徐州鐵路區域用地管理檔案網站建設的思考

隗 然 上海鐵路局土地房產管理處

鐵路是國民經濟的大動脈，是國家重要的基礎設施和大眾化的交通工具。鐵路用地管理檔案是鐵路部門取得和開發利用鐵路用地活動的真實歷史記錄，是維護鐵路用地權益的法律憑證，是鐵路用地管理部門履行職責的重要依據，是有效管理鐵路用地的基礎條件。徐州區域的鐵路用地管理檔案由徐州鐵路土房所進行管理。2008 年鐵路生產力布局調整后，徐州鐵路地區劃歸上海鐵路局。上海鐵路局管轄鐵路用地面積在全國18 個鐵路局中名列第7 位。上海鐵路局的區域多為長江三角洲及沿長江經濟區，是中國經濟最發達的地區之一，徐州是其北大門。地理位置的特殊性是徐州鐵路區域用地管理檔案網站建立的迫切之需。

1 徐州鐵路區域用地檔案網站建設的內容

上海鐵路局的鐵路用地管理模式是路局、地區土房所、基層站段三級管理的形式。鐵路用地管理檔案由徐州、蚌埠、南京、上海、杭州五個土房所立卷和歸檔，鐵路用地的日常維護監管由基層站段承擔。盡管各地區土房所對基層管地單位配備了有利于工作的圖紙及相關檔案資料，但是實際工作中碰到問題仍需要去地區土房所進行查檔。通過對工作性質和用戶群的分析，徐州鐵路區域用地檔案網站的建設面向用戶，分為檔案目錄信息、檔案全文信息及圍繞檔案工作開展的欄目三大板塊。

檔案目錄信息欄目的建設：檔案目錄信息分為介紹性目錄信息和檢索性目錄信息兩類。徐州鐵路區域用地檔案網站的介紹性目錄信息以電子文本的形式對管轄區域內的檔案情況進行說明和總結，稱為檔案概況。檢索性目錄信息以既有的鐵路用地管理報表系統中存在的檔案查詢數據庫為基礎，建立目錄查詢。

檔案全文信息欄目的建設：按照鐵道部鐵運［2007］142 號文件《關于印發<鐵路用地管理檔案工作暫行辦法>的通知》要求，鐵路用地管理檔案分為權屬管理檔案、監察管理檔案、利用管理檔案、規劃管理檔案、綜合管理檔案和國有土地使用證六大類，同時對鐵路用地管理檔案的分類、整理、編碼等做了詳細的規定和要求，徐州區域鐵路用地管理檔案以該文件的要求為標準，建立和完善相關內容。

其他欄目建設：鐵路用地的管理離不開地籍圖，在日常工作中會產生大量的照片資料，檔案的管理也需要規章制度的約束及借閱的規范。因此建立鐵路用地圖、法規選編、珍貴老照片、工作職責、借閱制度、業務園地等相關欄目。

2 徐州鐵路區域用地檔案網站建設的步驟

上海鐵路局現運行的辦公系統是包括路局機關、各地區辦事處及運輸站段等單位共享的一個信息網絡平臺，由上海鐵路局信息技術所管理。經過與技術部門溝通，認可徐州鐵路區域用地管理檔案的網站可以共享此平臺。

2.1 確立用戶對象，分級別加強網站安全性管理和建設

上海鐵路局鐵路用地管理模式為路局、地區土房所、基層站段三級管理，鐵路用地的資產性越來越明顯，因此徐州鐵路區域用地管理檔案網站的對象是這些層面的鐵路用地管理人員。網站訪問管理權限由此可以分為四級。徐州區域的鐵路用地管理檔案存放在徐州土房所，所以徐州土房所的檔案人員承擔網頁的建設、維護和管理工作，作為管理員設為0 級。一級為基層管地單位的土管人員，可以開放與其工作相關的鏈接，使在工作中形成的資料數字化后轉化為電子檔案，提高工作效率。二級為各地區土房所工作人員，有選擇開放相關欄目，為工作提供便利。三級為路局的管理人員，允許其訪問與工作相關的欄目。

2.2 多層面多角度采集數據，為鐵路土地檔案信息化建設提供準確信息源

既有電子文件生成徐州區域鐵路用地管理檔案網站的欄目內容。日常工作中產生的電子文件，圖像、圖形、聲音等、都可以歸到鐵路用地圖、法規選編、珍貴老照片、工作職責、借閱制度、業務園地等相關欄目進行維護，充實網站信息內容。

紙質檔案的數字化是徐州區域鐵路用地管理檔案網站的核心組成。這部分的重要工作是以權屬檔案的數字化為“領頭羊”，不斷完善網站內容的維護。檔案數字化是檔案信息化工作的重中之重，是一項工作量巨大，并且有一定難度，但同時也是一件一勞永逸的事情。以網站的創建為契機，同時做好紙質檔案的數字化，完成一卷，上網維護一卷，不僅使領導對檔案工作有清楚的掌控，同時也會對檔案的數字化工作有整體的推動作用。

加強對日常工作產生檔案的收集。使檔案網站的內容更豐富，給領導決策提供準確資料，為鐵路用地管理工作提供有力保障，把徐州鐵路區域用地檔案網站變成近在咫尺的“檔案室”。

3 徐州鐵路區域用地檔案網站建設的意義和效果

徐州鐵路區域用地檔案網站的建立是當前迅猛發展的信息社會下的必然產物。信息化建設是知識經濟時代主線，計算機技術的快速發展使我們步入一個信息化的時代，無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類社會的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特魅力，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。

徐州鐵路區域用地檔案網站的建立將使土地檔案在利用方式上發生根本變化。由被動服務變為主動服務，使鐵路用地管理檔案的管理和利用更加科學化。當遠在上海的路局土房處要查看徐州區域的相關鐵路用地管理檔案不再有復印后再傳真之繁，或者舟車顛簸之辛。這種不需要利用實物，不受任何時間、空間的限制，根據權限的不同進入檔案網站管理系統查詢所需要的信息，將大大提高檔案資源的有效利用，利用途徑也更加多樣化。

徐州鐵路區域用地檔案網站的建立是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合，是新形勢下中國鐵路發展的必然趨勢。運用現代信息處理技術手段來開發鐵路土地檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率，必將使整個鐵路土地檔案管理的各個方面發生深刻變化，使鐵路土地檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少鐵路土地檔案管理工作人員的投入，縮短了大量事務的處理時限，推動整個鐵路土地檔案的發展。