關于高校畢業生檔案的思考

摘 要： 高校畢業生檔案是畢業生人事檔案的重要組成部分，它是學生在高校學習期間的綜合記錄，為了更好地服務學生，服務社會，高校必須做好畢業生檔案的收集、管理及轉移等工作，充分發揮畢業生檔案的社會作用。

關鍵詞： 高校畢業生檔案 存在問題 反思

一

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用。其中高校畢業生的檔案是個體人事檔案的重要組成部分。當學生從學校畢業后，就從學生人的身份轉換成社會人的身份，面臨參加養老保險、轉正定級、考研、出國、考公務員，甚至于工齡和退休金的計算等與自己切身利益密切相關的問題，而這些問題都直接與高校畢業生的檔案記載內容掛鉤。

高校畢業生的人事檔案是由畢業生的學籍檔案轉換而來的，高校畢業生的學籍檔案主要是指通過參加全國統一考試并被錄取的大中專學生的檔案。它主要由以下幾部分組成：學生的入學材料、高校畢業生登記表、綜合測評表、學籍卡、組織關系及學生在校的獎懲情況等。學生在校期間的這些材料共同組成了其學籍檔案，當學生畢業后，由學校就業主管部門根據學生的實際就業派遣情況在其學籍檔案中放入畢業生報到證，并由學校相關部門通過專門機構——機要局轉遞給畢業生的就業單位的人事部門或其委托的相關的人才交流機構。這時，學生的學籍檔案才正式轉化成其人事檔案，這個轉化必須通過畢業生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂相關就業協議，并履行相關畢業程序并取得報道證后，才能最終得以實現，并標志著畢業生由學生人轉化為社會人。

二

當前高校在畢業生檔案管理方面主要存在以下幾方面的問題：

1.畢業生檔案材料內容的不完整性。首先，畢業生檔案材料的來源渠道非常廣泛。除學籍卡來源于教學管理部門外，其他材料主要來自于各教學院系、相關職能部門和學生本人，這些材料主要涉及學生在德智體美勞等方面的素質材料，內容繁雜，數量龐大，在收集過程中非常容易產生片面或者重復的現象。其次，畢業生檔案材料的收集時間跨度大。從學生入學之初的初高中學籍檔案，到學生在高校期間各學期的學習記錄、綜合素質測評、直至最后的畢業生登記表和鑒定表，這個跨度至少要3到4年的時間，學校經手人可能更替，從而造成材料的缺失，不利于學生檔案的完整和統一。最后，畢業生檔案材料的內容完整性、延續性強。有的學生是團員，可檔案中缺少了中學時期的入團志愿書；有的是學生黨員，卻缺少入黨申請書和轉正報告；有的學生在畢業生登記表獎勵一欄中，寫了不少榮譽，但在檔案中沒有這些榮譽的獎勵證明材料；材料的不延續和不完整，容易給人造成材料不實的印象。

2.檔案的保管和轉移過程中的不規范性。首先根據國家相關政策，畢業生畢業后暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年，暫時保存在學校。這就造成每年畢業季，因為擇業過程中的種種問題，很多畢業生都會要求暫時將檔案保留在學校，這些學生往往對畢業生檔案的重要性認識不足，很多學生并沒有按要求在一到兩年后轉移走自己的檔案，日積月累，越來越多的檔案會積壓在學校，使得本就有限的檔案庫房不能承載，檔案管理人員不勝重荷，難免會造成疏漏；其次，由于學校機構調整，檔案管理人員的不穩定性，難免個別檔案管理人員責任心欠缺，從而在檔案收集和保管過程產生失誤，造成學生檔案的損壞或遺失，給學生就業和今后的調動、晉升造成無法挽回的損失；最后，由于個別檔案管理人員的政策性不強，有時會為了圖省事，不是通過機要局這一專門的途徑流轉畢業生檔案，而是將檔案通過快遞、EMS等方式寄送學生檔案，更有甚者直接將檔案交給學生，從而出現學生自帶檔案的現象，這些不規范的檔案流轉，就更容易出現畢業生檔案的損壞或遺失，將會給學生日后辦理相關手續帶來諸多麻煩。

3.畢業生檔案材料的不規范性。首先是由于大多數學校對檔案材料的用紙、書寫及格式沒有明確的規定，造成歸檔的檔案材料有的用A4紙張，有的用16K紙張，造成畢業生檔案裝訂的不齊整；其次是書寫不規范，有的學生的入檔材料甚至用圓珠筆書寫，這些用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就變得模糊，會給日后檔案保存帶來很大的困難；最后，學生的獎懲材料，甚至有的學生的《畢業生登記表》中都會有公章和系部意見的現象。

三

為了避免以上問題的出現，高校需要從以下幾個方面進行反思：

1.高校要加強對畢業生檔案工作的重視，從人財物等方面積極支持畢業生檔案工作。從院系、到學校都要配備固定的畢業生檔案管理人員；配備專門的畢業生檔案室或庫房；做好相關工作的獎懲條例，充分調動相關工作人員的積極性。

2.高校要加強畢業生檔案管理的制度化建設工作。明確畢業生檔案管理的條例、分工及職責，并要嚴格按照《檔案法》的要求，規范畢業生檔案工作。

3.加強檔案管理人員業務素質和責任心的提升，確保檔案材料的質量。要求檔案管理人員有愛崗敬業的精神，積極鉆研檔案管理相關業務，規范畢業生檔案的流轉；同時，要不斷提升責任心，本著為學生服務的宗旨，確保畢業生檔案材料的規范與完整。

4.加強對畢業生的教育，讓學生充分認識到畢業生檔案材料的重要性。首先，畢業生在填寫相關材料時，本著對自己負責的態度認真填寫，不能敷衍了事；其次，畢業生一定要關心自己的檔案。如果是正常派遣的學生，學校會通過機要局寄送畢業生檔案，學生可以在畢業生檔案寄出兩個月之后，向相關人事部門進行查詢，如果檔案未收到，就要及時向學校相關部門查詢，確認，以保證自己的畢業生檔案不缺失；最后，如果學生在畢業后暫時未找到就業單位，而將其檔案托管保存在學校的，在明確了用人單位后，就要及時到學校辦理相關就業手續，以便學校正常轉遞檔案，不要誤以為既然學校能夠免費保存，就不用再到人才交流機構托管了。其實，學校保存的只是畢業生的“學籍檔案”，只發揮存放的作用，不能以此為依據為學生開具相關的證明材料。在社會上，真正發揮作用的是由學籍檔案轉成的人事檔案，只有所在單位的人事部門或委托的人才交流機構才有權利開具相關證明，辦理相關事項。

因此，無論是高校還是學生都要重視畢業生的檔案，使畢業生的檔案發揮應有的作用，更好地為學生，為社會服務。

參考文獻：

[1]王艷茹.加強學生檔案管理，服務高校學生就業[J]科技情報開發與經濟，2008（18）.

[2]馬良生.檔案管理概論[M].安徽人民出版社，2003.