檔案行政部門微博發展狀況分析

2011年被稱為“中國政務微博元年”，政府機構逐漸開始借助微博推動政府部門的信息服務由“國家模式”向“社會模式”轉變，將“被動式”信息服務轉向“主動式”信息服務。檔案行政部門必須抓住這個戰略機遇期，調整思路、調整步伐。本文通過系統地對省、市、縣鄉等級的微博開設情況進行分析，全面了解我國目前檔案行政部門在新媒體環境下的適應力。本文研究以國內影響和規模最大的新浪微博為例。所有統計數據截至2012年11月20日23點。檔案行政部門微博開設時間集中于2011年～2012年，與其他政府部門政務微博相比時間較晚。本文所指檔案行政部門為各級檔案局（館）。

1 檢索數據的分析

截至2012年11月20日23點，在新浪微博開通微博的檔案行政部門中，省級1個，市級15個，區縣鄉級23個。粉絲數超過1000的有8家，且均為市級檔案部門的微博；超過500的有15家，市級檔案部門有11家。微博發布數量超過1000條的有1家（飛鴻檔案），超過100條的有12家，其中，市級有6家，縣鄉級有6家。

通過對檢索信息的分析，通過檢索檔案局（館）的微博開設情況，共有福建省檔案館一個省級檔案行政部門開設，粉絲數僅有90，且自從開設后一年半以上沒有進行過更新，日均發布量僅為0.19。

市級檔案局（館）的開設情況，截至調查時共有15家部門開設微博，且在粉絲數方面，基本可以分為三個梯次，粉絲超過10000的共有3家；粉絲在1000～5000的有5家，粉絲在1000以下的有7家；在微博發布數量方面，超過1000條的只有1家，100～1000條的有6家，100條以下的有8家；在關注數方面，超過1000的有2家，100～1000的4家，100以下的有9家；微博開設時間全部在2011年和2012年，且絕大部分都在近一個月內有微博的更新；日均微博發布數量，超過1的僅有2家，0.5～1的也僅有2家。其余的11家檔案部門日均微博發布量均低于0.5，且最低的僅為日均0.02條。表1中，為粉絲數大于1000的檔案行政部門。

表2 區縣鄉檔案行政部門微博開設情況統計

區縣鄉檔案局（館）的開設情況，共有23家部門開設微博，且在粉絲數方面，基本可以分為三個梯次，粉絲500～1000的共有4家；粉絲在100～500的有9家，粉絲在100以下的有10家。在微博發布數量方面，超過100條的只有6家，其余17家都在100條以下，這17家中，還有9家的發布量為個位數。在關注數方面，超過100的有5家，其余均在100以下，個位數的還有2家。微博的開設時間全部在2011年和2012年，微博更新方面，距調查的一個月內，共有12家沒有更新過微博。k7/O44Za9J4ffcVYck775p/z/JzBb5ygRVT2hKUxR2A=日均微博發布數量方面，超過1的僅有5家，但有3家是只在一天發過一條和兩條微博，0.5～1的也僅有5家，其余的13家檔案部門日均微博發布量均低于0.5。且最低的僅為日均0.05條。表2中，為粉絲數大于100的檔案行政部門。

檔案行政部門開設微博的地區分布情況圖

2 檔案行政部門微博利用中存在的問題

總體看來，檔案行政部門開設微博的意識，利用新平臺、新工具的意識還是有的。但各級的檔案行政部門的反應也有所差距：省級檔案局（館）對微博在檔案開發利用中所能起到的作用還不夠重視；市級及以下的檔案部門較為活躍。并且，在運行、地區分布、內容形式等方面也存在不少的問題。

微博開設情況方面。省級開設較少，獲得新浪認證的僅有福建檔案館一家；市級的15家，縣鄉級的有23家。截至2011年12月10日，新浪平臺上政務微博的開設數為12103個，而2012年11月20日止，檔案行政部門的微博開設數僅為39家，開設的數量和質量都普遍低于同類的政務微博。

微博運行方面。統計數據顯示，檔案行政部門微博的日均發布量較低，內容單一，且以簡單的行政信息為主，幾乎沒有深入挖掘豐富的館藏。市級檔案局（館）的微博運營狀況好于區縣鄉級檔案局（館），在關注度、粉絲數、微博發布數量等方面，市級的普遍較好。此外，微博的轉發和互動性較差。從統計時的觀察看到，檔案部門的這些微博很少會受到評論和轉發，偶爾被轉發的也是重發轉發的一些與檔案無關的事件。根據分析觀察，現有檔案行政部門微博的管理基本上為部門的某個人在更新維護，微博如何更新、主題選擇的方向性等沒有清晰的定位。

微博開設的地區分布不均衡。經濟發達地區在微博的利用情況方面普遍好于經濟落后的地區。并且，各個檔案部門之間的微博互動較少，“單打獨斗”，沒有形成合力，在微博這個大的平臺上集中檔案部門的力量，形成一個圈子來吸引更多的關注。

微博發布內容方面。調查發現，檔案行政部門的微博存在特色不夠明顯、主題不夠突出、時效性較差等特點。很多檔案部門的微博自從開設之后基本沒有進行相應的維護。一些檔案部門的微博只是進行一些轉發，很多還與檔案工作無關，缺乏原創性。

