論高校教學秘書在高職院校教學管理中的重要性

摘 要： 教學秘書是高校系級教學管理的主要力量之一，教學秘書的工作在線教學管理和高校教學評估工作中起著十分重要的作用。本文旨在通過論述教學秘書的工作內容，談談教學秘書應該具備的能力及其在高職院校教學管理的重要性。

關鍵詞： 教學秘書 工作內容 高職院校教學管理

高職院校的教學管理工作是整個學校的教學行政工作的重要組成部分，在學校實現辦學目的的過程中起到特殊且十分重要的作用。高職院校的教學管理隊伍包括各學院主管教學的院長、各系主管教學的副主任、教務處管理人員和教學秘書，其中，教學秘書是高職院校的教學管理隊伍的重要組成部分。

一、教學秘書的工作內容

（一）教學檔案的管理

教學檔案的管理是學院檔案管理的重要組成部分，主要是負責對教學計劃、教師業務檔案和考試試卷等文件資料的建檔和保存。在學期初，收集各門課程的授課計劃、教案和教學聘任書。在學期中，對學生評教意見進行反饋、總結教師評學。在學期末，對教學大綱、考試試卷、備課筆記、畢業論文及教師教學科研成果等教學資料進行管理。

（二）教學日常工作的管理

教學秘書日常的教學管理工作主要有：下達教學任務并對所下達任務進行合理安排，有效完成教學任務的任務聘任工作；下發排課的特殊要求通知，收集排課、多媒體教室的使用申請表，順利完成課表的編排工作；提前完成上課所需要使用到的材料（如課表、進程表、教材等材料）的下發，及時做好教師的調、停課安排，組織安排學期考試，以及學生的學籍注冊，保證教學工作的順利進行。積極組織召開教師和學生座談會，對教師的調、停課進行統計，申報并統計教師的科研項目，做好教學會議的記錄，下發英語、計算機等級考試通知以保證報名繳費工作的順利進行，組織安排學生的英語計算機等級考試，做好下學期公選課的申報工作。除了這些日常教學工作之外，還要組織安排學生評教、教師評學、督導評課等評估工作，及時進行教學情況的通報，做好考試試卷的收集及印刷工作。學期結束后，還要完成學生成績的錄入工作，以及收集和整理教師的教案、授課計劃、備課筆記，整理和歸檔學生的實驗報告、畢業論文等工作。

（三）教學信息傳遞的管理

上情下達、下情上傳的信息傳遞工作是教學秘書的重要工作之一，即對校領導、教育主管部門所下達的各項方針政策、規章制度能做到及時、準確且完整地傳達給各院系的各教研室及全體師生，為了能夠快速、有效且準確地傳遞相關信息，一般都需要教學秘書建立一個信息傳遞體系并對其進行管理。在傳遞信息時，信息傳遞的方式可以多種多樣，一般都采用教師、學生QQ群、電子郵件、飛信及紙質稿件等形式。教學秘書作為信息的管理者，必須做好信息的更新工作，并利用信息平臺及時進行溝通和協調。

（四）教學考務工作的管理

所謂的考務工作是指學期初的補考、英語及計算機的等級考試、學期末的結課考試等考試的安排工作。在考試前，教學秘書要做好考試科目的精確統計，將通知下發到各個相應的班級，制定考試時間、地點的安排表，根據各個班級的具體人數確定考試的教室及監考人員，組織學生進行考風考紀的教育，審核學生的考試資格，為暫時不能參加考試的學生辦理好緩考手續，隨機編制學生的考試號，讓每個學生在參加考試時按照考試號就座。在考試進行過程中，進行考場的巡視工作，加強考場的紀律，按要求解決考試過程中所發生的突發事件。在考試結束之后，通知各任課教師及時完成試卷的批閱、學生成績的錄入工作。

（五）教學質量的管理

教學秘書在平時，就要廣泛地收集來自學生、教師及督導組專家等的信息，及時傳達督導組專家的聽課意見，及時反饋學生評教的意見給任課教師，對教師的教學質量進行全面的評議和科學的分析，并對評教評學活動的各個環節進行檢查，發現問題時應及時進行反饋，對教學運行的全過程實施全程的質量監控。[1]

二、教學秘書應具備的能力

（一）信息處理的能力

學校的教學事務繁重而瑣碎，教學秘書面對著這大量的信息、資料和文件要及時理出頭緒，分清輕重緩急。雖然工作繁雜，卻是有章可循的。教學秘書可以按照“急事急辦、特事特辦、獨立完成工作協調”的原則，做到事前有計劃有余地對手頭上的工作進行分門別類的整理，還應當考慮到各院系與學校整體的關系，根據實事情的緊急性、實效性的不同，對不同的材料進行分類和存檔，做出合理安排，并及時上報領導批準。

