手機辦公系統淺析

摘 要：隨著社會的發展，作為通訊工具使用的手機也開始作為辦公的工具走進了人們的視線。本文簡單設計和說明了手機辦公的各種應用。

關鍵詞：手機辦公；OA；網絡

中圖分類號：TP317 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 14-0000-01

OA的英文簡稱是OFFICE AUTO，就是辦公自動化的意思。作為網絡時代的產物，與傳統辦公方式相比，其優越性主要體現在效率高，節省辦公費用等方面。當今社會，辦公自動化系統已經成為大中型企業必不可少的系統之一。

社會是發展的，企業的管理要求也不斷提高。僅僅是企業內部的辦公自動化系統已經不再滿足需要，如何實現無縫的，遠程訪問網絡辦公模式，成為迫不及待的需求。

隨著科技的發展，隨著智能手機等移動終端技術日趨完善，3G、4G、WIFI等無線網絡日益普遍，為手機辦公的實現提供了可能。手機辦公作為桌面辦公系統的一種有效延伸，可以克服空間和時間對辦公環境的限制，解決領導、經辦人員不在工作崗位造成的工作延誤，進一步提高公司的執行效能。

手機辦公系統可以包含公告，系統內部郵件，通訊錄，公司資源預約和審批等功能。本文對這些功能進行了簡單的設計和說明。

一、公告功能

公告功能主要實現辦公系統中的信息公告在手機終端上查看，包括了公告的列表信息和詳情信息。默認首先顯示公告列表，列表包括主題、發件人和時間，點擊“上一頁”、“下一頁”按鈕可以實現列表翻頁；點擊列表主題，進入公告詳情頁面，可以查看公告主題、公告發布時間、公告發布人和公告內容；點擊附件后，可以查看有無附件，點擊對應的附件名稱后下載該附件，并調用手機自帶閱讀器打開該附件；點擊閱讀狀態按鈕，可以查看該公告的已讀人員列表，顯示人員名稱和閱讀時間。

二、系統內部郵件功能

收件箱

以列表方式顯示辦公郵件收件箱，默認顯示主題、發件人、發送時間和閱讀狀態；列表支持翻頁功能；點擊郵件主題，顯示郵件詳情，支持附件功能。

發件箱

以列表方式顯示辦公郵件發件箱，默認顯示主題、收件人和發送時間；列表支持翻頁功能；點擊郵件主題，顯示郵件詳情，支持附件功能。

發郵件

按部門選擇收件人后，輸入郵件標題和內容，發送辦公郵件。

三、通訊錄功能

通訊錄主要分為公共通訊錄和個人通訊錄兩個模塊。

公用通訊錄

查看辦公系統中公用通訊錄列表，列表支持翻頁功能；列表顯示姓名、部門和電話號碼；點擊姓名后查看該聯系人的詳細基本信息。

通訊錄支持姓名、部門、號碼模糊查詢功能。

通訊錄支持號碼直接撥打電話、發送短信功能。

個人通訊錄

查看辦公系統中個人通訊錄列表，列表支持翻頁功能；列表顯示姓名、部門和電話號碼；點擊姓名后查看該聯系人的詳細基本信息。

通訊錄支持姓名、部門、號碼模糊查詢功能。

通訊錄支持號碼直接撥打電話、發送短信功能。

個人通訊錄支持刪除、修改和新增功能。

四、企業資源預約功能

企業資源預約功能可以包括會議室預約，辦公裝置預約和交通工具預約等功能。

1.會議室預約功能

可以根據會議室的空閑情況先行預約會議室。

2.辦公裝置預約功能

可以根據辦公裝置的空閑情況先行預約。

3.交通工具預約功能

可以預約或聯系公司的交通工具（手機特有的GPS可以定位）

五、審批功能

公文審批功能可以包含各種類型公文的申請，審批，退回和拒絕功能

例如請假，出差，報銷，耗材購買，業務公文的申請審批等功能。

審批功能說明如下：

（一）審批流程

申請：擁有該業務申請權限的人可以通過該系統輸入適當的申請信息，然后選擇該業務的下一個審批者（或者是通過系統配置，就可以省略），然后提交申請。系統將通過系統內部郵件或者短信提醒下一審批者。

審批：

擁有審批權限的人員接到郵件或短信通知后，可以即時通過手機在待審批文檔一覽眾，打開需要審批的文檔，輸入修改意見和簽名（電子簽名：指紋認證，手機簽字）。

通過審批但還有下一層審批的話，審批者還可以繼續指定下一個審批者。

拒絕審批的話，該公文審批過程將中斷。將郵件或短信通知所有參與過審批的人員，文件將被直接發回給申請人。

只是有所修改的時候，可以選擇退回。將郵件或短信通知上級審批人員，文件將被發回。

（二）系統中有待處理文件列表，已處理文件列表，草稿列表三種類型。

查看待辦發文列表，列表支持翻頁功能；列表顯示標題、發送人和發送時間；點擊標題后查看待辦發文詳情，支持正文、附件下載后直接打開；點擊“審批”按鈕后進入意見輸入界面，默認常用意見為“審批”、“拒絕”、“退回”，可以直接點擊常用意見輸入，意見輸入后點擊“下一步”進入流程環節界面，選擇流程“下一步操作”和主辦、協辦人后提交發文流程。

（三）請假申請

現代企業內部要求嚴格的考勤管理。通過手機上的請假系統，可以及時的進行請假申請。

例如用戶不在公司但又需要請假時，也可以通過手機申請事假，病假，代休，補休，年假等。比之口頭申請，電話申請，亦或是事后補申請單，更能滿足現代企業管理的需求。

（四）出差申請

用戶可以在出差前預申請出差費用和日程信息。包括開始日期，結束日期，住宿旅館，住宿費用，出差目的地，交通工具，交通費用等。在出差過程中，根據實際的情況通過手機上的出差系統修正出差信息，在公司的信息管理上將變得到更加實時有效。

（五）報銷申請

出差等需要報銷的情況可以使用報銷申請系統。例如在出差結束后，可以直接使用出差申請中填入的數據申請報銷。根據人員等級和所屬，以及報銷金額的大小可以設置不同的報銷流程?？梢韵胂?，在出差過程中我們就可以將相關報銷信息填寫完整，并把各種發票憑證通過手機照相上傳到系統中?；氐焦竞蠹纯梢粤⒓赐瓿蓤箐N。

（六）業務公文的流轉

大中型企業的負責人經常沒有固定的上班時間和地點，如果需要審批而負責人不在或者需要負責人立即審批的情況該如何處理呢？

通過手機辦公系統就能很好的解決這個問題。需要審批時，發送短信給審批人。審批人不需要電腦不需要網絡，直接通過手機即可完成公文審批的功能。實現了隨時隨地辦公的要求。

總之，隨著現代企業對管理要求的提高及人性化的考慮，隨著科學技術的不斷發展，各種遠程辦公系統的各種應用將不斷出現。手機辦公系統為企業提供了一套高效，經濟，易用，可擴展的辦公系統，必將成為未來的發展方向之一。

[作者簡介]蔣麗卿（1981.07-），女，計算機講師。