3 檔案行政部門微博發展的建議

3.1 定位方面。檔案局（館）開始檔案微博最重要的，也是首要的就是定位。微博應成為檔案部門網上的服務窗口，與檔案的實體提供利用形成互補。按照微博這種新媒體的特點，增強與粉絲和潛在粉絲的互動性。形象的定位是非常重要的一個方面。提高微博的識別度和顯示度。如“銀川檔案”、“撫順檔案”這些一看就非常明白。而“飛鴻檔案”會讓剛看到的人“丈二和尚摸不著頭腦”，不知道主人是哪里的。

進行實名認證，增加可信度。網絡中習慣的匿名增加了不信任性，若進行實名認證，并盡可能地介紹自己，可以增加自身所展示內容的真實性，本次調研的對象均采取了一定的認證。

主動加關注，進行自我推廣和營銷。尤其是名人等。這種方式也可表述為“走出去”策略，主動加別人的關注，尤其是同類檔案部門的微博，大家在業務上也可以進行互動，形成合力。另外，名人的關注可以在極短時間內提升微博的關注度，這也是檔案部門微博發展的一個捷徑。尤其是對當地名人的關注，可以增強名人的歸屬感。

3.2 內容方面。微博的內容建設是微博能夠發揮作用的關鍵，加強內容建設，內容為王，這是新媒體發展的根本。將具有歷史感的檔案資源通過新鮮的網絡新媒體方式進行公開、發布，必須有很好的內容來吸引公眾，來轉發、來評論，進而擴大影響力。

地區、行業、部門的檔案文物、史料的征集的窗口。這也是檔案部門微博可以發揮作用的一個重要方面，傳統環境下，依靠政府發文去征集材料，在速度、效率和質量等方面不盡如人意，通過微博平臺則可以快速、有效，更大范圍、更寬層次上進行征集，覆蓋面會更廣。

檔案部門工作的宣傳。檔案部門工作情況、館藏資源、地理位置、查詢借閱等信息都要在微博中進行相應發布，詳細告知公眾，并與公眾及時互動。

在線資源的整合。現在已有較多的檔案部門提供了通過網站進行館藏檔案目錄的查閱。因此，將檔案查詢網站通過鏈接或者其他便捷的途徑在線整合到微博中，可帶動檔案網站的瀏覽量，增強影響力。

政務信息公開。檔案部門還有一個很重要的職能就是信息的公開，將相關需要公開的內容發布到微博中，可以快速、有效、及時，再通過微博的轉發、評論等功能，可以無限地進行傳播，更好地為公眾所知道。

多媒體形態的內容發布。如，在新浪微博中，現有檔案行政部門中粉絲數最多的為南昌市檔案局，其微博內容103條，其中，工作動態22條，館藏介紹30條，業務工作通知14條，轉發14條，其他23條。另外，在這103條微博中，配發有相關圖片的有47條。從較為成功的南昌市檔案局微博分析來看，微博內容的發布中，重中之重是緊密結合視頻、音頻、圖片等多媒體的方式對館藏檔案進行介紹。

3.3 管理方面

3.3.1 建立專門的管理團隊。微博的運行和管理是一個較為復雜的事情，需要專人去負責，作為檔案部門，可以將此項工作讓單位信息技術部門和業務部門的人共同去負責，這樣，在技術和業務方面都能保證所發微博的質量和效率。

微博內容來源，應為館藏資源中質量較好的檔案材料、檔案小知識介紹、回答公眾問題等。最重要的應該為館藏內容的介紹，這塊內容的工作量較大，需將單位的資源進行總結、分類、分析，按照一定的頻率，并結合特殊日期、特殊事件等進行發布。專門的微博管理團隊能夠提高微博人員的能動性與反應時效，有助于檔案部門按社交媒體的規律和特點在微博上大有作為，有助于提高微博的專業化程度。

3.3.2 正確應對危機。微博中，有時可能會出現所發內容出現各種各樣的問題，此時，需要正確應對危機，并且，要積極地回應網民的關注焦點。如某個檔案所反映的問題，與公眾的理解有重大的偏差。此時，需要檔案部門及時地提供補充材料、提供其他證據來證明這個事實。避免長時間的發酵，或者檔案部門不進行回應，使錯誤信息在網絡中廣泛流傳，影響檔案部門的形象，并帶來非常惡劣的影響。因此，在處理微博事件時，要積極回應，要提供相關補充材料或請相關人員出面進行解釋等進行解決。

3.3.3 有條件的建成微博發布平臺。形成類似于北京微博發布平臺一樣的發布機制，由省級檔案行政部門進行統一協調，聯合市級、縣鄉級檔案行政部門利用統一的微博平臺，形成合力。“抱團取暖”，或者由國家檔案局組織各個省級檔案行政部門建立相應的微博發布平臺，在網絡上擁有相應的輿論場和窗口，網民可以通過一個大的入口來查詢了解相關的檔案信息和檔案知識。

（作者單位：新華通訊社辦公廳 來稿日期：2012-12-11）