關于電子檔案管理應用的思考

[摘 要] 隨著電子計算機與網絡技術的普及， 信息數字化、辦公自動化的快速發展，利用傳統的檔案管理方式已經難以滿足社會發展的需要。運用計算機技術，實現檔案資料電子化，勢在必行。但是，在檔案電子化進程中還存在著許多問題阻礙了電子檔案管理的發展，現就這些問題提出建議與探討。

[關鍵詞] 計算機網絡； 電子檔案

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 22. 049

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）22- 0077- 01

1 電子檔案管理工作面臨的問題

1.1 電子檔案帶來的轉變

電子檔案的出現給檔案管理工作帶來了許多轉變，主要體現在：檔案載體的轉變、檔案分類的轉變及檔案接收和保管的轉變。比如，隨著辦公自動化系統的廣泛應用，文書檔案的歸檔載體發生了變化，由原來單一的紙質載體改變為目前的紙質載體和電子載體并存。但目前辦公自動化尚未完全普及，電子檔案使用存在一定局限性。

1.2 電子檔案標準化問題

標準化是對電子檔案資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理使用和檢索等方面做出一個統一的規范，是檔案管理的工作基礎和前提。在檔案信息化的過程中，使用不同的管理軟件歸檔，就容易造成現有已錄檔案數據庫的結構不統一、數據不規范等各種問題，給資源共享造成很大問題。

1.3 電子檔案原件的真實性問題

電子檔案不再是直觀的紙質檔案， 它是在辦公自動化系統中， 由電子形式生成、由實態變為虛態的一種新型檔案。因而電子檔案很容易被刪改， 且修改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中， 擬稿者無法留下自己的筆跡， 單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發， 日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內容進行了刪改， 也難以發現和確定。

1.4 電子檔案的安全性問題

在計算機支持下的信息網絡、信息高速公路、多媒體技術、傳真技術、光盤技術等方面都面臨著安全防護問題。因而電子檔案管理在安全方面也存在著諸多問題，如在輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中都存在信息失控、信息污染、信息干擾、信息丟失、信息竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素。

1.5 電子檔案的長期存取問題

電子檔案的內容是以數字形式存儲于各種載體上的，當前， 電子檔案儲存方式主要有光盤、磁盤和磁帶。隨著科學技術的進步， 電子計算機系統軟硬件技術的不斷升級， 數字壓縮、解讀等技術的不斷更新換代， 電子檔案在現在形成時所依賴的先進技術， 在未來可能往往是時過境遷， 而且電子檔案材料的多樣性、結構的復雜性， 儲存方式的互換性， 容易造成信息缺損，這些都影響了電子檔案的長期存取。

2 電子檔案管理的對策和建議

2.1 電子檔案和紙質檔案兩手抓

雖然隨著辦公自動化系統的廣泛應用，電子檔案顯示了巨大的優勢，但在實際工作中，仍然要重視紙質檔案的及時歸檔。不論檔案載體發生什么變化，紙質文件的集中歸檔保存不僅需要，而且顯得更加重要。在今后相當長的一個階段，電子文件和紙質文件必須同時歸檔，同時立卷，不能因為立卷方式的改變而使歸檔文件有所遺漏，要對紙質歸檔文件進行必要的整理，以便與電子文件相互呼應，更好地保存和利用。

2.2 健全電子檔案的管理制度

為確保電子檔案信息的安全，必須建立一整套科學、合理、嚴密的保管、保密和利用制度，制定適用的電子檔案備份方案和應急管理機制，從電子檔案形成、處理、傳輸、收集、整理、歸檔，到電子檔案的保管、提供利用的全過程中，每一個環節上堵塞各種安全漏洞。具體包括：制定檔案網絡系統和信息安全管理制度、電子檔案應用系統的安全操作制度、數據備份制度、網絡安全保密制度等等。

2.3 制定科學的電子檔案工作標準和規范

隨著電子文件的大量產生， 迫切需要建立一整套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式， 用標準和規范確定下來， 使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范的管理。

2.4 加強電子檔案的保存與維護

電子檔案的有效保存與維護是一項極其重要而復雜的工作。因而，在對電子檔案的保存與維護過程中，應注意以下幾個問題：① 要保證電子檔案的原始性。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示。② 要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質載體上，所以電子檔案載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等，在條件允許下，配備防磁柜等專用設施。③ 要對電子檔案定期進行有效的檢測與維護。電子檔案載體很容易受到保存環境的影響，因此對保存的電子信息要定期進行檢測與拷貝，應每半年進行一次，并將定期檢驗結果填寫在電子檔案管理登記表中，電子檔案封存載體不外借。對于電子檔案的檢測與維護必須嚴格管理，必須建立相應的維護管理日志，并做好維護記錄。

2.5 加強電子檔案的網絡安全建設

網絡系統會不斷受到病毒感染，互聯網上的非法訪問也不計其數，所以建立安全的網絡體系刻不容緩。我們可以從以下兩個方面入手：① 限制入網訪問防線。可以設置防火墻和訪問者身份驗證兩個防線。② 控制網絡權限。網絡權限控制是針對網絡非法操作提出的一種安全保護措施。

2.6 提高檔案人員的綜合能力與素質

電子檔案的管理與紙質檔案的管理存在著一定的區別，對檔案人員的知識結構要求有很大不同，檔案管理人員應具備的基本素質是檔案知識素質、計算機能力素質、信息資源開發素質。電子檔案的歸檔、立卷、整理均在計算機上操作，因此檔案人員的計算機操作能力必須要加強，在實際工作中既要嚴謹又要細致，要善于統計，善于利用檔案的有效資源，做好專題研究。這就需要檔案人員能夠立足崗位，不斷更新已有的知識，努力提高自身素質，以適應檔案工作發展的需求。