人事檔案管理工作中存在的問題分析

劉海波

人事檔案是組織、人事管理部門或其他有關(guān)部門在人事管理活動中形成的關(guān)于個人的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)并以個人為單位集中保存的以備查考的人事材料。人事檔案中還涉及到很多方面的問題，諸如養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等國家推行的福利政策。它在個人辦理相關(guān)手續(xù)，如報考公務(wù)員、工資提升、職稱評定以及退休、辦理養(yǎng)老保險、辦理出國手續(xù)等，都是最原始的依據(jù)。

維護人事檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確與安全是人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容，涉及到貫徹落實黨的路線、方針、政策，關(guān)系到組織人事部門對員工的評價、培養(yǎng)和使用，關(guān)系到每個人的切身利益和政治前途。因此，對檔案一定要實行規(guī)范化管理，但在檔案管理的實際工作中仍存在一些薄弱環(huán)節(jié)。

首先是鑒別不準(zhǔn)確，把不應(yīng)歸檔、手續(xù)不完備甚至虛假的材料歸入了干部檔案中，損害了檔案的真實性。《干部檔案工作條例》指出，“收集的材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別”，《干部檔案整理工作細(xì)則》中進一步指出，“干部檔案材料的鑒別工作，是干部檔案管理部門對收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真?zhèn)危卸ú牧系谋４鎯r值，確定其是否歸入干部檔案的工作。”因此，人事檔案管理人員應(yīng)該明確鑒別內(nèi)容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺，在建檔階段就要認(rèn)真鑒定，保證人事檔案材料收集內(nèi)容的真實有效。存在瑕疵的材料堅決不能入檔，保證入檔的每一份材料都真實、準(zhǔn)確，最大限度地降低偽造檔案的可能性。

其次，檔案材料收集不齊全，沒有注意收集人事檔案中必備的材料，造成檔案材料流失。一份人事檔案客觀的反映了一個人的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，履歷、自傳、鑒定、考核、職務(wù)、學(xué)歷學(xué)位、獎懲、工資、退休、退職……是組織、人事工作中不可缺少的重要依據(jù)。由于目前人事檔案的管理是有相關(guān)保密規(guī)定的，它的內(nèi)部性、保密性很強。對于普通人來說，人事檔案還蓋著神秘的面紗。很多人一生都沒有親眼見過自己的檔案，更談不上對人事檔案管理與利用的了解與認(rèn)識，因此很多人的歸檔意識淡薄。一些本該有的履歷表、年度考核表缺失，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學(xué)習(xí)簡歷從高中或大學(xué)開始填，家庭成員及社會主要關(guān)系都沒有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來也更方便。更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入個人檔案中。這就使人事檔案管理人員無法及時收集材料，及時將材料歸檔，導(dǎo)致個人檔案中材料內(nèi)容不全。因此，人事檔案管理人員應(yīng)該積極進行人事檔案重要性的宣傳，使每一個人都能正確認(rèn)識人事檔案管理的特點、地位和作用，關(guān)心并積極參與到個人的檔案管理中來，自覺地收集材料，及時送交到人事檔案管理部門，使人事檔案材料能夠適時歸檔。

再次，整理不及時，對收集來的檔案材料沒有按規(guī)定及時整理歸入檔案，導(dǎo)致無序管理。人事檔案管理者每年都有這樣的工作要做，在年底或年中會一次性接收到大批的人事檔案散材料，如《年度考核表》，《工資審批表》，一批批的職稱晉升材料、繼續(xù)教育學(xué)歷學(xué)位材料、考察鑒定材料、調(diào)配及新錄用人員材料等，這些零散材料一般都是按科室、部門上交。如果沒有及時整理歸入檔案，就失去了檔案所應(yīng)發(fā)揮的作用，給利用帶來了麻煩。在需要查閱的時候只能從雜亂無章的零散材料中尋找有用的信息。因此，對收集來的檔案材料按規(guī)定及時整理歸入檔案，才能使人事檔案全面、及時地反映當(dāng)事人的信息變更，包括職務(wù)和職稱的晉升、工資的變動、崗位的調(diào)整等信息都得到適時體現(xiàn)，能夠完整且清晰體現(xiàn)其學(xué)習(xí)、工作的情況，對人才的穩(wěn)定發(fā)展起到促進作用。

最后，制度落實不到位，不按規(guī)定履行材料的轉(zhuǎn)遞、檔案的查借閱等手續(xù)，檔案管理混亂。在傳統(tǒng)的人事檔案管理理念的影響下，檔案管理人員對檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識，也缺少與外界的交流與溝通，長期以來存有檔案管理工作無關(guān)緊要、檔案管理人員能保證所管檔案不丟失就可以了、檔案管理工作人人都能做好等守舊思想，在這種思想的支配下，檔案管理人員完全處于被動服務(wù)之中。查什么就提供什么，借什么就給什么，不重視檔案的優(yōu)化與動態(tài)管理，這種封閉的人事檔案管理理念影響了人事檔案管理的發(fā)展。遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《干部檔案查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性遵照既便于利用又確保安全的原則。嚴(yán)格遵守《干部檔案轉(zhuǎn)遞制度》，以制度來維護管理，以管理來保證質(zhì)量，切實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。根據(jù)人事檔案管理達標(biāo)要求，要加強與外界的交流與溝通，在結(jié)合本單位本部門實際的基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變觀念，更新意識，主動適應(yīng)新形勢對人事檔案管理工作的影響。

維護人事檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確與安全，是人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容，涉及到貫徹落實黨的干部路線、方針、政策，關(guān)系到組織人事部門對人員的評價、培養(yǎng)和使用，關(guān)系到每個人的切身利益和政治前途。人事檔案規(guī)范化管理將給社會帶來最大便利，也給社會檔案資源加入有價值的財富。

[1]王英瑋.專門檔案管理（第二版）[M].中國人民大學(xué)出版社,2010

[2]干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定[S].中共中央組織部