淺談會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制

摘 要：企業(yè)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理更高效、準(zhǔn)確。為管理者提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息和會(huì)計(jì)分析決策能力，給企業(yè)帶巨大效益，同時(shí)也給企業(yè)內(nèi)部控制提出了更嚴(yán)苛的要求。因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制顯示得更加重要。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化 影響 強(qiáng)化內(nèi)部控制

中圖分類號(hào)： F23文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1674-098X（2013）04（b）-0201-02

1 我國(guó)電算化發(fā)展簡(jiǎn)況及會(huì)計(jì)電算化控制的概念

1.1 電算化是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的重大變革

以1983年為分水嶺，以這以前是研究和準(zhǔn)備階段，以進(jìn)行單項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算為主，缺少與之相匹配的工具軟件和專業(yè)人員。1983年以后，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化也得到了飛迅發(fā)展。在法律法規(guī)上來(lái)看，從《會(huì)計(jì)核算軟件管理的幾項(xiàng)規(guī)定（試行）》，到《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》等法規(guī)的頒布實(shí)施，為我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化發(fā)展指出了規(guī)范的發(fā)展方向。目前，市場(chǎng)上出現(xiàn)了一系列的實(shí)用、高效的財(cái)務(wù)軟件，信息的處理和分析日趨專業(yè)智能化。它既適應(yīng)了會(huì)計(jì)工作發(fā)展的需求，也為企業(yè)帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)效益。因此其內(nèi)部控制顯得尤為重要。

1.2 會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的概念

會(huì)計(jì)電算化是建立在計(jì)算機(jī)理論和會(huì)計(jì)原理及成本與管理會(huì)計(jì)等理論基礎(chǔ)上，對(duì)手工會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理、收集、存儲(chǔ)、傳輸以及報(bào)告方式進(jìn)行重大變革后建立的新型的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，在一定程度上對(duì)原有內(nèi)部控制制度造成了沖擊。會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制是指企業(yè)在電算化環(huán)境下及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯(cuò)誤、故障以及舞弊等現(xiàn)象而采取各種有效的措施，以確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。分為總體控制和應(yīng)用控制兩部分。總體控制是指對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的組織、開(kāi)發(fā)、引用等方面的控制。應(yīng)用控制是對(duì)具體的應(yīng)用系統(tǒng)的程序而設(shè)置的各種控制措施，包括輸入控制、處理控制和輸出控制三個(gè)方面。

2 會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響

2.1 控制對(duì)象變化的影響

手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制著重通過(guò)憑證傳遞，規(guī)定各個(gè)工作點(diǎn)的任務(wù)，對(duì)所有工作點(diǎn)進(jìn)行內(nèi)部控制。會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理顯現(xiàn)出開(kāi)放、共享、分散的特點(diǎn)，因此企業(yè)的內(nèi)部控制不僅再局限于企業(yè)的內(nèi)部，而且使財(cái)務(wù)管理從靜態(tài)走向動(dòng)態(tài)，加之遠(yuǎn)程通信技術(shù)的優(yōu)勢(shì)可實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息處理的實(shí)時(shí)控制。如，遠(yuǎn)程轉(zhuǎn)賬、資金調(diào)度等。使原來(lái)需要許多人完成的工作，現(xiàn)在可能只要一個(gè)人在某臺(tái)終端機(jī)上就能完成。在電算化環(huán)境下，由于無(wú)紙化交易等處理模式的應(yīng)用，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)被儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)上，會(huì)計(jì)各項(xiàng)信息處理業(yè)務(wù)都靠計(jì)算機(jī)操作來(lái)完成。再者，由于會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，所以其內(nèi)部控制還包含系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程控制、軟硬件環(huán)境控制、安全保密控制、會(huì)計(jì)軟件維護(hù)控制以及數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的正確性控制等。所以導(dǎo)致內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的對(duì)象由人工控制向人機(jī)控制相結(jié)合轉(zhuǎn)變。

2.2 內(nèi)部控制形式改變的影響

實(shí)現(xiàn)電算化后，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用提供了先進(jìn)的控制技術(shù)，且電算化程度越高，程序化控制的要求就越多。原始數(shù)據(jù)的收集、審核、輸入由會(huì)計(jì)人員操作，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄和加工、報(bào)表的生成和查詢、報(bào)表數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系檢查等已移入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部，由機(jī)器自動(dòng)完成。在系統(tǒng)安全可靠，沒(méi)有非法操作的情況下，是不可能出現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象的。這樣，計(jì)算機(jī)控制取代了許多手工會(huì)計(jì)條件下的人工控制，克服人工控制的隨意性，并且比單純的人工控制更嚴(yán)格、更可靠。所以，手工條件下的一些控制措施就失去了意義。

