加強我國高校家具管理工作的探討與研究

余曉琴

隨著我國各高校體制的改革以及對教育資源的有效整合，加強高校固定資產(chǎn)的管理已經(jīng)成為我國高等院校實施辦學(xué)改革的重要內(nèi)容。加之，我國很多高校為了實現(xiàn)專業(yè)性的強強聯(lián)合，對一些實力較強的中專和大專院校進行了兼并，這樣不僅使得一些高等院校加強了自身的教學(xué)質(zhì)量，也在一定程度上提升了固定資產(chǎn)的配套質(zhì)量和數(shù)量。但是，家具作為高校固定資產(chǎn)的重要組成部分，在新形勢下，由于自身具有的特殊性使得其在建設(shè)和管理中還存在較多的問題，而家具又是高校辦學(xué)的必備設(shè)施，因此，只有不斷提高家具管理工作質(zhì)量，才能完善高校設(shè)備設(shè)施的設(shè)置與管理工作。

一、我國高校家具和家具管理特征分析

（一）我國高校家具的本質(zhì)特征

近年來，隨著國家和人們對教育的重視程度逐漸提高，我國高校的辦學(xué)規(guī)模在不斷地擴大，這樣一來高校對家具物資所投入的費用就會呈現(xiàn)大幅增長的趨勢，就目前我國的高校家具的本質(zhì)特征而言，主要表現(xiàn)在幾下幾個方面。

首先，我國高校的辦公家具主要包括辦公使用的桌椅、教師使用的電腦組合桌、儲存文件的文件柜臺、圖書館中使用的圖書和檔案家具、大型會議廳中設(shè)置的座椅和桌子、教室中使用的課桌椅、學(xué)生宿舍中的家具、食堂使用的桌椅、學(xué)校公共場所設(shè)置的家具等。在特殊的場合還會設(shè)置一些較為特殊的家具，例如，在實驗室中設(shè)置的設(shè)施家具等。

其次，我國高校在家具的設(shè)置中，對于不同的家具會使用不同的、相對應(yīng)的材料，這些材料的使用，其質(zhì)量和功能必須與家具各方面條件相符合。例如，在設(shè)置行政辦公桌椅時，為滿足其需求，一般使用的是木質(zhì)且較堅實耐用的材料，并且為了使行政辦公桌椅使用起來更加方便同時節(jié)約使用資源，將桌椅與電腦等辦公設(shè)備進行組合使用；對于學(xué)生使用的宿舍家具和課桌，為了保證其質(zhì)量堅實耐用，在日常使用過程中容易清潔、方便維修等作用，則需采用鋼材等作為原材料。

最后，我國高校的家具設(shè)置一般追求的是滿足最大需求的同時提倡勤儉節(jié)約。例如，在圖書館的家具設(shè)置中，主要的重視的是家具的裝潢和裝飾性，對于家具的數(shù)量則要求不高，對于人流量較少的圖書館，在重視裝飾性的同時若還設(shè)置大量的設(shè)備，則會導(dǎo)致資源的浪費，因此，只有減少家具的設(shè)置數(shù)量，才能有效達到家具設(shè)置的最優(yōu)效果。[1]

（二）我國高校家具管理的基本特征

伴隨著我國高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，家具的管理也形成了一定規(guī)模的系統(tǒng)，家具管理系統(tǒng)主要包括三個環(huán)節(jié)，分別是采購、管理和維護，這三大環(huán)節(jié)之間是相互聯(lián)系，相互影響的，其中任何一個環(huán)節(jié)遭受損壞，其他環(huán)節(jié)都在做無用功。

首先，在家具的采購環(huán)節(jié)中，由于在這一環(huán)節(jié)的采購單位基本上采購的設(shè)備都是成批且長期使用的，因此，在采購過程中最重要的目標就是家具的質(zhì)量有保證。一般而言，在實際采購中，按照實際情況和相關(guān)規(guī)定，為了延長家具使用壽命，采用的家具必須保證其質(zhì)量是結(jié)實耐用且符合環(huán)保的要求。采購使用的主要方式是詢價采購和招標采購兩種。在詢價采購中，其后續(xù)工作是相對較為薄弱的，這樣就會導(dǎo)致高校家具管理工作更加復(fù)雜。因此，在高校家具采購中使用最多的是招標采購，這種采購方式不僅透明度和公開度高，在反應(yīng)投標人和投標貨物之間真實情況時也是更加直觀、更加客觀、更加具體的。

