計算機軟件在企業辦公自動化管理上的應用

摘 要：隨著計算機網絡技術的發展，給人們的生產生活帶來了極大便利。計算機軟件越來越多的應用于企業辦公中，，方便了企業的自動化管理，提高了企業的運營效率。本文作者闡述了計算機軟件在企業辦公自動化管理應用中的積極作用和意義，并分析了計算機軟件是如何應用在企業辦公自動化管理中的，為企業實現辦公自動化管理提供了參考模式。

關鍵詞：計算機軟件；企業辦公；自動化管理

中圖分類號：TP319 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 14-0000-01

雖然中國的發展速度很快，自改革開放以來，中國的經濟飛速發展，并成為了僅次于美國的全球第二大經濟體。但是我國的企業自動化管理起步較晚，相對于國外而言，我國企業的管理制度還很落后，維持企業的正常運行還需要大量的人力和財力。而國外大部分企業都已經采用自動化管理，這樣大大提高了企業的效益，增強了企業的競爭力。所以，中國應加快企業自動化管理建設的步伐，進一步提高企業的綜合競爭力，爭取早日與國際企業辦公管理文化接軌。本文探討了計算機軟件在企業辦公自動化管理中的應用方法，使計算機軟件應用能夠發揮更大的積極作用，為企業的長足發展提供了可操作性模式。

一、計算機軟件在企業辦公自動化管理中的應用所帶來的積極作用

（一）擴大了企業辦公區域，優化辦公環境。計算機軟件的應用擴大了企業的辦公區域，優化了企業的辦公環境。傳統的企業辦公需要大量的人力，每個業務人員有一個自己的辦公桌，所有的業務都需要手動操作完成，這樣既消耗了企業的辦公資源，還降低了企業的效率。而且人員操作的范圍非常有限，很大程度上限制了企業業務的發展。計算機軟件的應用不僅擴大了企業的辦公區域，比如一家建筑企業可以通過計算機網絡技術同時與多家材料供應商進行聯系和訂貨，擴大了業務范圍，提高了企業運作的效率。還優化了辦公環境，業務人員改變了單一的手動操作形式，運用多種方式結合辦公，提高了業務人員的辦公效率，給企業帶來更多的收益。

（二）降低企業的管理成本。計算機軟件的應用能夠降低企業的管理成本。上面提到的傳統的企業辦公需要大量的人力物力，這樣的管理方式提高了管理成本。那么計算機軟件的應用正好可以避免這些成本的付出。首先從人力資源的角度講，因為企業在實施自動化管理之后，不需要太多的業務人員，甚至在企業實現完全的自動化管理之后，不需要業務人員，也可以維持企業的正常運轉，這樣大大的減低了企業辦公的人力資源成本。其次從物力資源的角度講，企業實現自動化辦公之后，只需要運用計算機操作，不需要更多的材料，這樣大大降低了企業辦公的物力資源成本。綜上所述，計算機軟件的應用在企業的管理成本中具有重要的作用，能夠使企業實現成本最小，利益最大化的商業目標。

（三）激發企業個體創造力提高辦公效率。計算機軟件的應用能夠激發企業個體創造力，從而提高企業的辦公效率。每個企業都具有自己的研發部門，通過開發新產品以提高企業的競爭力，計算機軟件的應用能夠使研究人員的工作效率提高，從而激發他們的創造力，研究出更多的新產品和新軟件，提高企業的綜合競爭力。當然完全自動化的企業辦公需要業務人員具備較高的技能水平和知識文化，另外也必須要有嚴格的制度進行約束，對業務人員進行規范化管理，以保證業務人員的辦公效率，為企業做出更大的貢獻。

二、計算機軟件在辦公自動化管理上的主要應用

計算機軟件在企業辦公自動化管理上的應用是多方面的，筆者結合自己的實踐經驗，得出結論如下：

（一）安全。安全功能指的是計算機軟件能夠保證企業重要信息的安全。企業可以根據具體的業務設計不同的計算機軟件結構，并在企業內部設置權限管理，以保證企業的業務信息不對外泄露。對于機密重大的業務企業的高管人員要做好更加謹慎的保管工作，不能使機密外流，給企業造成損失。此外，對于對外流通的業務來說，企業可以根據業務單位的具體要求，允許相關的業務用戶實施必要的操作，總體來說，計算機軟件可以很好的提供保障信息安全的職能。

（二）連接。連接功能是指不同的公司之間或者公司內部之間的業務的勾連。對于大型企業而言，下屬會有很多的分公司，很多企業為了方便管理，而通過計算機網絡進行自動化辦公，在這種管理形式中就體現了計算機軟件的連接功能。在公司內部之間，一個業務是不可能單獨存在或者單獨完成的，它有很多業務是相互聯系的，傳統的業務傳遞方式通過報告和文件等等，這樣就會出現數據傳送不及時和傳送時間長等現象，給業務的操作造成了極大的不便。計算機軟件辦公的引入，由于它的連接功能，企業能夠很好的實現內部業務之間的勾連，提高企業業務的運作效率，為企業實現更大的效益。

（三）溝通。溝通功能是指計算機軟件辦公實現企業與用戶之間在線交流的職能。在企業辦公自動化管理中，企業和用戶通過計算機網絡這樣一個平臺，提供和傳遞更多有價值的信息。企業要虛心的接受人們提供的意見，及時改善自己的不足，才能夠更好的為人民服務。通過計算機網絡進行有效溝通可以使企業能夠更好的了解人們的需求，人們也能更好的享受自己的權利，實現企業和用戶利益的雙贏。

（四）協同。協同功能制的是協調各個辦公室網絡的職能。在這個功能中起主要作用的是計算機網絡管理中心。計算機網絡管理中心通過對每一個辦公室網絡的內容進行組合分析，不斷的編輯文檔資料，將各個辦公室的網絡內容進行協調，使計算機軟件所有的功能能夠正常運行。所以計算機軟件的協同功能是計算機軟件應用的基礎，是最基本的職能，所以企業一定要重視對辦公室網絡的管理協調，以促進企業的和諧發展。

（五）監控。監控功能指的是對計算機軟件的使用進行監督，主要的監督方面是事中監督，就是在計算機軟件使用的過程中做到很好的監督審核。企業應當成立一個計算機軟件監控小組，小組人員的專業技能要具備較高的水準，能夠及時的發現問題，并快速的提出解決方案，以保證計算機網絡的正常運行。另外，還要建立健全監管制度，出現重大事故必須做到責任落實到人，并進行嚴厲的處罰。這樣更好的管理企業，使企業得到長足的發展。

參考文獻：

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[作者簡介]李浪（1986-），男，重慶人，重慶市中冉信息產業有限公司，軟件工程師，助理工程師，學士學位，研究方向：軟件工程。