企業內控制度在應收賬款管理中的作用

摘要：企業應收賬款是指企業在經營過程中， 因銷售產品（ 商品） 或提供勞務而應向對方收取的賬款。隨著市場競爭的日益加劇， 尤其是在目前大部分產品供大于求、形成買方市場的形勢下， 企業為了占領市場、擴大銷售， 不得不采用賒銷的方式來銷售商品、提供勞務， 從而使應收賬款日益增多。

關鍵詞：內控制度； 應收賬款； 管理

前言：近年來， 企業應收賬款管理中暴露出的問題已引起了各方面的重視。所以， 盡快建立適合我國國情的企業應收賬款內部控制制度， 構建業務管理、風險管理、財務管理三位一體的管理控制平臺， 完善事前防范、事中控制、事后監督的控制體系， 實現對應收賬款全過程的有效監督和管理， 是迫切需要解決的問題。

1.當前企業應收賬款管理的主要問題

1. 1 思想上缺乏風險意識

由于石油企業長期以來一直處于國家高度集中的計劃經濟體制管理之下， 管理方式粗放， 市場經營意識淡薄， 市場交易行為較隨意， 不重視對應收賬款的管理， 形成虛假的財務會計信息資料， 使應收賬款成為人為調節產值和利潤的工具。

1. 2 監督機制不健全， 工作程序不規范

相當部分企業普遍存在重經營輕管理、重收入與利潤輕資金回收的現象， 短期行為嚴重， 一味追求規模和速度， 盲目擴大應收賬款的信用額度， 不重視對應收賬款的監控和回收； 有些企業甚至沒有最基本的內部牽制制度， 不相容職責也未按規定分離， 個別領導在未做客戶信用評估的情況下直接批準賒銷； 對應收賬款的回收， 沒有建立相應的監測和報告制度， 導致企業產生大量呆賬、壞賬。此外， 企業中普遍存在新官不理舊賬的現象， 也增加了一些應收賬款的回收難度。工作程序的不規范也是造成應收賬款風險的原因。

2.完善企業應收賬款內控制度的途徑

雖然應收賬款在加速產品銷售、加快企業運轉、迅速占領市場、加速獲取利潤等方面具有一定的促進作用， 但是在目前我國社會誠信機制尚不健全、企業內控制度尚不完善的情況下， 企業之間相互拖欠貨款的現象非常普遍， 嚴重地影響了企業的資金周轉及收益的實現， 甚至危及到企業的生存， 成為經濟運行中的一大頑疾。因此， 如何加強對應收賬款的管理已日益成為企業經營活動中重要的問題。

2. 1 形成對應收賬款的過程控制

要加強對應收帳款的管理， 就要嚴格執行不相容職務分離制度。做到：

（1） 銷售職能與賒銷審批應相互分離。有條件的企業應設立單獨的信用管理部門或配備專門的信用管理人員進行賒銷審批， 專門負責對客戶的信用進行事前、事中、事后的全程管理； 在一般情況下， 可以借鑒西方企業的做法， 聘請社會專業信用管理機構對客戶進行調查， 對企業進行信用咨詢指導。

（ 2） 在一些業務流程中應嚴格執行不相容職務分離制度， 比如記錄主營業務收入賬簿和應收賬款賬簿的人員不得開具發票、經手現金， 以防舞弊行為發生； 賒銷通知單簽發人員不得負責貨款的收取、貨物的托運（ 運輸） 等相關工作； 監督檢查評價內控制度執行情況的人員應不隸屬業務流程中的任何部門， 且不隸屬分管業務的領導。

2. 2 建立規范的授權機制

企業所有的賒銷業務， 只有經過內部有關部門的審計， 然后再按賒銷管理權限報有關管理層審批后， 方可對外賒銷； 企業可根據自身特點， 設立賒銷審批制度， 賦予不同級別的人員不同金額的審批權限， 各經辦人員只能在各自的權限內辦理審批， 超過限額的必須經上一級領導同意后方可批準； 對金額特別巨大的， 須報請企業最高領導批準， 或是進行集體決策。同時， 應落實好責任制度， 各經辦人員對自己經辦的業務要全過程負責， 企業則應根據其銷售業績特別是資金回款情況進行綜合考評， 并予以相應獎懲， 以避免銷售人員為片面追求銷售任務而強銷盲銷。

