對我國董事會秘書制度問題的思考

[摘 要]本文從闡述董事會秘書制度的概念和來源入手，分析了我國目前董事會秘書制度的基本情況。針對我們國家董事會秘書僅僅作為公司中的一個特定部門或者職位的輔助性文秘人員的現(xiàn)狀，導(dǎo)致我國的公司董事會秘書制度在實踐過程中存在諸多問題，例如董事會秘書并未在法律上得到承認，沒有賦予其法定權(quán)利等。本文旨在深入分析與探討我國非上市公司董事會秘書的定位、職權(quán)的正當(dāng)行使、責(zé)任的明確、合法權(quán)益的保護等問題，并提出了改進與完善我國公司董事會秘書制度應(yīng)當(dāng)采取的有效措施。

[關(guān)鍵詞]董事會；秘書 ；制度；價值取向

[中圖分類號]F274 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-6432（2012）40-0031-02

1 董事會秘書制度的概念與來源

秘書是伴隨著公司的出現(xiàn)而誕生的，即自公司出現(xiàn)之日起就需要有秘書對公司人員的工作進行輔助。秘書的主要職責(zé)是對公司內(nèi)外的各種文件、檔案的整理與保管以及對公司的日常事務(wù)進行處理。伴隨公司的不斷發(fā)展與壯大，公司內(nèi)部的分工也愈來愈精細，這就要求有專門的人員來對公司各部門之間進行有效溝通和協(xié)調(diào)。由于董事會是一個專門的管理與行政部門，該部門凌駕于公司的其他部門從而成為一個決策機構(gòu)，從而進一步加速了為董事會管理文件、會議記錄以及督促監(jiān)督等工作的專職秘書人員的產(chǎn)生。因此，董事會秘書也就被專門化以及特定化了。再加之董事會秘書在處理以及協(xié)調(diào)公司各個部門之關(guān)系的關(guān)鍵作用，使得該職務(wù)成為公司中具有比較高地位的管理人員，享受比較高的待遇。早在1841年的英國法報告的案例中就在法律上對于董事會秘書的地位給予承認。在董事會秘書誕生之初，該職務(wù)與一般的秘書并沒有太多的區(qū)別，也就是負責(zé)公司部分文件的保管以及日常事務(wù)的處理工作。然而伴隨董事會成為公司的一個十分重要的決策機構(gòu)，董事會的決策關(guān)系到公司的核心利益與重大決策，由于上市公司董事會秘書的職責(zé)所在，肯定會掌握公司的重要信息以及關(guān)鍵決策，所以，其地位也就顯得特別關(guān)鍵。

2 中國目前董事會秘書制度的基本狀況

2.1 法律地位

在我國，董事會秘書職位的產(chǎn)生最初是由于中國公司在境外經(jīng)營的需要而確立的，此后伴隨中國市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，在境內(nèi)許多公司也要求確立該職位。另外，根據(jù)《公司法》的第一百二十四條的相關(guān)規(guī)定，上市公司都務(wù)必設(shè)置董事會秘書一職。由此可見，董事會秘書在我國也得到了法律的確認，不僅成為上市公司的一個機構(gòu)，同時也是廣大非上市公司的重要機構(gòu)。而在我國的上海、深圳以及山東等一些經(jīng)濟比較發(fā)達的地方，董事會秘書協(xié)會相繼成立。

2.2 職權(quán)定位

在我國的《公司法》中對于董事會秘書的職權(quán)只有比較廣泛的界定，隨后國家又出臺的相關(guān)規(guī)定對董事會秘書的職責(zé)有了明確的界定，具體包括如下三個方面：第一，保證公司有完整的組織文件與記錄；第二，保證公司依法遞交各種必需的申報以及對應(yīng)的文件；第三，保證有權(quán)獲取公司的記載和文件，并及時歸納整理公司的相關(guān)記載和文件。

