淺談辦公自動化系統在醫院管理中的發展現狀

摘 要：辦公自動化系統（OA系統：OFFICE AUTOMATION）是利用先進的計算機網絡技術為載體，代替原先的手工辦公模式，進而實現辦公自動化處理，提升辦公的效率的計算機系統。隨著醫院技術和規模不斷發展壯大，醫院管理者每日上傳下達的文件不計其數，而OA系統是通過計算機網絡實現虛擬的管理工作平臺，對行政管理和各職能部門的業務管理等事務進行全面、系統的管理，大大減少醫院辦公成本，節約人力資源，從根本上提高醫院辦公效率。

關鍵詞：辦公自動化系統；數字化醫院；醫院管理

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 14-0000-01

在面對日新月異的網絡時代，大家紛紛利用信息技術，強力打造自身的“數字化醫院”，以便適應未來醫療管理發展的需要。醫院是一個集醫教研為一體，面向社會的綜合服務性的機構，醫院的內部日常行政事務繁雜，綜合工作量很大，而辦公自動化的發展大大減輕了醫院行政職能部門人員的勞動強度，有效地提高了醫院的辦公效率，從而提高了醫院的綜合管理水平。

OA系統顛覆的以往的行政辦公的內容和方式，從以前的文檔處理和工作流為主的管理方式，發展成為以知識的共享和交流，增強協作和團隊精神的協同化的辦公和服務工具。

一、辦公自動化對醫院整體信息化建設的重要性

信息化建設是醫院的一項重要硬件設施，它將提升醫院整體對外的競爭力，提高工作效率，減輕成本，壯大醫院現代化的規模。

信息化的目的就是通過計算機將醫院行政辦公的工作模式使醫院各部門工作人員方便地共享信息、高效地協同工作，服務于病人，從而達到提升醫院管理水平，提高醫療服務質量。通過網絡實現虛擬的管理工作平臺，建立統一的協同辦公系統。作為整個醫院信息系統的重要組成部分，辦公自動化建設顯得尤為重要。

辦公自動化建設的完善，使醫院信息系統更趨向或建立起區域性醫療信息系統，在微觀上提高醫院的醫療服務的質量和行政辦公效率，改進醫院管理，實現了醫療信息共享；在宏觀上可為醫院信息系統向市區、省內乃至全國醫療衛生行業、疾病預防控制中心和醫療管理等公共衛生領域拓展，提高遠程會診、遠程監測和遠程教育或提高病人預約掛號、隨訪跟著調查及其他相關信息服務。

二、醫院辦公自動化的應用

由于醫院信息化建設涉及到醫療、護理、醫技、藥品、科研、財務、行政等多個方面的管理工作，而辦公自動化又是信息系統建設的起點，在整個信息系統的總體設計與規劃過程中有很好的指引性，必須要有目的的有計劃的進行設計與開發，這對信息系統穩定運行以及安全性的內外網之間的數據轉化具有重要的作用。因此，要想確保信息化建設的順利成功實施，快速推進數字化醫院建設，必須全面了解和把握OA項目實施的基本策略，確保各操作環節的有序可控，規避各種不利影響和風險，以期達到最佳的實施效果。

辦公自動化主要分為三部分，一個是公文流轉辦公的自動化，一個是日常行政事務管理的自動化，一個是醫院信息共享交流的平臺。醫院OA系統使醫院各部門工作人員方便地共享信息、高效的協同工作，這是醫院信息化規劃和建設的熱點課題之一。

（一）公文流轉辦公的自動化

公文管理包括醫院的內部發文、外來文件收文。具體有擬稿、辦理、傳遞、審核、會簽、簽發、登錄、跟蹤、監控、催辦、督辦、查詢、統計、打印、自動歸檔等功能。OA系統是以工作流引擎為底層服務定義的特殊工作流模塊，主要負責實現內部公文管理電子化，由電子行文代替手工行文，解決以往紙質文件傳遞的延時性及成本高、辦理情況不易于跟蹤，辦理結果不利于查閱等問題。OA系統實現了收文管理和發文管理及文件送審簽等辦理過程的自動化，利用工作流引擎可靈活設定公文流程，自動進行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔。

（二）日常行政事務管理的自動化

醫院辦公自動化是以通訊和協同操作、協調運行為技術基礎，在這種機制下，日常行政事務，如：車輛管理、資料管理、資產管理、物品管理、問卷調查、網上調查、會議管理、日程安排、出勤管理、排班管理、手機短信通知等功能都在網絡環境下實現。每個員工可以再根據上級授予自己的權限，了解和自己相關的工作。如上級交代的事情、自己需要完成的事情、需要和別人合作的事情、或需交由別人完成的事情。

