談報名工作人員的職業素質與工作方法

摘 要：針對目前手工報名方式的弊端，指出報名工作人員的素質要求，并以全國計算機等級考試為例，探討了人工報名工作中的常見問題及解決方法。

關鍵詞：報名人員 職業素質 工作方法

中圖分類號：G2文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）05（a）-0235-02

長期以來，由于借助考試可以檢測應試者對知識或技能的掌握程度，或者是否具有獲得某種資格的能力，因此，作為主要評價手段的各類考試日益增多。報名是考試中的重要環節，報名信息的準確采集是確保考試順利進行的重要保障和基礎。考點工作人員應重視并確保考生報名信息的準確無誤。目前，已經有相當大比例的考試采用網上報名形式，在時間就是金錢的今天，給報名工作人員及考生帶來極大的便利。但由于缺少技術、專業人員等方面的因素，有一些考試仍然采用人工報名的方式，這不僅使考生帶來不便，也給負責報名的工作人員增添了更多的責任。

1 考點報名人員的素質要求

（1）要有強烈的責任感。作為在考點負責考試基礎的報名人員，工作枯燥繁雜、工作量大，這就要求工作人員首先要熱愛自己的工作，有強烈的事業心和責任感[1]。

（2）要有嚴謹的敬業精神和工作態度。敬業精神并不僅僅是按時上下班，不遲到不早退。報名工作所需要的工作態度是嚴格、認真，要保證考生信息錄入的準確性，確保考生對考試形式、準考證領取時間、考試時間地點的明確掌握。

（3）要有一定的工作能力。信息手工錄入的工作量較大，要求有一定的操作速度和準確性。沒有一定的操作基礎，報名考生排長隊，錄入人員一個一個字的敲鍵盤，是素質不合格的體現。高校考點人員應勤于練習，善于總結工作經驗，提高辦事效率[2]。

（4）要有良好的心理素質。面對大批量的考生，悶熱的天氣，電腦、攝像頭、打印機隨時出現的機器故障，這些都不能成為脾氣焦躁的原因。這時候更應該安撫考生，并認真詳細的解答考生的問題。

2 考點報名人員的工作方法

全國計算機等級考試（National Computer Rank Examination，簡稱NCRE）是經原國家教育委員會（現教育部）批準，由教育部考試中心主辦，用于考查應試人員計算機應用知識與技能的全國范圍的大型考試。眾所周知，計算機等級考試一直是采用現場報名填表的方式，由考點工作人員負責錄入考生信息。目前NCRE一般以學校為考點，報考人員多數為在校生，有團體報考的特點，忙時一天可達300余人。這對考點工作人員的錄入速度和準確率是一個較大的考驗。由于手工錄入的特殊性，極容易出現錄入錯誤，雖然錄入后有考生“信息確認”這一環節，但從近幾年負責報名的情況看，總有學生在核對這一環節上不夠仔細。雖然即便經考生確認后的報名信息有誤，后果由考生本人負責，工作人員不承擔責任，但作為一名高校考點工作人員，應有對自己和考生履行好義務的責任心，它是一個人應該具備的基本素養，是健全人格的基礎。

報名工作是考試工作的前提，主要負責接待考生的報名繳費、信息采集、考試咨詢等考試的組織報名工作。全國計算機等級考試報名流程為：

學生確定報考等級類型，填寫等級考試報名表并在表上張貼本人近期正面一寸免冠照片，繳納考試報名費用。報名工作人員根據填表信息錄入系統并當場為學生拍電子照片，打印出帶照片的考生報名信息確認單，學生核對無誤后簽字確認蓋章，簽字聯考點留存，考生聯考生帶走。此步驟稱為“信息采集”。錄入的信息包括：姓名、性別、民族、出生日期、身份證號碼、報考等級類別、通訊地址及聯系電話，其中補考考生需錄入上一次準考證號及通過科目。除姓名及通訊地址外，其余均為數字或可通過數字代碼錄入。