3 中國目前的董事會秘書制度存在的問題

3.1 價值取向問題

從市場交易以及現(xiàn)行的法律法規(guī)而言，中國董事會秘書制度在立法方面更加注重于安全價值方面。從而導(dǎo)致關(guān)于公司董事會秘書職責(zé)的規(guī)定就包含了與董事會秘書相關(guān)的全部規(guī)定，這種職責(zé)的規(guī)定充分體現(xiàn)了監(jiān)管者的立法取向：按照董事會秘書規(guī)則對于公司在市場上的規(guī)范運作順序進行節(jié)制。然而在我國的具體實踐中卻出現(xiàn)了一些狀況：大部分的董事會秘書在董事會中并無自主的權(quán)限，對于公司的完整運營信息難以知情，并且容易受制于董事長或者其他高管等。盡管在我國2005年頒發(fā)的《公司法》中對于董事會秘書的高管位置進行了明確規(guī)定，但是由于我國的董事會秘書準(zhǔn)則存在先天不足的問題，在公司實施的某些程序性行為過程中，在規(guī)則方面仍然存在行為主體以及責(zé)任的嚴(yán)重缺失。董事會秘書失去了高管人員的實質(zhì)地位，因而要想實現(xiàn)真正的安全價值是難上加難。

3.2 公司治理結(jié)構(gòu)問題

在實踐中，中國的有限責(zé)任公司通常都設(shè)有秘書一職。然而中國的公司治理結(jié)構(gòu)與純粹的大陸法系模式并不完全相同，與英美等西方國家的公司秘書也不一樣。中國的董事會秘書指的是公司中的輔助性質(zhì)的文秘工作人員，在公司的治理結(jié)構(gòu)中處于弱勢地位，往往容易被忽略。

4 中國董事會秘書制度問題的原因分析

4.1 公司治理的內(nèi)外部整體環(huán)境

董事會秘書制度的制定是為了改進公司的治理內(nèi)外部環(huán)境，而事實上該制度并未達到真正改進公司治理的要求，相反產(chǎn)生了比較嚴(yán)重的問題。通過深入分析不難發(fā)現(xiàn)，我國公司治理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化改進與完善是一個較為龐大的系統(tǒng)，環(huán)節(jié)非常多，并且環(huán)環(huán)相扣，因此必須統(tǒng)籌全局，循序漸進而不能一蹴而就，加上該制度的移植過程中出現(xiàn)了嚴(yán)重的偏差。特別是20世紀(jì)90年代后期公司操縱利潤、弄虛作假的案件屢見不鮮，其中一個重要原因是公司的董事會秘書并沒有真正盡到應(yīng)有的職責(zé)，使董事會秘書制度形同虛設(shè)。

4.2 市場化的職業(yè)規(guī)范缺失

根據(jù)現(xiàn)有的法律法規(guī)，公司聘任董事會秘書后，董事會秘書有權(quán)參與公司有關(guān)的工作培訓(xùn)以及業(yè)務(wù)審核工作。然而，目前我國董事會秘書人才極為短缺，主要是因為公司董事會秘書并未真正市場化、規(guī)范化，董事會秘書的整體素質(zhì)亟須提高。

5 中國董事會秘書制度的完善

5.1 明確董事會秘書與董事會的關(guān)系

公司高管人員的權(quán)力有明確規(guī)定，例如董事負責(zé)公司的經(jīng)營管理。實際上，公司的實權(quán)就掌握在高級管理層手中。而公司治理的核心在于公司內(nèi)部的權(quán)力的分配與平衡。要想讓執(zhí)行程序合法、高效，就應(yīng)該按照董事會秘書制度的規(guī)定強化董事會秘書的作用。在歐美等西方發(fā)達國家，董事會秘書也可以稱之為“公司秘書”，由此可見，董事會秘書的職責(zé)是為公司服務(wù)、對公司負責(zé)，屬于一個獨立的管理機構(gòu)。然而，董事會秘書往往被看成是董事會的輔助性職務(wù)，被誤解為對董事會的事務(wù)負責(zé)。

5.2 董事會秘書任免細則的進一步規(guī)范

按照《公司法》的規(guī)定，董事會秘書的任免由董事會決議決定，然后經(jīng)過注冊注銷以及布告等程序。其任免表面上與英美法系的董事會秘書相同。然而我國對于股東會能夠否決董事會對董事會秘書的任免沒有明確規(guī)定。僅僅規(guī)定董事會秘書是公司的高管組成人員，任期為三年，可以連任，這些準(zhǔn)則僅僅明確了董事會秘書違反規(guī)則需要承擔(dān)的責(zé)任。一旦董事會違反了有關(guān)規(guī)則，在秘書要想履行職責(zé)時，董事會可以辭退董事會秘書，董事會秘書也就無能為力了。這就使得董事會秘書的職業(yè)風(fēng)險非常大。因此，必須針對公司董事會辭退董事會秘書之時制定相應(yīng)的救援辦法。

