淺談電子商務運營模式下的企業物資管理

摘 要：隨著計算機網絡技術以及信息技術的飛速發展，電子商務作為一種新型運營模式在企業物資管理中的應用越來越廣。其不僅具備信息準確、操作快捷、功能全面等優點，而且能夠降低采購成本，提高采購效率，增加企業效益。本文主要對電子商務運營模式下的企業物資管理問題進行了淺談。

關鍵詞：電子商務；企業物資管理；注意事項

中圖分類號：F724.6；F272 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 14-0000-01

電子商務主要指通過互聯網技術而開展的商品、服務、金融交易以及生產、交換、消費、投資等一系列經濟活動。電子商務運營模式下的企業物資采購能夠快速、準確地為物資管理人員提供內容豐富，種類齊全的物資信息，物資采購人員無需尋找物資采購地，只要在互聯網上上輸入采購物資，即可獲得來自不同地區和不同商家所銷售的物資信息，并且物資采購人員可以通過互聯網進行詢價、議價和定價，從而避免了許多交易中繁瑣的中間環節，有效地降低了采購成本，同時提高了采購效率和物資質量，規范了采購流程。電子商務采購管理應注意以下內容：

一、采購環節的管理

（一）采購申請和審批流程。采購環節最初需要進行編制需求（采購）計劃和提出采購申請。采購部門主要參照采購計劃進行物資采購，以維持正常的生產經營活動。若編制的采購計劃偏離實際需求造成物資短缺或過量，甚至無法跟上生產進度，就會影響企業的正常生產秩序。為避免這些問題出現，可從三方面著手加強管控：一是生產、經營、項目建設等部門，應參照實際需求編制采購計劃。二是基于年度生產經營計劃和企業發展目標，結合現有庫存量，通過物資管理平臺合理布設采購計劃，避免過量采購或物資短缺。三是采購計劃應納入采購預算管理，經相關負責人審批后，作為企業剛性指令嚴格執行。

電子商務環境下的物資采購和管理具有它的優勢所在，但是真正實施起來也存在一些實際困難，因此怎樣運用電子商務進行物資管理工作十分關鍵。盲目使用不僅不能方便物資的管理，還可能因管理混亂而引起物資供應和管理問題，造成工程因材料供應不及時而發生問題，釀成大錯。因此，加強網絡物資信息收集、網絡詢價議價、采購運輸、到場配發等環節，是企業和物資采購人員應當加強的。如果企業缺少相對完善的物資請購制度和審批流程，就無法合理控制采購量，可能會破壞企業的生產經營秩序。采購申請指的是企業生產經營部門基于物質需求和采購計劃提出采購申請。主要管控措施是：首先，確立物資請購制度，依據購買物資或接受勞務的類型，授予相應歸屬部門請購權，分清各關系部門的權責范圍，明確請購流程；其次，請購人員和部門必須根據成本預算和市場行情提出采購申請，依照規定辦理請購手續；再次，負責審批請購單的管理部門必須按成本預算嚴格審查請購單，檢查采購申請是否與采購計劃和生產經營需求相符，采購內容是否健全，物資量是否超預算等，如采購申請超預算或與上述要求不符，可不予審批。

（二）合理選擇供應商。采購方的生存和發展與供應商的實力、行業信譽和產品質量密切相關。應合理選擇供應商，并與其保持長期的戰略合作伙伴關系，企業要堅持完善供應商準入制度和相應的評估制度，在政策方面適當給予優秀供應商一定的優惠，確保供貨源穩定可靠，促進企業經營生產活動可持續發展。

（三）控制采購價格。要完善采購定價機制，通過協議采購、招標采購、詢比價采購、動態競價采購等途徑，對所采物資進行合理定價；采購部門必須深入剖析大宗物資的成本構成，通過市場調研，時時關注其價格波動情況，并根據其市場價格波動規律分析其供求關系和市場行情，構建采購價格數據庫。

（四）建立采購合同內部審查制度。首先要審查采購合同的內容。檢查合同內容是否嚴密、完整，是否符合法律規定。如當事人的姓名、住所；合同價款或報酬；雙方約定的地點、期限、履行方式；違約責任和爭議解決方式等。其次要審查采購合同產生的過程。合同產生過程的審查實際是對合同產生的必要性、效益性進行審查。如審查采購方式是否符合企業實際；審查采購計劃、物資定價和資金分配過程；審查供應商選用及開標過程。再次是審查采購合同的履行情況。重點審查驗收環節和結算環節的工作流程，也就是審查采購標的物的數量和質量是否與采購合同中的具體要求相符，是否根據規定預留了質量保證金等。

二、驗收環節的管理

該環節的主要工作內容是健全采購驗收制度，規范驗收流程。首先，采購、驗收兩大部門必須相互分離。其次，規范驗收流程。指派專人或指定驗收部門對照請購單和合同條款逐一核查物資規格、品種、質量和數量，審核通過后編制計量報告、驗收報告及驗收證明，并辦理接收手續。再次，及時上報存在問題的物資，深入調查問題根源并妥善處置。最后，健全退貨管理制度，明確告知退貨的條件和手續，規定貨物出庫、退貨款回收等相關內容。

三、付款環節的管理

在付款環節，如果付款方式不當，不嚴格審查付款流程，致使付款金額超預算，企業不僅將因此蒙受經濟損失，信譽度也會降低。為避免此類問題發生，可從三方面著手加強管控：一是健全預付賬款及定金的授權審批制度；二是嚴格審批流程，采購預算、合同、審批程序、驗收手續、發票等手續通過審核后才允許辦理付款；三是定期與供貨商審計核對應付款項和票據，如有賬款金額與實際不符，應立即核查糾偏。

四、結語

總之，激烈的市場競爭在給企業帶來發展機遇的同時，也使企業承擔著更大的經營風險。企業在生產經營過程中，首先要想方設法降低成本投入，規避采購風險，才能進一步擴大利潤空間。而企業的市場競爭能力和利潤收益主要取決于采購部門是否能有效運作。鑒于此，企業要堅持強化物資采購的風險控制和管理力度，運用網絡技術構建現代化信息網絡，深入市場調研，準確把握市場行情；要完善采購管理制度，提高采購部門的從業素質和業務水平；同時要選擇合適的供應商，確保物資質優價廉，在實踐中摸索出一套適合自己的有效控制企業采購風險的新模式。

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