數字信息多的一個好處是錄入速度快，提高效率，但是另一方面也帶來了錯誤率的相對增加。通過學生簽字確認這一環節，減少了出錯率。但總有學生直接簽字，甚至有學生姓名錯誤也檢查不出問題。有很多學生考試前領到準考證后才發現信息有誤。針對這一現象，做到以下幾點可以最大限度地減少出錯率，具體做法與思路如下。

2.1 填表環節

要求考生在填寫考試報名表時，通訊地址欄并非填寫真正的家庭地址，也不是所住宿舍，而是該生所在的院部系及年級、專業、班級，如放射學院2012級醫學影像專業本科1班；外校考生附加填寫校名；非在校生則要求留下多個聯系電話。一般結束時考點人員檢查出錯誤后，會及時電話聯系通知考生修改。但現實情況發現，學生手機經常換號，或者是關機停機，遇到無法聯系到考生的情況，由于這種聯系方式的填寫，可以在錄入同班級或者是同專業甚至是同院系的同學時，方便相互轉告。

2.2 錄入環節

（1）系統自帶功能。報名系統中自帶身份證校驗功能，選中此選項，系統會根據出生日期及身份證號碼生成規則檢測身份證號的正誤。錄入信息保存時如身份證校驗錯誤，系統就會彈出提示。除非錄入時錯誤錄為他人證件號碼，但這種情況發生率極低。

（2）補考考生信息。上次考試中筆試和上機考試僅一項成績合格的，成績合格項可以免考，只參加未通過項的考試。每天報名前，將上次等級考試成績庫以excel格式打開備用，成績庫包含所有前一次考生的姓名、身份證號、準考證號、成績等相關信息。遇到補考考生，在輸入完身份證號碼后，將已錄入的身份證號復制，打開成績庫，以“Ctrl+F”查找身份證信息，“Ctrl+V”粘貼身份證號，若存在則可查到該考生，并將該考生的上次準考證復制到報名系統內。打印出考生信息表后提醒考生重點核對原準考證號。

做這一步有兩個益處。一是可以再次檢驗剛剛錄入的身份證號是否正確，二是確認該考生確實上一次在該考點報考了考試。由于上一級考點要最終匯總校驗報考考生信息，而由于考點代碼的不同跨考點補考會給上一級考點增加額外的工作量，一般是不提倡跨考點補考的。另外，很多考生并不知道，計算機等級考試一年兩次，只可以保留上一次考試的成績，即成績保留半年。因此若成績庫無考生信息并且身份證號無誤，就要考慮考點或者考次的原因了。第二步要看一個關鍵信息，即該生成績，確認不及格科目是否和報考科目相同，同時查看保留科目是否及格。

2.3 蓋章環節

（1）核對姓名。學生簽字后，需要考點蓋章，蓋章時工作人員對比學生簽名和考生信息表中的姓名是否一致。沒有人會把自己的姓名寫錯，這樣就可以保證錄入姓名的正確性。

（2）核對照片。由于性別也是通過代碼錄入，極有可能出現錯誤，實際工作中確實有學生認為此信息不會出錯而不做檢查。通過照片可以確認考生的性別錄入錯誤。

本著為考生負責的態度，工作人員只要在蓋章時花不到10秒鐘就可以將這兩點信息確認完畢。

2.4 報名結束

當天信息采集結束后，預留一定的時間再次做以上二、三環節的工作。如若發現錯誤，第一環節的優勢便顯現出來，聯系通知考生到考點修改報名信息。

幾年來，本著為考生負責的態度，在全國計算機等級考試的招生考試報名工作中累計接待考生近2萬人，上報數據從未出現錯誤。

參考文獻

[1]王楓.高校教學秘書工作職責與體會[J].科技創新導報，2009（2）：205-206.

[2]盧燕君.高校二級學院研究生秘書的工作能力要求及提升策略探析[J].內江科技，2012（10）：89-90.