治黃檔案利用工作思考

檔案利用工作，是檔案部門(mén)通過(guò)一定的方式與方法，提供檔案為社會(huì)服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。它是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，而提供檔案為社會(huì)服務(wù)，也是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和最終目的。相對(duì)于其他流域來(lái)說(shuō)，治黃檔案工作開(kāi)始較早，在檔案利用工作方面具有豐富的實(shí)踐，積累了很多經(jīng)驗(yàn)。在此，筆者根據(jù)幾年來(lái)從事檔案利用工作的情況，對(duì)治黃檔案利用工作的成績(jī)、現(xiàn)狀及如何開(kāi)展好檔案利用工作談一點(diǎn)看法。

1 檔案利用工作的成績(jī)

幾十年來(lái)，治黃檔案利用工作取得的成績(jī)是令人滿(mǎn)意的，可以用四句話(huà)來(lái)概括，即：“滿(mǎn)足了日常工作查考的需要，滿(mǎn)足了職工個(gè)人的用檔需求，滿(mǎn)足了社會(huì)各界及部分境外人士的用檔需要，滿(mǎn)足了文化建設(shè)和人文歷史研究的需要。”

黃河檔案館兼有機(jī)關(guān)檔案室的職能，滿(mǎn)足黃委機(jī)關(guān)各局辦及委屬各單位的用檔需求是利用工作的重要內(nèi)容之一。有些是正常利用，有些利用需求就很急迫，比如，委領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議室開(kāi)會(huì)，急著用檔案，需要趕緊查到送過(guò)去。所以，借閱值班有時(shí)可以按部就班，但有時(shí)，也令人著急甚至要加班。

職工個(gè)人評(píng)報(bào)職稱(chēng)、辦理房產(chǎn)證等事宜，關(guān)系職工的切身利益，有時(shí)，查找的檔案內(nèi)容、時(shí)間、文號(hào)等檢索要素比較清楚，比較好找；有時(shí)，就不是很清楚，比如，記得是某幾年的，把這幾年的相關(guān)檔案全調(diào)出來(lái)也沒(méi)有，只好重新去查。但不管多繁瑣，只要我館藏中存有這些檔案，我們總是盡力幫職工把需要的檔案找到，滿(mǎn)足利用者的需求。

國(guó)內(nèi)的高校、機(jī)關(guān)、研究單位，以及部分境外人士，來(lái)我館查閱黃河方面的檔案時(shí)，只要有正規(guī)的手續(xù)，合乎查檔規(guī)定，我們都熱情接待。

滿(mǎn)足文化建設(shè)和人文歷史研究的需要，這方面就更有目共睹了。“黃委”的重要文化建設(shè)項(xiàng)目、志書(shū)編撰，像《黃河志》、《世紀(jì)黃河》、《王化云畫(huà)冊(cè)》等，大量利用了館藏檔案；我們單位的研究項(xiàng)目，比如《黃委機(jī)關(guān)組織沿革》、《民國(guó)黃河大事記》、《民國(guó)治黃史》等，更是主要利用了館藏檔案。

檔案利用方面的例子也不少。如，華東師范大學(xué)的研究生渠長(zhǎng)根，現(xiàn)在浙江大學(xué)任教，為了寫(xiě)《功罪千秋》這部書(shū)，反映1938年花園口掘口的前因后果、軍事作用、救濟(jì)善后方面的情況，利用了大量館藏檔案；美國(guó)斯坦福大學(xué)的穆盛博博士，前兩年到我單位查閱了一批黃泛區(qū)的檔案；鄭州市檔案館的同仁，去年，來(lái)查閱黃河花園口的一些檔案，復(fù)印了不少。

2 檔案利用工作的現(xiàn)狀與不足

對(duì)于檔案利用現(xiàn)狀，老同志體會(huì)比較深，因?yàn)橛袀€(gè)清晰的對(duì)比，就是早些年可謂“門(mén)庭若市”，近些年可以說(shuō) “門(mén)可羅雀”。那么，是不是現(xiàn)在大家不需要利用檔案了，或者說(shuō)檔案工作做得不好呢？我認(rèn)為不是的，這恰恰說(shuō)明了社會(huì)的進(jìn)步與辦公條件的改善。前些年，黃委委屬單位的檔案資料及時(shí)向檔案館移交，本單位所存檔案不多，利用檔案需要到檔案館來(lái)。現(xiàn)在，委屬各單位都建立健全了檔案工作，不少檔案資料自己?jiǎn)挝欢即娴挠校貌恢賮?lái)檔案館了。另一方面，前些年電腦很少，起草一份文件，要謄寫(xiě)好多遍，工作報(bào)告、文件、大型圖紙很少備份。如果要用，需到檔案館查閱檔案，現(xiàn)在電腦已經(jīng)普及，很多資料自己都有備份，電腦一開(kāi)，所需資料即可找到，除了要用檔案原件，一般不需要來(lái)檔案館了。