2.3 存儲(chǔ)介質(zhì)變化的影響

在手工會(huì)計(jì)核算中經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均記錄于紙上，分為原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表，可以運(yùn)用簽蓋章等控制措施，形成資料原件。這些原件如果被修改，很容易識(shí)別出修改的痕跡，具有直觀性和可追溯性，是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一大特點(diǎn)。在電算化條件下，數(shù)據(jù)和信息存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)中，無(wú)法直觀地看見(jiàn)。如果磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)被篡改，很難辨別所謂的原件。再者，由于數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員可能不留痕跡地瀏覽，甚至復(fù)制、偽造、銷毀所有數(shù)據(jù)文件。因此，在電算化環(huán)境下對(duì)數(shù)據(jù)和信息的保護(hù)變得更加重要。

通過(guò)以上簡(jiǎn)要分析看出，會(huì)計(jì)電算化使會(huì)計(jì)內(nèi)部控制體系出現(xiàn)了一系列有利也有弊的變化。許多手工環(huán)境下行之有效的內(nèi)部控制措施已不能滿足新形勢(shì)的要求。必須針對(duì)現(xiàn)在新的形勢(shì)、新的環(huán)境，強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度。

3 強(qiáng)化電算化內(nèi)部控制的措施

3.1 強(qiáng)化組織機(jī)構(gòu)和人員控制

組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置是否合理有效直接影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理效率。會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)要按照不相容職務(wù)相分離的原則，通過(guò)崗位設(shè)置和權(quán)責(zé)劃分建立相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來(lái)保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、可靠，減少發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊的可能性。嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的人事管理制度，關(guān)鍵崗位要實(shí)行定期輪換制。企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)造良好的文化氛圍，保證各個(gè)崗位人員權(quán)利和義務(wù)相適應(yīng)，定期考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，激發(fā)員工的工作熱情和積極性。

3.2 強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)的作用

內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，是內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的重要方法。電算化環(huán)境下，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系涉及到系統(tǒng)維護(hù)、程序操作、會(huì)計(jì)人員等方面，既要保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量、系統(tǒng)安全，更要保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整，及實(shí)施控制的有效性、效益性。因此，要提升內(nèi)部會(huì)計(jì)審計(jì)人員的綜合素質(zhì)，在電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中要有內(nèi)部審計(jì)人員參加。定期對(duì)會(huì)計(jì)工作流程進(jìn)行審計(jì)：檢查電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理過(guò)程是否合規(guī)；憑證附件是否完整規(guī)范，電子數(shù)據(jù)與書面資料是否相符；不合要求或錯(cuò)誤的賬表是否及時(shí)更正或調(diào)整；磁性存儲(chǔ)介質(zhì)保存是否安全；能否預(yù)防非法修改歷史數(shù)據(jù)等。針對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制，提高系統(tǒng)的安全性和可靠性。在審計(jì)方法上，可以結(jié)合傳統(tǒng)審計(jì)方法，綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)外部審計(jì)法、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)審計(jì)法等科學(xué)方法，發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的作用。

3.3 強(qiáng)化系統(tǒng)操作管理制度

制定會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作管理制度，嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程。包括系統(tǒng)使用管理、上機(jī)操作規(guī)程、業(yè)務(wù)處理程序等。從制度上界定操作人員的工作職責(zé)和權(quán)限，以規(guī)范操作人員的行為，保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)安全可靠的運(yùn)行，利于內(nèi)部控制制度的執(zhí)行。制定已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證未經(jīng)審核登入機(jī)內(nèi)賬簿的措施。制定防止機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)被惡意篡改的措施。制定日常上機(jī)操作日志制度，記錄每天的上機(jī)操作情況，預(yù)防重復(fù)操作、漏操作和誤操作等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