（二）管理能力

教學秘書可以說是教學工作最基礎的管理者和執行者，在日常教學的管理工作中一定要認真且果斷，制定一定的工作流程，簡化事情，做到更好地服務學生和教師。教學秘書在繁雜的教學管理工作中，還應時刻保持頭腦清醒，發現問題要及時解決，本著客觀、公正的態度處理事情，加強各個環節的督促與檢查，充分發揮自己的管理才能，以保證教學工作能夠有序地進行。

（三）溝通協調能力

教學秘書的重要工作之一就是信息的傳遞，在這過程中，教學秘書就該做好溝通協調工作。教學秘書于各個部門、各個方面的人員交流信息，既要聯系院系領導又要聯系各個部門，同時還要聯系全體教職工和學生，肩負著教學安排的重任，由于不同的教學秘書有著不同的個性，其工作的內容也不盡相同，所形成的文化氛圍也是不同的，要根據各個目標全體的具體情況，本著“靈活性和原則性相結合”的原則，做出不同的工作安排，既要講究原則，又要講究方法。[2]

（四）現代化辦公能力

隨著信息化時代的到來，計算機被普遍應用在工作中，使得工作變得更加快速、有效。能夠熟練使用現代辦公軟件是作為教學秘書所必須具備的能力之一，在繁瑣的教學工作中，計算機的應用能有效簡化管理工作。教學秘書要熟練地使用現代化辦公軟件，教務管理系統，以及數據庫，快速有效地處理相關事務，節省工作時間，提高工作效率，更好地服務于學生與教師。

三、教學秘書在高職院校教學管理中的作用

教學秘書的作用顯而易見，在高職院校教學的開展和實施過程中，處處都離不開教學秘書的身影。其作用主要表現在以下幾個方面。

（一）教學秘書是連接上下級及各部門的橋梁

教學秘書在各院系的教學管理過程中，應當在主管領導、任課教師和學生之間起到橋梁的作用，因為教學秘書既是學校教學管理制度的執行者，又是各院系教學活動的安排、落實和檢查的承擔者。一個優秀的教學秘書，應始終保持著與主管領導、任課教師和學生之間的密切聯系，將單位的相關決策和專管領導的指示及時的傳達給任課教師和學生，已得到及時落實。同時還要將任課教師和學生的意見、建議和要求及時地向主管領導反映，真正地起到一個溝通上下級的橋梁的作用，以保證教學工作的順利進行。[3]

（二）教學秘書是教學各個環節正常進行的重要保障

教學環節主要包括教學任務的下達，授課教師的確定，上課教室的分配，以及學生課表的制定等。教學任務是由教務處下達的，授課教師是由各個專業確定的，上課教室由教學秘書根據教務處統籌安排的教室進行分配的，學生的課表也是由教學秘書制定的。在這些環節中，每一個小環節都是不容忽視的，都必須經過教學秘書的認真核實，如果其中一個環節出錯，將會影響到真個教學過程的正常開展。[4]所以，這就要求教學秘書認真地做好各個環節的把關工作。

（三）教學秘書是教學信息管理工作的落實者

教學秘書要做好教學管理中統計報表、基本數據的整理工作、收發教學管理文件、資料的歸檔和保存工作、制訂各個專業的教學計劃、記載重要的科研活動、記錄并統計教學研究項目和成果、總結教學工作及各項教學經驗材料的整理和歸納。

（四）教學秘書是主管領導的助手參謀

教學秘書直接管理教學事務，所獲取的信息快捷且可靠，可以及時地糾正教學過程中任務執行的偏差，還能夠及時地向院系領導和教學部門反饋相關計劃的實施狀況及在實施過程中所出現的問題，使教學部門的領導和教務部門能夠迅速準確地做出相應的調整。

四、結語

高校教學秘書的工作所涉及的內容十分廣泛且瑣碎、綜合性較強。在高職院校的教學管理過程中起到聯系上下級和各院系部門的橋梁作用，保障了教學各個環節的正常進行，是教學信息管理工作的落實者，同時還是主管領導的助手參謀。可見，教學秘書在高職院校的教學管理工作中的作用十分重要。

參考文獻：

[1]楊娟.淺談高職院校教學秘書工作[J].北方經貿，2010.

[2]盛蕾.論教學秘書在高職院校教學管理中的作用.現代商貿工業，2011，（12）.

[3]遲俊.輪高職院校教學秘書在教學管理中的作用.科技創新導報，2011，（12）.

[4]李茗芬.淺析教學秘書在高職教學管理與實施中的作用及任務[J].工作實務交流，2012：236.