社會化管理企業退休人員人事檔案工作的實踐和思考

摘 要：企業退休人員的人事檔案管理是一項嚴謹的專業管理工作，又是一項嚴肅的政治工作，文章在企業退休人員檔案管理實踐的基礎上，提出了做好企業退休人員人事檔案管理工作的具體辦法和思路。

關鍵詞：社會化管理 退休人員 檔案管理 實踐和思考

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）04-283-02

2003年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布《關于積極推進企業退休人員社會化管理服務工作的意見》（中辦發[2003]16號），各地積極貫徹落實文件精神，企業退休人員實行社會化管理的工作穩步推進。中辦發[2003]16號文件中明確規定“社會化管理服務工作主要包括：……集中管理企業退休人員的人事檔案……”，退休人員人事檔案實施歸口、集中管理勢在必行。人事檔案是黨和國家的機密，企業的寶貴財富，人事檔案管理既是一項嚴謹的專業管理工作，又是一項嚴肅的政治工作，我們應認真研究如何做好退休人員人事檔案管理工作這一重要課題，使退休人員檔案得到更有效地保護和利用。本文試從以下幾方面闡述自己的一些看法。

一、建設檔案室，選調管理人員，組織好退休人員人事檔案移交接收工作

檔案移交接收工作是做好退休人員人事檔案管理工作的基礎。首先，根據《檔案庫房技術管理暫行規定》（國檔發[1987]19號）、檔案館建筑設計規范（JGJ25-2000）和《干部檔案工作條例》的有關規定，選定符合要求的場所，建設退休人員人事檔案室，配備必要的管理設施、設備，如：除濕器、空調、溫濕度記錄儀、恒溫儀等。使檔案室符合防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫、防鼠的要求，做到檔案存放、閱檔、工作人員辦公三室分開；第二，選調政治上可靠、作風正派、責任心強、具有中專以上學歷的共產黨員從事退休人員人事檔案管理工作，應優先考慮具備檔案管理工作經驗的工作人員；第三，工作人員要本著對退休人員高度負責的態度，根據退休人員人事檔案移交清單，認真逐卷核對，做到移交清單要與移交人事檔案名單相符合，檔案目錄要與檔案內容相符合，確保退休人員人事檔案的完整。對于退休人員人事檔案中職工履歷表、退休審批表等檔案要件，要認真檢查，由于在調整退休人員養老金、辦理退休人員供養直系親屬死亡待遇等事項時，需要向社會保險部門申報這些材料，如發現這些材料缺失，應要求移交單位及時補充材料，待材料收集歸檔后，再進行交接。同時，要建立工作責任追究制度，對移交不規范、遺失檔案、泄露或擅自向外公布檔案內容的行為，視情節輕重予以批評教育，直至紀律處分。

二、推進檔案信息數字化，抓好數據庫建設，開展退休人員人事檔案數字化建設

1.檔案信息數字化是檔案管理發展的必然趨勢，離不開大量的資金支持，要多渠道籌措資金，把檔案建設經費列入預算，保障檔案管理工作的經費。同時，要將檔案管理現代化作為一項建設任務納入重要議事日程，既要制定檔案管理工作近期計劃，也要制定檔案現代化建設長遠規劃，從而有計劃、有步驟地推進人事檔案管理現代化。

2.退休人員人事檔案管理應開展數字化建設，將信息技術應用于檔案管理工作中。檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位，工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。檔案數字化建設的步驟可分為：第一步，結合當地退休人員管理工作實際，選擇符合檔案管理標準化、規范化的人事檔案管理系統；第二步，對接收檔案重新編碼，輸入數據庫；第三步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現檔案原件信息數字化，并將檔案原件數字化信息與數據庫中對應人員記錄聯接。檔案數字化建設關鍵在于數據庫建設，數據庫建設是檔案數字化建設的核心和基礎，是檔案數字化建設的主體。數據庫建設要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。在數據庫建設過程中，檔案管理人員應同計算機技術人員協同配合，突出重點，使數據庫由單一庫向系統庫發展。

從實踐看，檔案數字化建設應用效果顯著，首先是在檔案查詢利用方面帶來的便捷、快速、準確，查詢利用便捷，只需要鼠標、鍵盤就可以完成一次檔案查詢；其次是使用檔案管理系統對檔案進行數字化后，原始檔案的使用率下降，使得檔案保存時間大大延長。

