0105- 02

一個學(xué)校的好壞與學(xué)校的管理有很大關(guān)系，高校的管理亦如此。可以說，高校的行政管理對高校的影響和發(fā)展有很大的關(guān)系，但在舊有的管理模式指導(dǎo)下，我國高校行政管理存在一系列弊端和不足。只有正確認(rèn)識這些弊端和不足，我們才能“剔除糟粕，吸取精華”，我們才能建立科學(xué)有效的管理模式。下面，我來分析高校行政管理工作中存在的問題。

1 高校行政管理工作中存在的問題分析

1.1 工作效率低下

高校行政管理工作中，在機(jī)構(gòu)設(shè)置上存有模仿政府機(jī)構(gòu)設(shè)置的一面，這導(dǎo)致高校的行政管理機(jī)構(gòu)龐大、責(zé)權(quán)不明、指令凌亂、人浮于事等問題的發(fā)生。不科學(xué)的機(jī)構(gòu)設(shè)置和不合理的人員安排，使各部門的職責(zé)重疊交叉，這讓工作人員干起工作來很被動并為他們推卸責(zé)任找到了理由。當(dāng)工作來臨時，甲部門會想到這是乙部門的工作職責(zé)，而乙部門會認(rèn)為這隸屬于甲部門管理，這就導(dǎo)致工作沒人干和問題發(fā)生時出現(xiàn)互相扯皮的現(xiàn)象，而這些會導(dǎo)致工作癱瘓，工作效率低下。

1.2 工作繁瑣，操作困難

在高校行政管理中，存有各部門工作分布不均，規(guī)則操作起來困難的一面：有的部門任務(wù)繁多，工作繁瑣，工作人員忙得焦頭爛額，但另一些部門則存有任務(wù)少，工作量小的現(xiàn)象。工作分布不均衡乃至不公平，會挫傷某些工作人員的積極性并導(dǎo)致一些規(guī)則操作困難，流于形式。

1.3 濫用職權(quán)問題研究

高校行政管理工作中，由于“金字塔”式的管理模式，往往使權(quán)力集中在主要領(lǐng)導(dǎo)人身上。在這種管理模式下，高校領(lǐng)導(dǎo)大權(quán)獨攬，很容易產(chǎn)生唯我獨尊的“官本位”思想。當(dāng)沒了民主和權(quán)力監(jiān)督流失時，管理人員就會向領(lǐng)導(dǎo)“看齊”，一切看領(lǐng)導(dǎo)的眼色并圍繞領(lǐng)導(dǎo)的意愿辦事，這必然會導(dǎo)致高校資源分配不合理并降低教學(xué)和科研在高校工作中的主要地位。

2 抽屜式管理概念

在現(xiàn)代化管理中，抽屜式管理是一種形象、通俗的管理術(shù)語，它的意思就是在每個管理人員辦公桌的抽屜里，都有一個明確的職務(wù)工作規(guī)范：對每個人所從事的職、責(zé)、權(quán)、利4個方面進(jìn)行明確的規(guī)定，做到四者統(tǒng)一；明確每個人上下左右的對口單位等，理順企業(yè)管理關(guān)系。

抽屜式管理，在當(dāng)今企業(yè)中運用很廣并取得了一定成效。根據(jù)抽屜式管理方法內(nèi)容和職責(zé)，高校行政管理中也適合用抽屜式管理。在高校中，如何進(jìn)行抽屜式管理呢？我總結(jié)出以下幾個步驟。

（1） 根據(jù)學(xué)校和各部門情況，建立一個職務(wù)分析小組。一個學(xué)校不可能在真空中發(fā)展，它是學(xué)生、家長、社會的“聯(lián)合體”。在這樣的社會關(guān)系下，高校必然有很多行政工作要做。這些行政工作如何才能做好，又該哪些人來做，是需要詳細(xì)的分工和合理的安排的。要想把這些工作安排得合理到位，就要根據(jù)學(xué)校的實際情況，建立一個職務(wù)分析小組。

只有立足于學(xué)校的實際，進(jìn)行正確的分析和評估，才能建立科學(xué)有效的方案，職務(wù)分析小組才能發(fā)揮它應(yīng)有的作用。對職務(wù)分析得正確與否，直接影響著學(xué)校的管理和工作的開展。從這方面來說，職務(wù)分析小組的重要性不言而喻。