在這種情況下，檔案利用工作該如何開(kāi)展？筆者認(rèn)為，檔案工作非但不能削弱，反而更應(yīng)該做好。因?yàn)閭€(gè)人手頭的東西再多，也是不系統(tǒng)、不完整、沒(méi)有條理的，時(shí)間長(zhǎng)了，存在找不到找不全的問(wèn)題，還是需要到檔案館查閱。另一方面，把檔案保存下去，也是一項(xiàng)很艱難的工作。清代以前，歷朝歷代產(chǎn)生了很多檔案，但保存下來(lái)的極少，造成了許多歷史之謎。檔案的長(zhǎng)期保存非常不易，檔案館作為科學(xué)文化以及信息資源保管基地，要盡力把該收的檔案收上來(lái)，并盡可能地保存下去，以備國(guó)家及社會(huì)發(fā)展的不時(shí)之需。

檔案的編研利用工作也不能弱化，除了做好日常的借閱工作以外，要拓展利用檔案的渠道。一方面，要注重提高利用工作水平，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，另一方面，要做好編研工作，變外部利用為內(nèi)部利用，提高檔案館自身開(kāi)發(fā)利用檔案的力度，更好地發(fā)揮檔案的作用。

目前，治黃檔案利用工作的不足主要是：一是借閱目錄的層次有待提高。這不是說(shuō)我們編制的目錄要素不完備，不是內(nèi)容方面，而是目錄的裝訂檔次方面，還是很原始“一類(lèi)一類(lèi)、一本一本”的狀態(tài)。查找檔案時(shí)，查了這本目錄，如果沒(méi)有查到，還要再找另外的目錄。利用率高的檔案，目錄不少都翻爛了，缺少二次加工。這方面，有些檔案館做得很好，目錄經(jīng)過(guò)編排，出版，好像一本書(shū)，既便于利用，又便于交流，查閱檔案時(shí)，把目錄書(shū)拿出來(lái)即可，很方便，同行來(lái)了，拿出來(lái)交流交流，很有品位。二是借閱手段單一。就是提供檔案原件，不管檔案珍貴不珍貴，從庫(kù)房拿出來(lái)就讓利用者利用。檔案當(dāng)然是讓利用的，不讓利用檔案也失去了價(jià)值，但是，珍貴的檔案也要加強(qiáng)保護(hù)，損壞了會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。三是利用工作現(xiàn)代化水平有待提高。現(xiàn)在，部分流域機(jī)構(gòu)的利用方式很智能化，在微機(jī)上檢索到檔案后，點(diǎn)擊相關(guān)的界面，就可以把庫(kù)房里的密集架點(diǎn)開(kāi)，然后，進(jìn)去直接取出檔案就可以了。我們還做不到，目前，還都是手動(dòng)密集架，需要把密集架搖開(kāi)，人工查找檔案，這一列密集架沒(méi)有，再去搖開(kāi)另一列密集架，比較麻煩。四是催還借閱逾期未還的檔案。這是檔案利用工作的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。前些年，為了方便廣大治黃職工利用檔案，我們?cè)试S利用者將檔案借出館外利用，并限期歸還。但在實(shí)際工作中，有一些利用者因?yàn)楣ぷ饕幻Γ瑫r(shí)間一長(zhǎng)，就忘記了歸還檔案。加上人員變動(dòng)、辦公室搬遷等原因，檔案催還頗費(fèi)工夫。

3 如何做好檔案利用工作

要做好檔案利用工作，本人認(rèn)為，主要應(yīng)從以下方面著手：

一是熟悉館藏。要把檔案提供給利用者利用，首先要知道檔案部門(mén)存有什么檔案，這既是檔案部門(mén)工作人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)，更是做好借閱利用工作的前提條件。

二是熟悉借閱工具。知道檔案館室存有什么檔案，還要知道通過(guò)什么途徑才能找出來(lái)。微機(jī)檢索、本式目錄、目錄卡片、文檔對(duì)照表等，要熟悉會(huì)用，熟能生巧，才能提高檢索效率。

三是注意積累工作經(jīng)驗(yàn)。利用者的需求表達(dá)有些是清晰的，如某單位某年某號(hào)文，通過(guò)相應(yīng)的檢索工具檢索即可。但是，大部分的需求表達(dá)是模糊的，如果具有了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，可以很快地找準(zhǔn)檢索主題，幫利用者查到需要的檔案。

四是嚴(yán)格遵守借閱制度。為了避免發(fā)生檔案資料長(zhǎng)期不還的情況，需要嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，一定要堅(jiān)持檔案原則上不外借，要外借須檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字的制度。

五是逐步推進(jìn)利用工作現(xiàn)代化。對(duì)于貴重檔案、歷史檔案，要制訂計(jì)劃，縮微復(fù)制，利用計(jì)算機(jī)閱覽，保護(hù)檔案原件。在條件允許的情況下，也要逐步更新、添置檔案利用設(shè)備，實(shí)現(xiàn)升級(jí)換代。

（作者單位：黃河檔案館 來(lái)稿日期：2012-12-15）