檔案管理系統的設計與實現

摘 要：電子檔案管控是當前使用最多的檔案管控體系，它的構造非常清晰，而且活動便捷，適合很多的工作者使用，其受到非常多的管控工作者的贊賞。此時的管控體系替代了過去的紙質體系。其能夠生成和運作很多的程序。文章具體的闡述了該體系的結構以及模塊的功效等內容。

關鍵詞：檔案管理；ASP；Web技術；管理系統

現在，電腦可以開始逐漸的應用到我們活動的各個行業和領域之中，此時過去的那種傳統意義上的文件開始脫離我們的生活，此時人們已經大范圍的開始使用電腦來開展辦公活動。對于該項自動化來講，它的最為顯著的體現是設置了信息檔案，此類記載信息的方法對于單位來講更為便捷，合理的應對了過去的紙質模式中的不利現象。不過既然存在好處，就有一些不利點。由于電腦本身就有不利現象，此時就會導致單位在用此類信息的時候也就出現了個別的問題。對于存在的問題，單位在使用技術的時候必須要積極的防范風險，要將不利現象降到最少。在這個背景下，文章論述具體的信息檔案的管控內容。當前時代，電腦已經成為了我們生活中非常關鍵的依托體。由于它有著非常多的功效，所以這時候的辦公活動很便捷，而且效率也很高。在目前的背景之中，檔案一般都是用電子形式的，其對于單位在高科技的創新層次之中有著非常顯著的意義。不過通過分析具體的狀態，我們得知，該檔案并非都是優化，也有一些不利點，像是和過去的紙質的比對來看，它的風險變多了，假如不能夠對風險積極應對的話，就會導致很多的信息丟失，因此，單位在用此類信息的時候要高度的關注安全意義，主動的設置維護方法，進而保證信息更為安全。

通過電腦對檔案開展管控活動，有著非常多的優勢，特別是較之于過去的手工管控方式來講。它的檢索更加的快速，而且穩定性好，存儲的總數也很多，有著優秀的保密特點，使用的時間非常久，所需的費用并不多。此類優勢可以顯著的提升管控的功效。檔案是我們開展各項活動的時候留存下來的信息，它是人類的寶貴財富。所以要積極的對其開展管控活動。在當前的時代背景之中，由于科技的快速發展，此時就存在了電子檔案。它和過去的檔案是不一樣的，所以其保存的措施也要做一些變動。為了提升管控的能力，很多的單位和組織都是用電子管控體系，經由軟件來切實的提升管控的功效和能力。

1 當前管控體系中面對的一些不利現象

如今，結合場所對于該項管控活動的具體規定，很多的軟件單位都紛紛的開始探索管控軟件，而且它們的產品也受到人們的贊賞。不過這些軟件也面對一些不利現象，它們的存在干擾到管控活動的進步。具體的說有如下的一些內容。

1.1 費用非常高

通常來講，那些非常昂貴的管控體系對于很多的規模不是很大的檔案館來講，是無法承擔的。所以，這些軟件無法用到這類機構之中。

1.2 技術性非常高

在安裝以及后續的維護活動中面對很多的不利現象。如今的管控體系在安裝和后續的管控活動中，都要靠著優秀的專業知識來開展，使用人在遇到一些不利現象的時候，自身不能夠處理，必須要靠著生產單位來處理。

1.3 過分的重視全面性

很多的單位為了提升軟件的價位，按照以大充好的措施來開展工作。不關注使用人的具體規定，單純的提升擴張它的模塊，進而提升價位。在具體的活動之中，檔案機構在使用的時候只用幾個模塊就可以開展好活動。

2 關于管控體系的探索

現在為了提升管控的能力，工作者要對信息的收入以及修整等功能一體的管理系統；檔案管理系統的主要目的就是利用軟件實現檔案的錄入、查詢、修改、刪除的流程，可以保證工作人員更為精準的開展活動，提升功效，減少管控的費用。管理員對錄入員工信息要求準確、完全；管理員和員工能夠對錄入的基本信息隨時作出更新修改，使管理員能夠得到員工的最新信息；為了確保信息安全和準確，為系統管理員和一般用戶建立完善管理權限和身份級別，而一般用戶不能對信息進行添加、刪除。該體系的意義是為了確保管控工作者經由對體系的快速，便捷的分析，明確相關的信息內容。

2.1 用戶身份級別要求

根據用戶身份的不同從而對系統的使用權限有所不同，從權限大小大致可以分為：高級管理員和一般用戶。系統提供靈活的角色設定和權限的分配功能。

系統管理員：使用本系統的檔案管理員，是權限最大的用戶，擁有管理系統的所有權限。主要負責對檔案信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。

一般用戶：本系統的一般用戶，能夠對檔案信息進行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除檔案信息的權限。

2.2 系統功能模塊設置

具體操作：對檔案信息進行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設置。

檔案信息的錄入：管理員對人事信息的添加

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：檔案管理員可以在檔案庫里新加檔案信息，需按員工實際信息錄入

檔案信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員在檔案信息發生變化的時候可以對其變化信息進行更改，使員工信息隨時更新，便于管理員的管理，能及時得到最新的員工信息

檔案信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的檔案信息，系統提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規查詢，如按姓名、性別、專業、工作單位等信息可以直接查詢

檔案信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退員工檔案信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除

檔案信息的打印：管理員和一般用戶打印錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導出查詢出來的員工信息，便可以直接通過Word文檔對員工信息進行打印。為方便管理統計員工信息，也可以通過Word文檔導出查詢出來的某一類型所有員工列表，對其員工列表進行打印。

管理用戶的設置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權限的設置

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：系統由高級管理員和一般用戶，一般用戶的權限是由高級用戶指定的，高級管理員可以對管理員用戶進行修改、添加、刪除，及用戶密碼的設置和修改，高級管理員擁有整個系統的全部功能，一般用戶就能對檔案信息的修改、查詢、打印的功能。