信息化建設在科研經費管理中的作用

[摘 要] 高校作為科研工作的重要生力軍，為我國科研事業的發展做出了重要貢獻，而高校科研經費管理是科研管理的核心內容之一。本文分析了高校科研經費管理的現狀及存在的主要問題、加強科研經費管理的必要性、科研經費管理的難點，提出應通過加強信息化建設提升科研經費管理水平。

[關鍵詞] 高校；科研經費；信息化建設

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 23. 013

[中圖分類號] F232；G475 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）23- 0023- 03

隨著國力的提升和科教興國戰略的推進，近年來中國研究經費持續以20%的比例增長。在高校，落后的科研經費管理體制與科研經費收入快速增長之間的矛盾更加突出，成為提高科研經費使用效益的制約因素。而高?？蒲薪涃M管理是科研管理的核心內容之一，做好科研經費管理工作是科研工作正常進行并取得預期效果的有力保障。

1 高校科研經費現狀及存在的主要問題

1.1 科研經費現狀

國家財政不斷加大對高校科技活動的投入力度，高校科研經費逐年增長。據統計，2012年教育部直屬院校中，16所大學的師均科研經費在10萬元以上，33所大學的師均科研經費在6萬元以上。當前科研人員往往是一個人同時承擔著幾個項目。

1.2 科研經費管理中存在的問題

高校科研經費管理是項目管理的關鍵，但目前在科研經費管理過程中存在一些不容忽視的問題，比如某些教師在科研項目建設過程中，重項目開發，輕財務規劃。日常經費支出中，經費使用比較隨意，導致科研經費濫用、亂用情況嚴重。支出與預算發生偏離的原因分主觀故意和客觀因素兩方面。主觀方面，主要是部分科研人員法律意識淡薄，把申請到的科研經費視為自己的私人財產，不按預算列支，有的甚至編造虛假事務套取科研經費，在社會上造成惡劣影響。如某審計報告披露：山東省自然科學基金安排的一個項目，到審計時開支的經費中，實驗材料僅占5.6%，而招待費、管理費、勞務費、辦公用品費、電話費等開支竟占到94.4%?？陀^方面，目前部分高校的科研經費管理系統信息化建設不夠完善，經費支出統計等還停留在半手工狀態，再加上學校經費持續增加而財務人員編制不增，科研人員往往不能及時得到需要的經費信息，科研經費在使用過程中缺乏正確的信息指導，在科學研究領域是專家的老師碰到財務方面問題時往往比較茫然。

2 加強科研經費管理的必要性

隨著高校科研實力的不斷加強，如何對高?？蒲薪涃M進行科學有效的管理，確保科研經費安全、合理、高效使用，已經成為高校面臨的一個亟待解決的課題。教育部關于進一步加強高?？蒲许椖抗芾淼囊庖娭赋觯焊咝？蒲许椖抗芾砩婕靶榷嗖块T，學校要嚴格科研項目經費管理，提供項目全過程指導服務，要統籌安排，提高科研項目管理信息化水平。教育部把2013年確定為“教育經費管理年”，就是要和各地一起，進一步優化支出結構、加強經費監管，全面提升經費管理水平，提高經費使用效益，從而促進高等教育事業科學發展。

3 科研經費管理的難點

目前，全國各級各類的科研管理辦法很多，如縱向科研課題，幾乎都有各自專屬的管理辦法，如《國家科技支撐計劃專項經費管理辦法》、《國家自然科學基金財務管理辦法》、《廣東省自然科學基金管理辦法》等，與之相對應的則有不同的財務分析報表，而高校科研經費管理人員有限，精力也有限，面對日益增加的經費來源及其對應的管理辦法，財務人員面臨的壓力日益增大，為解決這個矛盾，最根本的辦法就是以信息技術提升服務與管理水平，創建科研信息系統管理平臺，讓項目負責人足不出戶就能查到相關課題執行進度情況，把財務管理人員從繁瑣重復的數據統計工作中解放出來，使財務管理人員的工作重心轉移到財務分析上，為項目負責人提供更多的政策性指導，進一步提高科研管理水平。

4 加強信息化建設提升科研經費管理的水平

建立科研經費管理信息網絡平臺，運用現代科學技術，搭建一個連接科技部門、財務部門、資產部門、審計部門、項目負責人及學院等部門的信息化平臺。

4.1 縱向管理方面

每個項目從立項到結題驗收結束，信息共享，系統實行全過程跟蹤管理。也就是說，從科技部門立項起，每個經費項目的信息庫開始建立，諸如項目編號、名稱、項目負責人、經費來源、項目性質、研究期限、經費收入、預算分類等錄入系統；財務部門根據科技部門傳遞的信息對每個項目單獨立項，專款專用，每一筆經費收支情況全部在系統里面反映，并設置專崗指導項目負責人編制經費預決算，配合相關部門的審計、專項檢查等；通過授權使項目負責人隨時可上網查看自己的科研經費收支結存，合理使用科研經費。通過系統，對每個項目都能做到動態管理，從預算到支出到結題環環相扣，自覺接受學校有關部門對科研經費使用情況的監督檢查。