以往醫院下發通知、發布公告等都需要大量印制紙質材料，并且全院范圍內到處奔跑下發，浪費了大量的人力、物力和時間。辦公自動化，可以實現一對一、多對多、一對多等多種方式的交流，不但提高了機關部門之間的事務辦公處理能力，還可以讓員工在不同的時間、地點接收到醫院工作信息，使得信息傳遞更加便捷、工作流程更加緊湊。

（三）醫院信息共享交流的平臺

信息是決策的基礎，沒有全面、準確的信息作為支撐。信息共享交流平臺提供了跨越組織的信息管理模式與按組織的信息管理模式。它實現了信息與知識的發布、共享、積累、利用與創新的全過程管理，便于積累知識、傳遞信息，為領導者節省大量傳遞信息、查找信息、管理信息的成本。

OA系統處理日常辦公包括院領導日常處理請示報告審批，院行政事務的通知，與臨床醫技部門的信息交流等等。外網（Intemet），用于向廣大公眾提供信息服務，宣傳醫院及專家信息、網上業務等等。

三、醫院辦公自動化現狀

衛生部統計信息中心數據統計，目前我國85%以上的醫院建立了MIS（信息管理系統），50%的醫院實施了CIS（臨床信息系統），30%的醫院使用了電子病歷，15%的醫院上了OA系統。同時，在全國333個城市中，僅有1/6開展了區域衛生信息化建設，只有部分城市實現了醫療機構之間數據交換和信息共享。如果說醫院的信息化應用前景廣闊，那么辦公自動化的現狀不容樂觀。

很多醫院早早的選擇了一套OA系統，以為就萬事大吉了，卻沒有以辦公的實際為出發點和落腳點，將辦公自動化帶入日常的工作中，并沒有將OA系統的優勢真正的發揮出來。只有將OA系統依托于人的使用，將先進的管理思想融入OA系統，并在OA系統的運行過程中不斷總結、分析工作中的缺陷，從而梳理、規范和優化流程，才能夠借助OA系統作為平臺和工具，來提高醫院的辦公效率和管理水平。

四、醫院辦公自動化的前景

“十二五”期間深化醫藥衛生體制改革規劃對衛生信息化提出了全面發展的目標和任務要求，建設目標明確、工作任務具體、作用和地位十分重要。但隨著人們對醫院信息化建設的重視，以及對辦公自動化建設的重要性和必要性認識的逐步提高，在未來的幾年里，全國醫療行業將會掀起辦公自動化的應用熱潮。

五、醫院辦公自動化的建設要點

OA系統是數字化醫院建設的一個重要組成部分，是利用先進的計算機、通訊、網絡技術，以實現醫院行政辦公應用為目的，覆蓋整個醫院各部門的協同辦公平臺和軟件的醫院行政管理體系。它的運行結果就是積累了數量龐大的電子數據，特別是一些部門、個人從事各類管理和生產等活動的信息記錄等核心數據，這些數據不是具體實物，而是抽象的數據，一旦出現了計算機軟硬件故障、自然災害、人為破壞等情況，數據極易發生丟失不可恢復的損壞；有時候，如果被黑客入侵也會造成信息外泄、毀壞、造成不可估量的損失。數據安全防范成為了一個重中之重的問題。

六、結束語

目前全國醫院的信息化建設進入了飛速發展期，相繼投入使用了醫院信息系統發（HIS）、臨床信息系統（CIS）、醫學影像存檔與傳輸系統（PACS）、檢驗信息系統（LIS）和電子病歷（EMR）等各種醫療收費系統、管理系統和信息處理系統，并取得了豐富的應用經驗和較好的使用效果。辦公自動化系統的應用將醫院工作人員從紛繁、雜亂、低端的工作中釋放出來處理更有價值、更重要的工作，整體提高了醫院辦事服務效率和對信息的可控性，使醫院管理趨于完善，提高執行力，最終全面提升醫院對外的市場競爭力。通過OA系統的實施，能全面貫通醫院內部管理脈絡，通過對各職能部門辦公要素的整合，實現了工作流、信息流和知識流的管理整合，信息流通加快，辦公流程規范，服務效率提高，辦公成本降低，為醫務工作人員提供一個科學、開放、先進的信息化辦公平臺，輕松實現辦公自動化。最重要的是以人為本，更好的為病人服務。

參考文獻：

[1]胡桂周.許統亮醫院辦公自動化建設對提高管理工作的意義[J].中國醫療設備，2011，02.

[2]陶德超.辦公自動化的現狀與發展[J].信息與電腦（理論版），2011，09.

[3]顏雨春，周典，朱啟星.數字化醫院建設與管理.