高校教學秘書績效管理芻議

鄭靜玉

(廈門理工學院人文社會科學系，福建廈門361024)

績效管理(Performance Management，簡稱PM)本質上是一種通過開發組織和個人的潛能，從而提高其績效，使組織實現自身戰略目標，并不斷取得成功的管理思想和具有戰略意義的管理方法。[1]就高校而言，在教學秘書隊伍的管理上，推廣及運用績效管理方式能更好地激發教學秘書的潛能，提高高校的教學管理質量，實現高校核心競爭力的提升。

一、高校教學秘書績效管理的背景

近年來，隨著我國政府在教育上不斷增加對高校的投入，其發展規模呈現迅速擴大之勢，在此背景下，我國高校紛紛借鑒已在企業實踐中逐漸成熟并被廣泛運用的現代管理工具——績效管理來提高自身的整體管理水平和辦學質量。與此同時，在不斷深化的我國高校內部管理體制改革中，如何通過績效管理來加強高校的科學決策、整合并優化內部管理結構、提高資源配置率以最終實現高校管理的規范化與系統化，已越發成為教育各界關注與研究的課題之一。

高校作為一個整體，主要通過使命和愿景來明確自身的核心價值和戰略定位。我校的戰略定位是一所新型且極具發展潛力的省屬本科院校，其在《2011-2015年建設與發展規劃》中提出了“樹立現代管理理念，明確崗位職責……建立培養和積極機制，提升管理人員服務能力，提高辦事效率和服務質量……”的目標，可以說，我校的戰略目標在一定程度上要依靠對教學管理人員實施績效管理來實現。而作為高校教學管理工作直接參與者的教學秘書，其工作績效水平直接影響著高校的教學管理，進而影響著高校的教學質量，因此對其采用績效管理，進而全面地分析、評價與考核高校教學秘書群體，將有助于推動我校的“以人為本”的規范化管理，有助于顯著增強我校的核心競爭力。

二、高校教學秘書績效管理的實施

(一)績效管理的的對象 掌握高校教學秘書的基本特征、工作特點及教學秘書隊伍現狀是實施高校教學秘書績效管理的前提，是績效考核指標能否準確反映教學秘書素質，檢驗教學秘書的能力與實際崗位要求間差距的關鍵。

高校教學秘書作為二級教學單位最基層的管理人員，首先，其工作性質多為細碎、繁瑣的日常性事務，且其最根本的工作要求是細致與耐心;因此，在我校16個二級院系中的教學秘書全為女性。其次，因長久以來的傳統觀念對教學秘書有著片面的認識和評價，未能真正地從崗位職能和專業水平上肯定和認可教學秘書，所以在學歷水平上，我校僅有14%為碩士研究生從事教學秘書工作，其余均為大?；虮究茖W歷;并且由于職稱評聘困難，在專業技術上，我校教學秘書隊伍中沒有高級職稱，中級職稱人數占總教學秘書人數的15%(聘任后未能享受實際職稱待遇)，其余為初級職稱或無職稱者。最后，高校教學秘書其“尷尬的身份”?，F有的管理制度采取的是崗位等級設置和聘用管理的方法，教學秘書雖被劃分為行政管理人員，但在行政職務上只設置科員和辦事員兩類，在職務晉升上受到限制(工作年限滿15年的科員享受副科的相應待遇)。

(二)績效管理的現狀及問題 隨著高校越來越多的重視績效管理，管理水平在一定程度上得到了提高。但績效管理是一個包含績效計劃、績效執行、績效考核和績效反饋四步驟的循環過程，有些高?；蛞驅λ狈ο到y性的了解，使之過于形式化;或缺乏實施績效管理有效的工具，使之得不到有效的應用。當前，在教學秘書績效管理上存在著亟待解決的現實問題，主要有:

1.在觀念上，忽視績效管理理念?？冃Ч芾淼睦砟铌P乎著高校的戰略目標，也關乎著個人的戰略目標。高校雖制定了長期性與階段性戰略規劃，也細化了二級單位部門的績效考核標準，但對于教學秘書個人仍采用《事業單位專業技術人員考核登記表》中籠統地“德、能、勤、績”作為考核依據，未能將高校的戰略目標轉化分解為個人的績效計劃，使績效管理的理念流于形式。

