企業檔案管理工作邊緣化的成因分析與對策

陳銀華

[摘要]該文認為，造成企業檔案管理工作走向邊緣化的主要原因包括：對企業檔案效益的宣傳力度和效果不夠理想，對企業檔案效益的認識不夠全面，對企業檔案產生效益的作用挖掘不足。對此，企業管理者要善于發現和揭示檔案的效益和作用，做好檔案效益的宣傳工作，特別是提高利用率，從而促進檔案在企業管理中充分發揮作用。

[關鍵詞]企業檔案 綜合利用 檔案效益

自上世紀80年代中后期開始，國家逐步重視檔案工作，出臺了《國家檔案法》。南于有了檔案管理工作主管部門和企業領導的雙重重視，企業檔案管理工作有了長足的發展。但是，隨著社會主義市場經濟體制改革的深入和現代企業制度的確立，出現了多種所有制企業并存的復雜局面，原有的企業管理體制發生了很大的變化，原有的企業檔案管理體制不能適應這種變化，使企業的檔案管理逐漸發生了分化，這種分化還有逐漸加大的趨勢。一些企業的檔案管理開始走下坡路，檔案管理在企業的管理地位不斷下降，逐漸處于可有可無、無人重視、無人問津的境地；有些單位沒有專門的機構或人員，從事檔案管理的部門和人員待遇低；檔案管理混亂，檔案流失嚴重等。這些問題的出現表明，檔案管理在企業管理中對企業效益體現不充分，或者說檔案管理對企業效益反映的隱蔽性，造成了企業對檔案工作的邊緣化。如何提高檔案管理在企業管理中的地位，充分反映檔案管理在企業管理工作中的作用和效益，值得人們重視和研究。

1 檔案在企業管理中地位低的主要原因

部分企業檔案管理出現走下坡路、檔案工作不被企業重視的原因是多方面的。從不同的角度，可以總結出不同的原因。從檔案管理對企業效益的作用方面看，以下三個方面的因素需要引起重視：

1.1對企業檔案效益的宣傳力度和效果不夠理想

宣傳不夠，容易造成信息不對稱。這里所說的宣傳，著重體現在企業的檔案管理職能部門對檔案重要性以及企業檔案在企業獲取效益方面的作用宣傳不夠，力度不足，自信心不強，在那些傳統的業務部門面前好像矮了一大截。

1.2對企業檔案效益的認識不夠全面

企業對效益的追求是客觀存在的，也是企業最主要的目標。因此，企業的一項基礎管理工作是否與企業產生效益有關，是否發揮重要作用，成為檢驗這項工作在企業中地位的試金石。檔案管理工作在企業效益中所發揮的作用毋庸置疑，但是從總體上看，一方面，企業檔案所產生的效益大部分極富隱蔽性，難以量化；另一方面，檔案工作與企業的效益有時不是存在著直接的關系，它的投入與產出傾向于一種隱性和長時間的狀態。

1.3對企業檔案產生效益的作用挖掘不足

目前，不少企業不能主動尋找檔案在企業日常管理、日常教育培訓、日常業務工作的作用，而是大部分讓檔案靜靜地躺在檔案室，讓它們“靜靜安睡”。這樣即使企業有非常健全的歸檔制度和保管制度，由于它不能給企業帶來效益，只能成為一種好看不中用的東西，指望它能得到企業領導的重視，在企業管理工作中占有一席之地，則成為一個奢望。

2 如何促進檔案在企業管理中提升地位和發揮作用

企業是否對檔案工作重視，企業檔案工作能否做好，首先要取決于領導對檔案工作的重視程度；而領導對企業的一項管理工作是否重視，又取決于該項工作對企業效益所產生直接或間接的作用。檔案工作是否能在企業各項工作中占有一席之地，完全是企業效益這根杠桿在指揮。效益是否認可檔案管理工作的作用？答案是顯而易見的。福州港馬尾港務公司于上世紀90年代初期，在檔案整理過程中發現了1張被人遺忘的紅線圖，從而為企業挽回40多萬元的經濟損失。福州港務局從妥善保管的檔案中找到了強有力的證據，因而在與古田縣造紙廠的經濟糾紛中勝訴，這也歸功于檔案管理。實際上，這種顯性的效益作用舉不勝舉，而那些隱性的效益作用的案例也比比皆是。那么，既然檔案管理工作對企業的經濟效益有許多直接和間接的作用，怎么樣才能使其成為一項必不可少的基礎管理工作呢？筆者認為，以下幾點值得我們重視和探討：

2.1善于發現和揭示企業檔案的效益和作用

為什么人們對企業檔案管理工作不重視，或者不認可呢？其中很重要的原因是他們看不到檔案管理對企業經濟效益所發揮的作用。效益和效率是現代企業追求的兩大目標，因此需要企業檔案職能部門主動揭示檔案管理工作與企業效益的關系邏輯。檔案工作是企業的一項管理基石¨：工作，它的作用帶有很大的隱性效果，它的大部分工作成果并不是體現在直接的經濟效益層面，而是包含在企業整體成果中。

2.2善于做好檔案效益的宣傳工作

發揮檔案的效益還要善于宣傳，這種宣傳不是那種“王婆賣瓜。自賣自夸”的宣傳，而應當是對檔案實際作用和實際成果實事求是的肯定和必要的宣揚。

檔案工作相對來說是一項比較默默無聞、不引人注目的工作，更需要加強宣傳工作，提高企業的認知度。如果檔案工作部門自己不注重宣傳，擴大影響，就容易被忽視。從現實情況看，雖然檔案相關法律法規已經實施多年，但并不是說檔案法制觀念已經在企業普及，也談不上深入人心。在企業的一些部門（包括一些領導、一部分群眾）中，對檔案是什么、檔案是做什么用的、保護檔案有何意義并不了解。在這樣的背景下，要使檔案管理工作在企業中有大作為，難度確實很大。

2.3提高利用率是企業檔案發揮經濟效益的最重要措施

前文論及，現在企業檔案不被重視的主要癥結，在于管理者經常讓檔案靜靜地躺著，不被利用，致使利用率低，因而失去檔案的主動功能。實際上企業絕大部分檔案的利用，主要是靠檔案戰線工作者人為地去挖掘，它才會顯現出其作用。以港口企業檔案為例，港口調度部門每天填寫的調度日志，看似千篇一律，但從每年歸檔的調度日志上則可以找到提高工班安排、機械安排、人力安排、相互協調等等方面的措施。我們只要從每年歸檔的調度日志、業務部門的貨運單、進出庫單、財務票據、機關部門起草的各類文件中找尋出各種有代表性的檔案，作為每年港口企業職工培訓的教材，既經濟又實用，職工看到的都是自己日常工作中熟悉的東兩，經過分析和討論，可以看到原來“可以”的做法，卻存在著那么多問題，這對于提高各部門職工的業務素質有很大幫助，對提高企業的經濟效益具有非常實際的意義。1