關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作的思考

牛曉茜　胡桂琴

摘 要：醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展中具有重要意義。但目前一些醫(yī)院存在著對檔案重視程度不夠、制度不健全、人員素質(zhì)不高等問題。為此，應(yīng)從轉(zhuǎn)變觀念、健全檔案管理制度、提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)、改善條件等方面采取措施，以切實(shí)改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；工作

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）17-0203-02

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，是醫(yī)院歷史發(fā)展的見證和記錄。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作對于醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)決策以及各項建設(shè)都具有極其重要的意義。

一、醫(yī)院檔案的定義和分類

當(dāng)前，一些醫(yī)院之所以檔案管理工作混亂，很重要的一個原因就是對醫(yī)院檔案的概念和內(nèi)容界定不清，分類劃分不明確。因此，弄清醫(yī)院檔案的定義，對醫(yī)院檔案進(jìn)行科學(xué)分類，是提升醫(yī)院檔案管理工作水平的必要前提和重要步驟。

醫(yī)院檔案，是指醫(yī)院從事醫(yī)療、科研、預(yù)防保健、教學(xué)、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其他各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄。醫(yī)院檔案根據(jù)工作要求的不同，可以有很多種分類方法，一般可分為病歷檔案、人事檔案、科技檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等。病歷檔案是醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)院活動中形成的系統(tǒng)記錄，是醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量和管理水平的綜合反映，是避免醫(yī)療糾紛的重要保證；人事檔案是醫(yī)院人才選拔、培養(yǎng)以及職務(wù)晉級和考核的基本依據(jù)；科技檔案是醫(yī)院科研成果鑒定以及推廣應(yīng)用的可靠保證；設(shè)備檔案在大型儀器的引進(jìn)和維護(hù)中具有不可低估的作用，是加強(qiáng)醫(yī)院宏觀調(diào)控，保障醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量的重要途徑；基建檔案是醫(yī)院在建設(shè)活動中形成的第一手材料，是醫(yī)院建設(shè)、改建、維修等的真實(shí)記錄，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)，做好基建檔案管理工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義；財務(wù)檔案包括醫(yī)院會計憑證、會計賬簿、會計報表、個人保險資料、工資和津貼、獎金等書面形式的會計核算資料以及上級部門下發(fā)的會計文件、制度、法規(guī)及業(yè)務(wù)操作細(xì)則等財務(wù)管理資料等，它一方面反映會計工作過程控制的有效性，另一方面完備有序的財務(wù)檔案管理也為醫(yī)院財務(wù)管理提供原始、真實(shí)的決策性和計劃性依據(jù)；聲像檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療和社會活動中，通過攝錄手段形成的、對醫(yī)院具有保存價值的照片、底片、磁盤、錄音帶、錄像帶、光盤等，它真實(shí)形象地記錄了醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動中的真實(shí)面貌，是醫(yī)院檔案的一個重要組成部分。

二、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

盡管檔案管理工作在醫(yī)院各項工作中居于比較重要的地位，但由于傳統(tǒng)受觀念、經(jīng)濟(jì)效益等因素的影響，一些醫(yī)院在實(shí)際工作中還存在著輕視檔案管理的傾向，以致檔案管理工作存在著一些不容忽視的問題。

1.對檔案重視程度不夠

醫(yī)院的工作中心是醫(yī)療，管理的重點(diǎn)是如何提高醫(yī)療技術(shù)水平，改善環(huán)境條件，為病人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。由于檔案管理不以盈利為目的，很少直接在醫(yī)療這一中心工作上發(fā)揮作用，因而一些醫(yī)院在日常管理和發(fā)展建設(shè)中，往往會忽視檔案管理工作，認(rèn)為“不掙錢還花錢”。在這一思想指導(dǎo)下，導(dǎo)致一些醫(yī)院對檔案的重視程度不夠，認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)識不到檔案在醫(yī)院管理中的重要性和必要性，造成對檔案資料的收集不足，保管不利，資料存放凌亂，且缺乏系統(tǒng)性和連續(xù)性。

2.檔案利用意識薄弱

盡管做好醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院各項工作的開展具有重要作用，檔案信息資源的有效利用同時也可以為醫(yī)院取得巨大社會和經(jīng)濟(jì)效益。但由于檔案工作的效益是一種間接效益，因此醫(yī)院的檔案管理長期仍存在重“藏”輕“用”現(xiàn)象。多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以及醫(yī)務(wù)工作者對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏足夠認(rèn)識，檔案管理意識淡薄，導(dǎo)致檔案信息檔案利用率不高。

