簡說電子檔案管理

由于電子檔案具有信息的非人工識讀性、存儲的高密度性、與載體之間的可分離性、多種信息媒體的繼承性、系統(tǒng)依賴性等特點，在管理活動中，除嚴格相關(guān)規(guī)定外，還應(yīng)遵循以下原則：

1 完整性原則。一方面，電子文件的制作是由各部門或個人獨立完成的，其分布分散化。另一方面，電子文件信息不是固定在特定的物理位置上，“文件實體”的概念不再存在。這種分散化和非實體化特征，使得對電子文件完整性的把握不像紙質(zhì)文件那樣直觀。因此，在電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)，要采取相應(yīng)措施，確保其完整齊全。不僅存儲在電子文件介質(zhì)上的信息要完整，與其相關(guān)的程序、軟件以及紙質(zhì)文件也應(yīng)完整無缺地歸檔。

2 可讀性原則。計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，造成了硬件、軟件的不斷更新?lián)Q代，新設(shè)備對舊設(shè)備有時也不具有兼容性。由于電子文件在存儲和識讀方面對系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統(tǒng)后，有些文件就會變成無法識讀的“死文件”。因此，在電子檔案管理中，要特別注意確保其可讀性。例如，在收集范圍中，除反映機關(guān)工作活動的記錄外，還必須包括這些記錄的支持軟件；在收集要求中，除了對信息內(nèi)容方面的要求外，還包括對信息格式方面的要求等。

3 可靠性原則。可靠性是檔案的生命。由于電子文件易于修改并不留痕跡，文件的簽署以及進入網(wǎng)絡(luò)后信息的控制需要專門技術(shù)等原因，人們對電子文件的證據(jù)性、可靠性問題尚存有很大的疑慮，這個問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術(shù)措施、國家制定必要的認定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應(yīng)的制度保障也是十分重要的。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，不僅要把住收集關(guān)，確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復制、調(diào)閱等各個環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。

目前，我國電子檔案管理還處于起步階段，在實際工作中，除遵循以上原則外，還應(yīng)注意處理好以下幾方面問題：

一是集中統(tǒng)一管理問題。由于辦公自動化的普及，大部分電子文件沒有歸檔，處于分散保存狀態(tài)。從檔案工作發(fā)展看，各機關(guān)單位應(yīng)當積極創(chuàng)造條件將具有保存價值的電子文件歸檔。檔案管理部門也需要對接收電子檔案的問題開展調(diào)查研究、前期論證和創(chuàng)造軟硬件技術(shù)環(huán)境，建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，制定相關(guān)的管理制度和措施，對電子檔案實行統(tǒng)一管理。需要說明的是，在現(xiàn)階段，并不完全強求形式劃一，可采取與本單位情況相適應(yīng)的管理形式。暫不具備集中保管條件的，可先對各部門電子文件的歸檔范圍、管理方法及執(zhí)行標準作出規(guī)定，并定期進行監(jiān)督檢查，待條件具備時再實行集中保管。

二是紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔問題。目前，電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存，是因為電子文件在證據(jù)性、管理制度、管理技術(shù)與方法、管理設(shè)備、通信設(shè)備等方面仍存在這樣那樣的問題。在這些問題得到解決之前，紙質(zhì)文件和電子文件同時歸檔有其合理性和必要性。一方面，在沒有充分技術(shù)保障和科學管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質(zhì)文件歸檔保存；另一方面，電子文件歸檔也有其積極的意義和作用。這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時期不可避免的一種現(xiàn)象。可以預(yù)見，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當長一個時期，隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉(zhuǎn)化為檔案，但多種介質(zhì)檔案并存的狀況將長期存在。

三是文檔一體化管理問題。在計算機信息系統(tǒng)中，文件與檔案的界限難以截然分清，電子文件的大量出現(xiàn)及其長久保存的需要，將促使多年來提倡的文件、檔案一體化管理進入實質(zhì)性階段。事實上，將電子文件和電子檔案分而管之，無論在理論上，還是實踐中，都是難以成立的。在對電子文件的全程管理中，計算機軟硬件的配置、網(wǎng)絡(luò)和節(jié)點的規(guī)劃、文件格式和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的確定、索引的編制等，都需要從文件形成階段開始統(tǒng)籌設(shè)計。電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數(shù)據(jù)等，也需要在文件的形成或運轉(zhuǎn)階段進行。因此，電子文件管理必須選擇文件、檔案一體化模式。這種一體化絕不是文件管理與檔案管理的簡單相加，而是在全程管理和前端控制原則指導下，對整個管理流程的重構(gòu)。

（作者單位：河南大學數(shù)學與信息科學學院 來稿日期：2012-12-10）