2.在實踐中，缺少科學的、可量化的績效考核指標體系。高校的行政管理橫向上按照工作內容，分黨務、行政、教學、科研等;縱向上根據管理層級分高層管理(校級管理)、中層管理(部門管理)、基層管理(院系管理)等，不同崗位間工作性質、工作特點有著巨大差異。如前所述，高校教學秘書群體有著自身的基本特征和工作特點，簡單地用“德能勤績”這種自我描述性的、過于單一，且周期過長(一學年考核一次)的考核形式來評估教學秘書的工作績效，其考核缺乏科學性的弊端顯而易見。不僅如此，由于沒有明確的考核指標，工作績效被量化的程度低，所以高校對教學秘書績效考核多采用主觀評價為考核機制。然而在這樣的考核機制中，相對缺少客觀公正的評價，使得原本就處在“復雜”人際關系中的教學秘書或因部分教師把對政策的誤解轉嫁到教學秘書的工作評定中，或因民主測評中的輪流評優方式，導致考核常出現極大誤差，考核結果無法全面客觀的反映教學秘書的實際工作情況。

3.在反饋時，片面地對待績效考核結果，無實際的激勵機制?？冃Х答伿强冃Ч芾碇凶钅┮彩亲钪匾沫h節，主要是將績效考核的結果與被考核者的薪資變化、獎金分配、職務晉升、崗位調整及培養進修等措施相聯系，以實現教學秘書績效的不斷提升的目的。但是，現有的考核方式，只是讓大多數人得到“合格”或“模式化”的評價，甚至是獲得“優秀”也無任何激勵措施。此外，雖然高校開始實行績效工資制度，理論上績效工資會因績效考核結果的不同而有所差異，但事實上，因部門領導所謂的“和諧管理”方式使得績效工資無法實際體現獎懲效果而趨于平均化、固定化，失去了績效反饋應有的作用，極大地傷害了高校教學秘書的積極性。

(三)績效管理的思考與建議 1.構建績效管理文化，強化績效管理理念。高校績效管理文化主要表現為以績效導向的管理思想。構建高?？冃Ч芾砦幕?，強化績效管理理念，通過績效價值取向這個核心的凝聚力和導向性來有效地引導和規范教學秘書的工作表現，使教學秘書肯定自我價值。同時，構建高效績效管理文化，強化績效管理理念有助于高校管理中形成具有激勵作用的工作氛圍，促進考核者與被考核者之間積極主動的溝通;并為教學秘書績效管理提供一種道德約束和行為準則，促進使教學秘書進行自我調整、提高個人績效，以實際的工作績效來支持與維護績效管理，增強學校管理的凝聚力。

2.立足差異化，制定科學績效考核體系;力爭公正性，創新公平考核機制。教學秘書績效管理，需要建立一套兼具客觀性、科學性、可量化、可操作的績效考核體系。這套績效考核體系應將高校發展的戰略目標與教學秘書個人的績效目標相結合，還應就教學秘書群體的特質采用定量與定性相結合的方法、選取綜合性考核指標及設置合理的權重系數。創新考核機制，先要健全考核機構:對教學秘書的考核組成員不僅要有所屬單位的直管領導、服務對象(專任教師和學生)，還應有上級單位的校內專家參加。關鍵是考評專家需經過嚴格培訓，熟悉被考核者的工作表現，掌握考評時的評價標準標準并且需對自身考評行為擔責任狀;只有這樣的考評專家才能真實地、公正地對被考核對者進行評價。第二，要相應縮短考核周期，由于事務性的工作較難體現為實質性的物化成果，對教學秘書的績效考核周期適當地改為學期能更好地準確評估教學秘書工作的績效成果。

3.重視績效反饋的應用，確立激勵約束的作用。重視績效反饋的應用， 不僅是將績效考核的結果告知教學秘書，還應是通過考核機構與教學秘書之間進行有效的溝通與分析，就教學秘書的績效考核結果對教學秘書作出肯定評價或指出不足，以便作出下一個周期的績效計劃。此外，重視績效反饋的應用還體現在激勵約束機制的確立上，兩者是相輔相成的。每個教學秘書在崗位上的績效情況直接反映出其為實現學校戰略目標所做貢獻的多少，所以將績效考核的結果應用到激勵約束機制中，使其成為人事決策時的重要參考指標和主要依據，在公平、擇優的前提下以此決定教學秘書的晉升或降免，薪資的增加或減少。同時，完善的激勵約束機制不僅將績效反饋應用在物質上獎優懲劣，還應用在精神上以給予優秀的教學秘書參加進修與培訓的機會以滿足其實現自我管理、自我提高的意愿。

總之，實施高校教學秘書績效管理，有助于開發教學秘書的潛能，提高教學秘書的績效，促進教學秘書隊伍的建設，符合高校事業單位實施績效改革的需要，是高校戰略目標實現的關鍵。

[1]詹鳳蘭.高校行政工作績效管理中存在的問題及對策[J].科技創業月刊，2010，(7).