（2） 處理好學(xué)校集權(quán)和分權(quán)的關(guān)系。美國管理學(xué)家德魯克曾說：“管理者需要的是一套判斷標(biāo)準(zhǔn)，使他能做真正重要的事情，那就是有貢獻(xiàn)的有成效的事。”要想讓管理人員做好本職工作并提高管理人員工作的積極性，有關(guān)管理者就要正確處理好學(xué)校集權(quán)和分權(quán)的關(guān)系。

要想處理好學(xué)校的集權(quán)和分權(quán)關(guān)系，學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)人就必須脫離“官本位”思想。在管理工作中，學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)人要能從大局出發(fā)，以學(xué)校的實際利益為重，對有關(guān)人員進(jìn)行正確的工作指令和職責(zé)安排。

（3） 在總體目標(biāo)下，高校行政管理要把職責(zé)層層分解并落實職責(zé)權(quán)限的范圍。日本著名質(zhì)量管理專家石川磐說：“沒有層次的劃分，就不能分析也不能管理。”在高校管理工作中，要有層次的劃分。當(dāng)然，這樣的層次劃分不是人與人之間的層次劃分，不是工作級別高低的一種劃分，而是工作管理層次上的一種劃分。

只有把職責(zé)層層分解，落實到具體的人，才能讓職責(zé)不出現(xiàn)“空隙”和“重疊性”。當(dāng)落實職責(zé)權(quán)限范圍后，才能阻止個別管理人員濫用權(quán)力，才能保證權(quán)力在陽光下進(jìn)行。當(dāng)然，這一切工作的實施都離不開總體目標(biāo)的指引和指導(dǎo)。

（4） 對每個職務(wù)工作都要有詳盡的準(zhǔn)則，要制定可行的“職務(wù)規(guī)格”，“職務(wù)說明”。俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓”，高校行政工作要想順利開展，就要有一定的準(zhǔn)則和規(guī)格。當(dāng)然，在制定“職務(wù)規(guī)格”和“職務(wù)說明”時，一定要遵循學(xué)校的實際情況和要求，脫離了學(xué)校的實際，“規(guī)格”和“說明”施行起來就會困難重重。

在高校管理中，“職務(wù)規(guī)格”和“職務(wù)說明”制定要科學(xué)、恰當(dāng)，具有可操作性和可行性。有了“職務(wù)規(guī)格”和“職務(wù)說明”，考核制度的實施，能讓管理人員自覺地遵守學(xué)校的各種章程和管好自己的工作職責(zé)。采取獎懲制度則可以提高管理人員工作的積極性。在高校管理工作中，賞罰分明了，管理人員才會心中有“一桿秤”，才會自覺地向某種既定目標(biāo)靠攏。

3 高校行政管理工作中引入抽屜式管理理念的必要性

3.1 方法簡單，易于操作

高校行政管理工作中，“抽屜式”管理方法簡單，易于操作。“抽屜式”管理形象易懂，也就是讓各管理人員明確自己的職責(zé)，在工作管理中，做到有章可依，不重復(fù)工作，不讓工作有“縫隙”，這套管理規(guī)則，易于管理人員工作的開展。

3.2 提高管理工作效率

“抽屜式”管理，能有效地改變管理人員職責(zé)重疊，出問題時互相推諉扯皮的現(xiàn)象。“抽屜式”管理分工到位，職責(zé)明確，每個管理人員都能明確自己的工作和管理職責(zé)，這讓管理人員干起工作來目標(biāo)明確，能有效地提高管理工作效率。

綜上所述，在高校行政管理工作中，“抽屜式”管理是一種簡便、可行的管理模式，這種管理模式能有效地避免以往高校管理工作中的弊端和不利的因素。當(dāng)然，任何一種管理模式都不是萬能的，在高校管理工作中，我們要學(xué)會與時俱進(jìn)，改進(jìn)和改正一些不利學(xué)校發(fā)展的規(guī)則和章程，這誠如美國現(xiàn)代管理學(xué)家亨利·艾伯斯所說：“管理職責(zé)這一概念意味著：管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該做出努力，要反對任何人為了自己得到好處而降低合作的效率。”

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