2. 3 建立健全賒銷業務內部審計制度

內部審計與監督是內部控制的重要組成部分，在內控系統中肩負著監督和糾偏的功能； 在應收賬款管理業務中， 內部審計也要貫穿銷售、記錄、收款和信息披露全過程， 找出業務流程中的薄弱環節和存在的問題， 幫助企業建立相對合理的賒銷內部控制制度， 以強化相應的管理。

2. 4 建立合同談判及完善條款的內部控制機制

合同是解決應收賬款的最主要憑據， 合同簽訂的完善與否是日后產生糾紛的主要原因。因此， 企業應嚴格規范和完善合同條款， 實行合同負責制。與客戶的業務商談， 應及時以書面合同、協議或備忘錄形式加以記錄； 簽訂合同時， 要嚴格按5合同法6規定認真審查對方簽訂合同的資格； 認真審查合同標的是否完整、正確， 特別是違約責任是否明確； 必要時可采取一定的債權保障手段， 如提供擔保、條件銷售、保險等； 還要明確責任經辦人、責任審批人， 并將有關資料備齊歸檔， 以備日后催款甚至訴訟之用。

3.對應收賬款形成后的控制

應收賬款形成后， 企業不能消極地等待對方主動付款， 而應當經常對其進行動態跟蹤與分析， 加強日常監督與管理， 隨時掌握應收賬款情況， 以便做出科學決策。

3. 1 建立應收賬款跟蹤分析制度

應收賬款形成后， 企業必須考慮如何按期足額收回。這樣， 賒銷企業就有必要在收款之前， 對該項應收賬款的運行過程進行追蹤分析， 包括對客戶的持續經營狀況、償債能力的調查了解， 及時摸清客戶現金持有量及調劑程度能否滿足兌付的需求。對那些已過信用期的應收賬款， 要詳細調查了解其拖欠的原因， 對欠款金額大、掛賬時間長、經營狀況差的客戶應當從信用名單中除名， 今后不再對其賒銷。同時， 可采取一些必要措施， 如要求對方提供擔保等來保證應收賬款的收回。

3. 2 建立定期對賬制度

企業財務管理部門應根據業務量大小及時間等因素對應收賬款定期進行核對， 定期向客戶發出對賬函， 由雙方當事人簽章認可， 作為具有法律效應的對賬依據， 而不是口頭承諾； 尤其是對有疑問的賬款必須及時核對， 如發生差錯應及時進行處理， 這樣可避免雙方賬務上的差距像滾雪球一樣越滾越大， 造成呆賬和壞賬的現象。

3. 3 完善壞賬準備制度

按照現行會計制度規定， 企業應遵循謹慎性原則， 對壞賬損失的可能性預先進行估計， 并建立彌補壞賬損失的準備金制度。企業可根據客戶資信、賬齡、金額、收回難易程度等因素， 確定一個合理的壞賬準備金提取制度。壞賬準備的提取方法可根據需要由企業自行決定， 但應注意按照現行的標準確認壞賬， 嚴格履行規定的審批程序審批壞賬， 并及時對壞賬進行賬務處理， 沖銷已提取的壞賬準備。

3. 4 建立應收賬款內部上報制度

企業對應收賬款應實行統一集中管理機制， 并形成逐級上報制度， 上報內容包括對應收賬款的構成、回款記錄、賬齡、拖欠原因等， 上級業務管理部門要做好監督， 指導、調控下級辦理賒銷業務的各個環節、程序， 對抵債物質和呆賬、壞賬的核銷要嚴格履行審核程序。

4.結論

應收賬款的管理是一個系統工程， 需要企業內部各個職能部門之間相互協調、相互配合、相互監督、相互制約， 形成一個應收賬款的管理組織體系，共同協作， 多管齊下， 才能有效地防范和化解企業應收賬款存在的風險， 收到良好的控制效果。（作者單位：銅陵有色金屬集團股份有限公司）

參考文獻

[1]尹紹良. 芻議應收賬款的風險控制. 天津經濟， 2006， 142（ 3） ： 26

[2]張丹鴿. 論應收賬款管理. 商業經濟， 2006， 275（ 2） ： 63