淺談電子文件與紙質文件同步存檔的重要性

摘 要：隨著網絡時代的到來，我國絕大多數的黨政機關、企事業單位已逐步實現了無紙化辦公，通俗的講就是以電子文件存檔案。無紙化辦公的到來、大量電子文件的產生，對檔案管理工作來說既是機遇也是挑戰，如何管理電子檔案，如何統籌處理電子檔案與紙質檔案的關系成為當下檔案管理工作急需解決的問題。

關鍵詞：電子文件 紙質文件 檔案管理

中圖分類號：G27文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）04（b）-0228-01

紙質文件檔案存放的壽命一般比較長，短者上百年長者達千年，但是電子文件存檔易傳播、空間小、使用壽命長等優點使得紙質文件存檔似乎沒有保存的必要？對于這一問題，存在兩種不同的觀點：一是既然是無紙化辦公，有了電子檔案，就沒必要同時再保存一套紙質檔案存檔。二是電子檔案存檔并不等于紙質檔案就沒有必要存檔了，兩種不同的檔案存檔方式應同時保存。對于上述意見，我個人認為兩種不同的檔案保存方式應該同時保留。

1 電子文件與紙質文件存檔的不同之處

1.1 載體不同

傳統的紙質檔案是將檔案數據記錄在紙質文件上進行存檔。電子文件是將檔案數據直接錄入電腦并直接存儲到磁盤或者光盤上，具有便于攜帶的優勢。

1.2 管理方式不同

紙質文件歸檔是文件形成后由檔案部門統一收集立卷、管理，一般一年歸檔整理一次。而電子文件是隨著數據的發生，隨時在電腦或網絡上歸檔，具有及時、便捷、已與歸檔的優勢。

1.3 使用壽命不同

紙質文件的保存壽命比較長，排除高溫、化學反應等因素，一般可以保存幾百年甚至上千年。電子文檔一方面保存到磁盤、光盤上，容易受磁場的影響導致退磁、消磁等，造成文件的丟失。但另一方面電子文件的易傳播性、方便保存的特點，可以通過做多個備份來避免丟失現象的出現。

1.4 數據保護安全的不同

紙質文件的載體和數據合二為一的特性決定了只要保存好紙質不受損害就可以了，但紙質文件的保存需要較好的保存環境，比如干燥的環境、適宜的溫度。相反，電子文件的載體與數據的可分離性使文件數據隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。同時，電腦病毒也是一個潛在威脅，它會在毫無防備的情況下入侵你的電腦，將電腦中的數據盜竊或者破壞掉，從而造成文件的丟失。

2 從規范的角度來看電子文件與紙質文件

紙質檔案管理經歷了長久的歷史實踐，幾代人不斷的進行修改、補充、完善，逐步走了規范的軌道。特別是《公文處理暫行辦法》、《關于加強國家檔案工作的決定》等相關文件的下發進一步規范了紙質文件的檔案管理。隨著社會事業全面發展，紙質文件的檔案數量逐年增加，對浩如煙海的紙質檔案，在保存管理方面要求更加嚴格。國家檔案局作為全國檔案事業的行政管理機構，多次組織專家學者對紙質檔案的形成、整理、保管、利用、鑒定、統計等各個環節進行了專門研究，制定了各種標準，使紙質檔案管理更加系統化、科學化。相比之下，在我國電子文件和電子檔案的管理由于形成時間較短，相關的規范性文件極少，加之缺少規范化研究，目前還沒有形成成熟的管理方式，有待于在今后的實際工作中不斷總結成功的經驗，形成完整的系統化、科學化管理方法，使電子檔案管理早日實現規范化。

3 從證據性的角度來看電子文件與紙質文件

經過歷史實踐證明，紙質檔案在解決各種復雜的社會矛盾和各類案件中具有不可替代的證據作用，在某種程度上具備法律效力。電子檔案是一種新的載體檔案，在我國屬于一種新興事物。電子檔案是將檔案內容以數據形式存在磁性材料或者光盤上的，由于這些載體本身具有不穩定性，所以電子檔案就很容易被刪改或復制，證據功能大大削弱。目前雖然電子文件可以通過采取加密措施來保證安全，但由于加密技術還不完備，隨時都有被解密的可能，使電子檔案處于一種不安全狀態，電子檔案的證據性受到質疑，自身所具有法律效力無法與紙質檔案相比。

4 從經濟性的角度來看電子文件與紙質文檔

電子檔案屬于一種電子產品，具有較高的技術水平和科技含量，存儲工具的特殊性要求檔案管理人員要具有一定程度的電腦知識，保管條件和要求相對于紙質檔案要高。電腦屬于高科技產品，再加上電子檔案需要用防磁設備，因此電子檔案所需要的保管費用比紙質檔案要高。鑒于紙質檔案容易保管，要求較低，花錢較少，保存紙質檔案在目前電子文件盛行的背景下也是非常必要的，條件具備的話，一個文件可以同時兩種方式保存。

綜上所述，在電腦成為主流辦公工具的時代，文件在以電子方式存檔的同時，還應該以紙質文件進行存檔，并定期進行立卷歸檔，以防電子文檔出現問題時素手無策。同時，要加大對電子檔案的研究力度，并制定相關文件進行規范，使其逐步科學化、規范化、系統化，在服務社會事業各項工作發揮更加重要的作用。

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