三、注重檔案管理人員的培養和教育

為了適應新時代檔案工作發展的需要，提高檔案管理人員業務文化素質，引進、招聘科班出身的檔案專業的人才來充實檔案工作者隊伍，加強、引導現有檔案工作者的繼續教育，培養“一專多能”的復合型人才，才能推動檔案工作“更上一層樓”。

（一）注重人才

從目前看，街道和社區缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分人員現代技術水平偏低，搞好退休人員檔案管理工作，推進檔案信息數字化的關鍵是人才，要求檔案管理人員有較高的知識層次和先進技術水平。企業要做好三個方面的工作：

1.把住人才入口關，注意引進或招聘有專業技術、技能的人才充實檔案工作者隊伍。

2.注重人才的使用，要敢于選拔具有專業理論知識和專業技術特長的年青干部，發現他們的優點和長處，發揮他們的聰明才智。

3.穩定檔案工作人員隊伍。檔案工作連續性強，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能適應和完善。檔案工作人員的頻繁調動，絕對影響檔案工作的連續性，因此，為了維護檔案工作的長遠利益，必須做好檔案工作者的穩定工作。關心支持他們的工作，切實解決他們的實際問題，使他們安心本職工作，促進檔案工作的持續穩定發展。

（二）加強對檔案工作人員的教育

1.有計劃組織進修。一是結合工作實際需要和未來發展趨勢，根據不同層次、不同需求，按需致用，便于操作，講究實效。二是根據繼續教育的類型和形式，因人而異。對于新進檔案工作人員，培訓學習基礎知識、實際操作技能；對于一些經驗豐富的老檔案工作人員，培訓一些新技術、新方法。

2.進行政治思想教育，培育檔案管理人員的事業心和奉獻精神。

四、建章立制，夯實基礎工作，明確責任到人，做好退休人員人事檔案日常管理工作

1.根據黨和國家有關人事檔案管理的政策、法今、法規，制定退休人員人事檔案管理辦法及人事檔案工作人員職責、保密制度、保管與保護制度、檔案查閱借閱制度、檔案的轉遞制度、檔案材料鑒別歸檔制度、檔案材料收集補充制度、檔案室安全檢查制度、管理考核制度等規章制度。同時，建立完善檔案轉入登記臺賬、檔案查閱借閱登記臺賬、接收歸檔材料登記本和查閱摘錄、復印檔案登記本等基礎資料臺賬，做到檔案管理制度化、規范化。

2.有不少人認為職工退休后，檔案就沒有用了，職工的《退休審批表》等重要資料都沒有歸檔，時間長了，遇到調整養老待遇、修改出生年月、工作時間和退休時間等信息時，由于重要資料的缺失，上級社會保險管理部門無法予以認定，就會引起不必要的矛盾，因此，要將檔案移交、材料及時歸檔作為一項重要內容規定在管理制度中，細化分解到各項工作程序中，并且將檔案管理納入單位綜合考核中，確保檔案及時移交及材料歸檔及時、完整。

3.將檔案管理責任落實到人，檔案管理人員按責任分工，各司其職，狠抓落實。

五、利用好檔案，做好檔案信息的提供利用工作

企業退休人員人事檔案不僅是企業退休人員在職期間招用、調配、學習、培訓、考核、選拔和任用等方面形成的有關個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現、工作c6ef5611a9b5c6b6f3308ed4f5c400702b2da3874dc14194a0351cfc3e3fda18變動等有保存價值的文件材料，而且還是企業人員到達法定退休年齡時，由勞動保障行政部門審批的退休材料。它是企業退休人員在職工作期間情況的真實記錄，是其辦理退休手續的依據和調整養老待遇的原始憑證。我們要牢固樹立檔案工作為企業管理服務、為老同志服務的思想，不斷強化服務意識，為落實好老同志的政治生活待遇做好檔案信息的提供利用工作。

總而言之，在開展社會化管理服務過程中，街道和社區領導要高度重視此項工作，充分利用國家政策精神，把握時機，統籌解決企業退休人員人事檔案管理的場所、設施和管理人員等方面的問題，積極開展檔案數字化建設，不斷提高管理水平，使檔案管理工作科學化、現代化。

參考文獻：

1.郭建軍.淺論企業檔案信息化管理.西部探礦工程，2006（2）

2.計秀杰.關于提高檔案管理干部隊伍素質的幾點思考.黑龍江科技信息，2009（8）

（作者單位：河南南陽油田離退休職工管理處 河南南陽 473132）

（責編：賈偉）