4.2 橫向管理方向

一個項目從申報到完成，需要多個部門配合完成，例如項目負責人要購置達到招標額度的設備，這時涉及的部門至少包括財務部門、招投標中心、資產部門。通過系統控制，從招標競價開始到報增設備固定資產，首先，查詢項目余額，確定是否有經費保證，然后才進入招投標環節管理環節，最后購入固定資產報增資產，各部門相互協調、相互滲透，共同完成項目的專項建設。

5 信息化建設框架及作用

本文提出建立科研經費管理系統，其結構如圖1所示。

5.1 系統管理員：擁有系統維護的最高權限

第一，從人員設置方面，設置項目負責人、相關部門領導及具體科研管理人員等的相關數據查詢和錄入等權限；第二，科研經費數據的初始化及日常維護管理；第三，功能模塊的拓展升級管理等。

5.2 科研管理部門

（1）科研立項?？蒲薪涃M到賬后，科研管理部門對每個項目分類別按一定的設置標準單獨編號立項，保證?？顚Ｓ?。立項的同時相對應錄入相關的預算，為項目的合理支出提供依據，同時錄入項目時間進度安排等信息。

（2）常規性檢查通知?？蒲薪涃M從立項到結題，各撥款部門為了加強對經費的管理，一般都會有年度檢查、中期檢查、結題審計這些要求，科研工作人員一般會把主要精力放在科學研究方面，對財務方面的工作關注得比較少，而項目經費審計一般都有時間緊、任務重的特點，項目負責人經常會因為準備材料而弄得手忙腳亂。鑒于此，我們可借助科研管理系統這個平臺給老師提供幫助，結合立項時錄入的項目進度安排時間，項目負責人可以自定義預置每個項目的常規性檢查的時間，并添加提醒功能，這樣方便項目負責人提前做好規劃工作。

（3）已結題項目庫?？蒲许椖拷Y題不結賬的問題是全國高校的普遍問題，由于高校對科研項目結題后的管理工作重視程度不夠，存在科研項目完成后，財務賬上還保留有余額，導致結余資金得不到充分利用，也給科研經費的有效管理帶來難度。解決的方法是使科研系統和財務系統有效對接，資源共享，系統添加自動提示功能，科研系統里已經結題的項目自動篩選到財務系統并做結題標識。

5.3 招投標中心

對需要走招投標程序的項目，招投標中心可以隨時查詢項目余額，也可以通過共享系統通知財務部門凍結已簽訂合同的應付款項，這樣就可以避免貨到而經費不夠支付的被動局面，降低了違約風險。

5.4 資產部門

使用科研經費購置的科研設備等資產均屬國有資產，應納入學校的統一管理，同時固定資產檢查也是審計關注點之一。所以，在資產部門管理模塊具有查詢清單功能，方便項目負責人的查詢管理。

5.5 項目負責人

科研經費管理是一項政策性、科學性、時效性很強的工作，要管理好科研經費，光靠科研人員本人力量是很難的。隔行如隔山，我們很難要求科研人員精通財務管理，但經費管理是科研項目審計的重要部分，所以解決的辦法就是信息化建設，通過項目查詢系統管理平臺，項目負責人可以隨時了解自己項目收支余等情況。

（1）項目到款立項情況。項目負責人登錄經費到賬查詢系統，認領屬于自己的科研經費，然后到科研、財務部門辦理立項進賬手續。

（2）項目查詢模塊。通過該模塊，項目負責人可以查詢自己所有項目的收入、預算、支出、借款、余額等信息，還可以自定義查詢條件，自動生成各類型的明細賬及財務決算報表等。

（3）其他。查詢項目進度安排表及相關審計、結題時間及事項，提前做好相關準備工作。

5.6 審計部門

近年來，科研經費濫用情況比較嚴重，為保證科研經費合法合理使用，在科研經費管理平臺中，必須有審計部門這個模塊，審計部門可以查詢任何項目，也可以重點進行抽查，在日常中加強對經費使用的監督，強化管理，把事后監督變成事前和事中監督，從而保證科研經費的合法使用。

5.7 財務部門

（1）立項。通過信息平臺，在科技部門立項的信息可以提取到財務系統，在避免重復勞動的同時也提高了準確率。

（2）額度設置。對應科研部門立項時輸入的預算設置額度。可以按不同的項目要求自定義多方式設置， 包括定額設置和按一定的比例浮動設置等，從而避免項目負責人超預算使用經費。

（3）經費管理。學校財務管理部門，運用現代科學技術，設置專人專崗，利用經費管理信息平臺及時快速獲取準確、完整的信息，使科研經費管理更加科學化、透明化和高效化。

5.8 單位領導

單位是承擔項目經費使用和管理責任的主體，在單位領導這個模塊，有查詢和分析等功能。單位領導可以查詢該單位的經費情況，也可以按管理的需要，自定義查詢分析條件，從而生成所需的分析報表，為經費管理監督提供依據。

6 結束語

隨著信息技術的發展及高校管理需求的提升，管理信息化必然會取代傳統的管理辦法。高?？梢愿鶕陨硖攸c選用或研發信息化系統軟件，運用現代先進網絡技術，建立綜合信息網絡平臺，形成快速有效的信息反饋網絡。當然，再先進的軟件也離不開人員的管理。在促進信息化管理過程中，要加強相關管理人員的技術和業務培訓，提高其對信息化認識的程度，增強綜合素質，從而充分發揮信息化建設在高?？蒲薪涃M管理中的作用。

主要參考文獻

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