其次，在家具的管理環(huán)節(jié)中，由于采購之后，還存在很多的財務(wù)工作和后勤工作，如統(tǒng)計家具數(shù)量、制定清單和報表、家具具體的巡查工作等，因此，在這一環(huán)節(jié)的主要負責部門應(yīng)該是專門的資產(chǎn)管理部門和后勤管理部門。只有完善家具的管理工作，才能將各個環(huán)節(jié)的工作正常進行，才能保證采購的家具能夠正常使用。

最后，在家具的維護環(huán)節(jié)中，由于家具本身具有的一些特性，使得其在日常使用中會出現(xiàn)不同程度的磨損和破壞，這就不得不使各高校加強家具的維護工作。為了更好的保證家具的良好狀況，各高校還應(yīng)通過重新采購、適當更新、適當補充和全面維修等工作對家具進行維護。

二、我國高校家具管理工作存在問題分析

目前，我國的高校家具管理工作得不到主管部門、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職員工的全面重視。一方面是因為高校在采購家具過程中，家具的單價較低、固定性非常差和使用過程中磨損的程度低，從而使得在家具中投入的資產(chǎn)占總資產(chǎn)的比重低，另一方面則是因為我國很多高校在家具管理中沒有形成系統(tǒng)概念，認為家具的管理只是單一部門的事情，與其他單位無關(guān)。正是因為這種不重視，導(dǎo)致我國很多高校家具的管理方面造成了操作不規(guī)范、管理人員素質(zhì)低、監(jiān)管制度不完善等問題。

（一）重價值管理，輕實物管理

在我國很多高校的家具管理工作中，主管部門對采購的家具管理一般僅停留在報表數(shù)據(jù)的填報上，對于數(shù)據(jù)的具體審核工作基本上不重視。這就使得報表數(shù)據(jù)經(jīng)常出現(xiàn)差錯，嚴重損害了數(shù)據(jù)報表的真實性，這也給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門和相關(guān)單位部門制造了忽視家具實物管理的借口。例如，我國有些高等院校的主管部門在要求報送家具報表時，只要求在統(tǒng)計表和財政報表中填制采購家具的總金額，對于具體的相關(guān)費用之處不要求填制；與此同時，對于報表總金額的填制也是在近幾年才開始實施的，以往都不設(shè)置總金額的填制環(huán)節(jié)，這就使得在上報數(shù)據(jù)報表的真實性方面沒有權(quán)威性的規(guī)定。

此外，高校在采購家具過程中，家具的單價較低、固定性非常差和使用過程中磨損的程度低，家具的投入資產(chǎn)占總資產(chǎn)的比重低。這些高校家具本身具有的特點，就使得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職員工對家具的管理工作不重視，在管理方式上基本上只重視價值管理而嚴重忽視實物管理。

（二）重總量管理，輕具體管理

從家具的實物管理和賬務(wù)管理的過程中，我們可以了解到，雖然有些高校在家具采購之后設(shè)置了相應(yīng)的實物管理總賬，但是卻忽略具體的家具明細賬。在管理部門的人員設(shè)置中，很多高校只設(shè)置了資產(chǎn)管理部門的家具管理人員卻不設(shè)置家具使用部門的管理人員，這樣不僅會導(dǎo)致家具使用部門的管理不完善，也會導(dǎo)致管理部門中家具管理人員的責任不明確，在日常工作中難免會出現(xiàn)各種矛盾和摩擦。例如，在家具使用部門中，由于缺乏管理人員，很多閑置家具被隨意堆放和隨意處置，對于不該變動的家具進行違規(guī)變動等，從而導(dǎo)致在管理過程大量家具的賬務(wù)不符。

（三）重人工管理，輕數(shù)據(jù)信息管理

目前，我國有些高校在家具管理手段上存在一些問題，就是跟不上信息時代的變化，管理手段較為落后。個別還在使用人工記賬和電子表格的手段進行家具實物的登記和賬務(wù)的管理，在信息化快速發(fā)展的今天，利用這種方式和手段進行高校家具管理已經(jīng)無法適應(yīng)。而要想提高管理效率，必須實現(xiàn)數(shù)據(jù)化的軟件管理模式，從而保證家具的量化管理；另一方面則是從高校家具移動的頻繁次數(shù)的角度分析，為了適應(yīng)社會的發(fā)展，現(xiàn)今很多高校都開始進行必要的整合，這就使得家具出現(xiàn)頻繁移動和更新的現(xiàn)象，為更好的做好家具的賬務(wù)管理工作，進行家具的計算機動態(tài)管理是必須的，使用數(shù)據(jù)信息化的專業(yè)軟件管理模式已經(jīng)刻不容緩。[2]

