淺析無紙化檔案管理面對的新挑戰

目前，計算機信息技術的高速發展，為檔案管理工作現代化提供了廣闊的發展空間和應用空間，同時，也對檔案管理工作提出了更高要求。那么，如何應用現代信息技術促進檔案管理發展，如何有效地提高檔案管理效率？針對上述問題，我們就“無紙化辦公”給檔案管理帶來的新挑戰有關問題進行了研究。

1 “無紙化辦公”的特點

無紙化辦公是指利用現代化的網絡技術進行辦公。主要傳媒工具是計算機等現代化辦公工具，可以實現不用紙張和筆進行各種業務以及事務處理。從二十世紀末開始，在本世紀初逐漸增加，在本世紀頭十年達到普及。辦公自動化是“Office Automation”的縮寫（簡稱“OA系統”），本意為利用技術的手段提高辦公效率，進而實現辦公的自動化處理。該系統是上世紀70年代中期發達國家為解決辦公業務量急劇增加對企業生產率產生巨大影響問題的背景下發展起來的一門綜合性技術。它的產生，對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，使各類文件直接通過OA辦公自動化系統迅速而準確地傳達到指定目標。OA辦公自動化系統節約了辦公經費，減少了人力浪費。由于收到的所有紅頭文件均通過文件自動掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統的收文管理欄，并呈送給相關領導進行閱批，整個過程完全實現了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環節，大大減少了辦公紙張的用量和打印設備的耗材，既節省了人力，又節省了財力，可以說投資少，見效快，立竿見影。無紙化辦公將人們從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來從事核心事務，整體提高了單位辦事效率和對信息的可控性，降低辦公成本，提高執行力，使管理趨于完善。通過信息化建設，開展電子商務、電子政務，快速提升核心競爭力。

2 檔案管理迎接的新挑戰

2.1 檔案部門參與歸檔工作的新挑戰。辦公自動化已經是無紙化辦公，與以往的紙質文件歸檔既有相同之處又有不同之處。相同的地方是歸檔流程相同，但歸檔的介質有所變化，與紙質介質不同將其轉變成了電子文件。檔案管理人員怎樣參與歸檔工作呢？還需要由檔案管理部門起決定作用。檔案管理部門檔案種類繁多，辦公自動化產生的文件只是檔案部門文書檔案整理歸檔來源中的極小一部分。檔案部門如果已經實現檔案信息化，借助電子信息技術作為查詢檢索檔案的輔助手段，可以將檔案信息管理系統與辦公自動化系統銜接起來。使用接口程序將電子文件導入檔案信息管理系統的待歸檔臨時庫，由檔案管理員登錄檔案管理系統對電子文件進行立卷歸檔工作。如果檔案部門沒有實現檔案信息化，一般辦公自動化系統中都包含檔案管理功能，可以在辦公自動化系統中參與電子文件的立卷歸檔工作。同時，歸檔仍然需要包括紙質文件在內的歸檔。所謂“無紙化”只是相對的，電子文件歸檔應當與紙質文件歸檔并存，并相輔相成不可分割。

2.2 電子文件歸檔后法律效應的新挑戰。電子文件，是能被計算機系統識別、處理，按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。檔案管理部門對電子文件進行整理歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提檔更加便利，但電子文件的法律效應卻受到了挑戰。怎樣確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應和依據，已經成為檔案管理部門在信息化管理中的一個嶄新的課題。電子文件歸檔保存后，應用數字水印、數字簽名和數據加密技術能夠對電子原件進行保護。通過數字水印技術使電子文件在利用過程中的版權受到保護。數字簽名技術鑒別電子文件是否被非法篡改，數據加密技術對電子文件進行加密壓縮保護，防止非法拷貝打開。通過這些軟件技術，使電子文件的法律效益得到保護。

對電子文件加蓋電子檔號章以保證其歸檔依據。電子文件進行分類整理歸檔后，通過軟件技術讀取電子文件機讀數據自動生成電子檔號章，保持與紙質文件歸檔工作的一致。包含電子檔號章的電子文件能夠更好地體現檔案的法律依據。

2.3 電子文件檔案利用的新挑戰。電子文件的查詢利用將是現代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分地得到利用才能體現其應有的價值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動記錄利用效果統計；檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠實現流程化，并實現多級審批。檔案管理人員能夠審批的可以直接審核，需要提交領導批準的電子文件則需要進行多級審批；審核后的電子文件在授權時間允許范圍內能夠進行利用效果登記，利用到期后自動收回權限取消授權。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規范的查閱環境下進行閱讀，不能由其他軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進行下載保存。電子文件打印功能應進行授權控制，授權打印應當使用數字水印技術對電子文件版權進行保護。檔案利用需要借助現代化的管理手段為檔案管理部門提供方便快捷、科學的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

2.4 電子文件保管的新挑戰。電子文件整理歸檔后，能夠借閱和利用，但由于電子文件本身載體和存在方式發生了根本性的變化，這給檔案管理部門帶來新的管理規范。由于電子文件存儲的特殊性質決定了其保管的特殊性，電子文件的保存不單是存儲在電腦服務器硬盤中，為保證電子文件的安全性，避免由于計算機網絡、病毒以及人為錯誤操作對電子文件造成破壞或丟失，最重要的就是數據備份和恢復工作。數據備份包括對數據庫的備份和對電子文件的備份，并且，要能夠借助軟件系統按照設定的時間段自動備份和增量備份，還需要對備份的數據進行刻錄保存，有條件的還可以進行異地備份，保證檔案數據和電子文件的絕對安全。電子文件需要依靠計算機、數據庫的支持，同時，需要有完善的備份、維護和數據恢復機制。只有數據安全穩定，電子文件才能得以正常利用。

3 結語

面對網絡化“無紙化辦公”檔案管理所面對的新的挑戰，檔案管理部門領導一定要從思想上高度重視，行動上積極支持，經費上大力投資。檔案管理者要恪盡職守，精通檔案管理和“無紙化辦公”業務，為政府機關和企業辦公自動化積極工作，不懈努力。我們相信，隨著電子信息技術的飛速發展，“無紙化辦公”將為檔案管理工作帶來重大變革，同時，也為檔案資源的自動化管理注入新的活力和生機。

（作者單位：鄭州市市政工程總公司 來稿日期：2012-12-20）