3.4 強(qiáng)化數(shù)據(jù)輸入、處理、和輸出的控制

只有輸入正確的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，才能保證輸出的會(huì)計(jì)信息的正確。要建立起完善的審核機(jī)制和安全有效的數(shù)字簽名制度，特別要針對(duì)一些軟件無(wú)法查出的錯(cuò)誤進(jìn)行認(rèn)真的審核。保證數(shù)據(jù)的處理方法和過(guò)程都規(guī)范化，維護(hù)系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性，這樣才能保證會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。數(shù)據(jù)處理控制，是對(duì)計(jì)算機(jī)程序?qū)?shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行控制。系統(tǒng)要有確認(rèn)數(shù)據(jù)經(jīng)復(fù)核后才能入賬的控制；及時(shí)發(fā)現(xiàn)或防止數(shù)據(jù)丟失、重復(fù)或出錯(cuò)的控制；對(duì)已入賬的憑證，只提供留有修改痕跡的控制；拒絕更改機(jī)內(nèi)已生成的報(bào)表數(shù)據(jù)的措施等。輸出控制是指審查輸出的數(shù)據(jù)是否完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，能否滿足數(shù)據(jù)使用者的要求。輸出的會(huì)計(jì)資料要按規(guī)定登記保管。有輸出格式控制、打印輸出控制和網(wǎng)絡(luò)傳輸控制等。

3.5 強(qiáng)化安全保密控制

程序的安全關(guān)系到系統(tǒng)的運(yùn)行，數(shù)據(jù)的安全牽涉到財(cái)務(wù)信息的完整和保密。因此要做到程序和數(shù)據(jù)不丟失、不損毀、不泄露，不被非法入侵，會(huì)計(jì)軟件要進(jìn)行編譯或加密處理。非系統(tǒng)維護(hù)人員不得接觸源程序和加密文件，防止出現(xiàn)程序被破壞的可能。程序要做好備份，以備系統(tǒng)重安以及恢復(fù)數(shù)據(jù)恢復(fù)和重建的需要。制定具體的防病毒措施，采取形式多樣的預(yù)防措施。如果確需使用公共軟件或共享軟件及所有來(lái)不明歷的存儲(chǔ)介質(zhì)，必須經(jīng)過(guò)病毒查殺后才能使用。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行病毒檢測(cè)，及時(shí)升級(jí)本系統(tǒng)的防病毒產(chǎn)品，加強(qiáng)軟件自身的防病毒能力，充分發(fā)揮病毒防火墻的功能。重要的數(shù)據(jù)應(yīng)加密存儲(chǔ)或以密碼的形式在網(wǎng)絡(luò)中傳輸。

3.6 強(qiáng)化文檔資料管理的控制

檔案資料是會(huì)計(jì)信息最原始、最可靠、最根本的憑據(jù)，會(huì)計(jì)檔案保管工作是實(shí)施內(nèi)部控制的重要方式之一。必須嚴(yán)格依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》等制定電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度。嚴(yán)格崗位責(zé)任制，實(shí)行專人專崗。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定妥善保管。電子檔案要使用優(yōu)質(zhì)光盤記錄所有信息。按規(guī)定定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和復(fù)制，做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作。及時(shí)對(duì)本年檔案歸類整理，存檔的光盤需由系統(tǒng)管理員、檔案管理員和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。做好檔案保密工作。電算化檔案一般不得外借，如確因工作需要外借時(shí)，必須經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理相關(guān)的借閱手續(xù)。借閱人不得對(duì)檔案的數(shù)據(jù)和內(nèi)容進(jìn)行非法操作，歸還時(shí)還要注意進(jìn)行病毒查殺。更換電算化會(huì)計(jì)檔案管理員時(shí)，要辦理交結(jié)手續(xù)，編制交結(jié)清冊(cè)，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)交。電子檔案室要選擇干燥防水、防火、防盜、防磁的地方。室內(nèi)可安裝溫控設(shè)備，保持通風(fēng)透光，保持清潔。降低會(huì)計(jì)電子檔案毀損和丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

3.7 強(qiáng)化專業(yè)人員的培養(yǎng)

電算化內(nèi)部控制能否起到應(yīng)有的作用，很大程度上取決于會(huì)計(jì)人員的質(zhì)素。因此必須加強(qiáng)電算化綜合型人才的培訓(xùn)，對(duì)會(huì)計(jì)人員增加計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，這樣才能更好地進(jìn)行電算化的操作和控制。對(duì)電算化軟件的開(kāi)發(fā)人員和系統(tǒng)維護(hù)人員進(jìn)行必要會(huì)計(jì)知識(shí)培訓(xùn).使軟件的開(kāi)發(fā)和編制更符合會(huì)計(jì)核算工作的實(shí)際。這樣既可以緩解技術(shù)壓力，降低咨詢維護(hù)費(fèi)用，又能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的作用，推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)從核算型向管理型和智能型地轉(zhuǎn)變。

綜上所述，隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的發(fā)展，要建立和完善更為科學(xué)的與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制體系，既是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)部要求，也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要手段。

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