三、提高我國高校家具管理工作效率的措施

（一）建立完善的管理制度

對于高校家具的管理工作一定要引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)單位和教職員工的重視，對于其日常的管理也應(yīng)納入學(xué)校的目標管理之中，這樣才能確保管理工作的有效開展。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)和主管部門應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)今家具管理工作中存在的種種問題，制定相應(yīng)的管理制度，對于制度的制定應(yīng)按照現(xiàn)行的行政事業(yè)單位財務(wù)制度的規(guī)定，制定相對穩(wěn)定的入賬標準，從而確保家具記賬的真實性；其次，為防止家具的流失，應(yīng)該建立健全的家具管理過程中的管理制度，例如，采購驗收的管理制度、盤點對賬的管理制度、審核報銷的管理制度等；最后，應(yīng)建立科學(xué)的效率評價制度，這一制度的建立不僅要保證家具的使用與效率有所提高，還應(yīng)保證家具使用的合理性。

（二）改進家具管理手段

從現(xiàn)今高校家具管理中存在的問題，我們可以知道，傳統(tǒng)的家具管理手段已經(jīng)不適應(yīng)社會和高校的發(fā)展，要想提高高校家具管理質(zhì)量，必須實現(xiàn)家具信息化專業(yè)軟件管理模式。首先，為能夠全面反映院校的家具狀況，必須做好家具的清產(chǎn)核資工作，對于高校所使用的家具應(yīng)進行一一清理；此外，還應(yīng)建立能夠提升高校家具管理的信息化平臺，高等院?？梢越柚鷮W(xué)校內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)條件，對已經(jīng)審核的家具、新增的家具等相關(guān)信息進行數(shù)據(jù)的變動，以保證家具的動態(tài)管理。同時，可以建立完善的家具信息系統(tǒng)，將統(tǒng)計完整的信息和數(shù)據(jù)向上級部門報告，促使高校家具得到最高限度的使用。

（三）加強家具管理的監(jiān)督工作

任何項目的管理工作都離不開監(jiān)督，家具管理工作作為高校固定資產(chǎn)管理的重要內(nèi)容之一，做好其監(jiān)督和檢查工作是提高管理效率的必要前提。首先，應(yīng)建立健全家具管理的監(jiān)督制度，只有監(jiān)督制度完善和健全，才能保證家具管理部門認真落實家具管理制度，嚴格遵循管理要求和規(guī)范，才能保證管理人員恪盡職守，認真做好每一項管理任務(wù)；其次，應(yīng)實行多種形式的監(jiān)督體制，根據(jù)不同的管理工作，可以采用不同的相應(yīng)形式的監(jiān)督形式，對于現(xiàn)行高校家具管理工作而言，主要實行的監(jiān)督形式包括單位內(nèi)部監(jiān)督、財政監(jiān)督、審計監(jiān)督和社會監(jiān)督；最后，對于管理的規(guī)章制度應(yīng)進行必要的、全面的監(jiān)督，只有建立完善的管理規(guī)章制度，才能提高管理效率，只有對管理規(guī)章制度進行全程監(jiān)督，才能保證制度的完善程度，為此，應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)督制度，對規(guī)章制度進行監(jiān)督。[3]

總而言之，隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，高校辦學(xué)體制的不斷變革，家具管理工作變得越來越復(fù)雜。要想提高高校家具管理工作效率，必須在充分了解和認識高校家具以及家具管理特征的基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)今高校家具管理存在的問題，對高校家具管理模式和管理方式進行不斷探索，只有提高高校家具管理水平，才能更好的促進高等院校建設(shè)事業(yè)的發(fā)展，才能為高校創(chuàng)造更積極、有效的物質(zhì)支撐平臺。

[1]曲桂賢，張劍飛.論高校固定資產(chǎn)精細化管理[J].東北大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2008，(5)

[2]李萍，郝金巖，郝俊梅.高校固定資產(chǎn)管理新探[J].財會通訊(理財版)，2009，(2)

[3]武紅玲.高校固定資產(chǎn)管理探析[J].財會通訊(理財版)，2008，（1)