3.檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高

在醫(yī)院管理中，各級醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

4.檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，檔案知識欠缺

在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

5.醫(yī)院檔案管理的軟硬件建設(shè)投入不足

20世紀(jì)90年代以來，隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及辦公室自動化的發(fā)展，醫(yī)院的管理手段也不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案信息管理已明顯跟不上現(xiàn)代化的管理要求。從目前情況看，運(yùn)用計算機(jī)管理軟件及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理管理檔案還沒有相對成熟、完善，往往會影響到檔案的收集、利用和開發(fā)。醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，檔案庫房不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)不到檔案管理九防要求。檔案庫房面積小，不符合檔案保管條件，達(dá)不到檔案管理辦公、閱覽、庫房三分開要求。防磁、防蟲、防高溫、防潮、防霉變的設(shè)備不完善，檔案管理設(shè)備陳舊，嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的思考

針對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理上存在的問題，建議采取如下措施加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作。

1.轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案意識

要強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作，醫(yī)院上下就必須轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案意識。特別是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，要充分認(rèn)識到檔案管理工作對醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的重大意義，把檔案管理納入議事日程，采取多種措施，明確職責(zé)，制定考核目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施等方面加大對檔案工作的投入力度，保證檔案工作和醫(yī)院的業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展、同步規(guī)劃。

2.合理有效地利用檔案資源

檔案管理的最終目的是合理有效地利用檔案資源。因此，作為醫(yī)院檔案管理人員，要認(rèn)識到檔案工作為服務(wù)醫(yī)療上的價值，發(fā)揮檔案效能，通過各種手段多渠道、深層次開發(fā)、掌握檔案信息，深入醫(yī)療一線調(diào)研、了解科研、教學(xué)、管理等對檔案工作的要求，及時為本單位業(yè)務(wù)、管理和醫(yī)院患者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。尤其是在檔案信息的管理方面，要對信息進(jìn)行科學(xué)分類，做到檔案集中、統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核。還要匯編各種專題，充分掌握醫(yī)療、教學(xué)、科研的信息，加強(qiáng)信息反饋，利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

3.建立、健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度是保證檔案管理工作規(guī)范、有序的可靠保證。為此，醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院工作的實(shí)際，按照《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》的有關(guān)要求，制定完整、科學(xué)、可行的管理制度，并且嚴(yán)格按照制度要求落實(shí)各項任務(wù)，明確崗位職責(zé)和獎懲措施。同時，在醫(yī)院的各種表彰中，要將檔案工作納入其中，

4.加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

一是要制定培養(yǎng)規(guī)劃，通過繼續(xù)教育、進(jìn)修、培訓(xùn)提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平；二是組織有關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)各種關(guān)于檔案管理方面的知識，做到領(lǐng)會精神，融入工作；三是不斷優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，盡可能為檔案管理人員晉升職稱、提高學(xué)歷提供方便和支撐；四是注意梯隊建設(shè)，對青年檔案管理人員實(shí)行傳幫帶，為其配備業(yè)務(wù)指導(dǎo)老師。

5.進(jìn)一步改善辦公條件

要加大對檔案工作的投入和保護(hù)力度，高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案庫房、配備空調(diào)、溫度和濕度檢測設(shè)備、滅火器、滅蟲防鼠設(shè)備以及優(yōu)質(zhì)的裝具。還要打破傳統(tǒng)的手工操作的檔案管理模式，加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)。“檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，就是要符合檔案的各項標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容，包括組卷的方式和格式、分類規(guī)則、檔案著錄和標(biāo)引、檔案文獻(xiàn)編纂規(guī)則等”[1]。要充分認(rèn)識到計算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通訊技術(shù)、信息技術(shù)在檔案保護(hù)、管理、處置、保存等活動中的重要作用，加強(qiáng)信息庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和，把微縮、光盤刻錄、掃描技術(shù)等運(yùn)用于檔案管理；還要建立辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和局域網(wǎng)，及時將有關(guān)信息上傳，做到信息的共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，不斷提高醫(yī)院檔案工作的辦公自動化水平。

總之，醫(yī)院檔案管理工作不是一項可有可無的工作。為此，醫(yī)院上下必須高度重視，采取科學(xué)合理的措施，加強(qiáng)檔案管理工作，為醫(yī)院事業(yè)的發(fā)展提供可靠保證和有力支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉麗莉.醫(yī)院檔案管理中的問題與對策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2010，（15）：53.