5.3 董事會秘書責(zé)任的完善

董事會秘書制度假如沒有完善的明文規(guī)定，《公司法》中對于董事會秘書的職權(quán)及其義務(wù)的規(guī)定在執(zhí)行中就會大打折扣。這就要求有較為完善的明文規(guī)定來保證董事會秘書制度得到有效貫徹落實。如果違反法定職責(zé)或者不履行義務(wù)就必須承擔(dān)董事會秘書的法律責(zé)任。其中承擔(dān)的民事責(zé)任主要包括侵權(quán)責(zé)任與違約責(zé)任兩種。董事會秘書一旦違反了相應(yīng)的義務(wù)，就必須承擔(dān)侵權(quán)或者違約的民事責(zé)任。賠償侵權(quán)責(zé)任首先是補償其損失，公司可以對董事會秘書由于不履行義務(wù)而獲取的收入進行充公。《公司法》與《刑法》分別針對董事會秘書的行政處分以及刑事處分有了相應(yīng)的規(guī)定。

最近幾年我國刑法修改案的內(nèi)容，大部分和破壞市場經(jīng)濟秩序的犯罪相關(guān)，然而立法往往是滯后的。市場環(huán)境的變化太快，如果只按照法律事后對董事會秘書的違法行為進行處理是不夠的。對于董事會秘書的過錯嚴(yán)重程度不加以區(qū)分，而只是追究董事會秘書的責(zé)任，這種做法將會大大挫傷董事會秘書的積極主動性。所以，我國《公司法》必須明確董事會秘書對公司的經(jīng)營行為應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的一定責(zé)任。一方面明確董事會秘書必須承擔(dān)的責(zé)任，同時又要明確董事會秘書的職責(zé)權(quán)限以及違反義務(wù)的差錯程度，從而便于公司規(guī)范董事會秘書的職權(quán)以及追究董事會秘書的責(zé)任。

5.4 對董事會秘書的價值取向進行調(diào)整

上市公司的董事會秘書制度應(yīng)以效率價值為主以及以安全價值為輔?；诙聲貢贫仍趯嵺`過程中所面臨的各種要求我們必須高度重視該制度的效率價值。通過立法等措施確保安全價值。通過調(diào)整價值取向從而改進董事會秘書制度，而要真正實現(xiàn)價值取向的平衡，不僅要重視效率價值，同時還要重視安全價值。效率價值具體包括了文件的保管、監(jiān)督、協(xié)調(diào)等工作方面。所以，在高度重視該制度效率價值的基礎(chǔ)上，使董事會秘書能夠真正履行公司高管人員的職責(zé)，從而使得董事會秘書制度的安全價值得到有效確保。此外，安全價值必須得到董事會內(nèi)部的有效制約才能確保，而內(nèi)部的約束必須得到外部的有效監(jiān)督才能確保，因此董事會秘書制度必須為安全價值的實現(xiàn)營造有效的外部監(jiān)督。

5.5 保障董事會秘書的權(quán)利和義務(wù)

進一步加強董事會秘書的權(quán)利和義務(wù)。比如，在法律上明確董事會秘書的地位，以免董事會秘書由于害怕失去職務(wù)而不敢履行自身的責(zé)任和義務(wù)。進一步規(guī)范董事會秘書聘任的流程，公開董事會的決議、聘任證書以及聘任的全部過程，并對有關(guān)的證明進行詳細說明，真正做到公平公正公開。同時還應(yīng)規(guī)范解聘的制度，解聘的理由必須充分。

總之，目前我國的公司董事會秘書制度在實踐過程中還存在諸多問題，面臨很多困難。所以，必須不斷改進與完善我國上市公司董事會秘書制度，盡快扭轉(zhuǎn)上市公司的治理現(xiàn)狀，真正實現(xiàn)與世界經(jīng)濟的融合。

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