物流公司實行會計電算化存在的問題及改進措施

王海梅

【摘要】物流公司實行會計電算化，改變了會計數據的處理方法，財會業務信息處理更加迅速和規范。但是，物流公司也存在忽視管理功能、會計電算化工作的規章制度尚未完善健全、缺乏對會計電算化安全性的重視等問題。因此，應建立健全會計電算化內部控制制度，加強會計電算化信息系統的安全性管理，做好會計電算化檔案管理工作，以提高物流公司實行會計電算化的應用水平。

【關鍵詞】物流公司；會計；電算化；問題；改進措施

文章編號:ISSN1006—656X(2013)06?-0009-02

使用財務軟件已經不是資金雄厚的大中企業的專利，越來越多的物流公司也已緊跟大中企業的腳步，開始配置財務軟件。值得注意的是，由于物流公司在規模、資金、人力資源、經營方式上與大中企業都有很大的區別，所以在實行電算化時也應有自己特殊的考慮。

一、物流公司實行會計電算化帶來的變化

（一）改變了會計數據的處理方法

在手工條件下，會計核算工作要由許多人共同完成。實現會計電算化后，輸入一張會計憑證，會計電算化系統可自動進行記賬、匯總、轉賬、結賬、出報表等一系列工作，對于大量重復出現的業務，系統可以按模式憑證自動生成記賬憑證。對于編制會計報表、成本計算等非常復雜且時間性要求很高的會計核算工作，會計電算化系統可以按照一定的程序，由計算機及時抽取數據，隨時輸出報表，復雜的會計核算工作不僅變得簡單、迅速，而且大大提高了會計資料的準確性。

（二）改變了財會人員的工作職能

會計電算化將促進會計人員的知識結構向既博又專的方向發展，從而提高會計人員的素質。會計工作效率和質量的全面提高，使廣大財會人員能從繁雜重復的登賬、結賬、算賬等勞動中解脫出來，從而有更多的時間和精力參與物流公司經營管理，使會計工作向更高層次發展，在經濟管理中扮演更加重要的角色。

（三）改變了會計數據的修改技術與內部控制制度

會計電算化后，手工條件下對賬簿記錄錯誤的劃線更正法將不再適應，取而代之的是修改權限、修改標志、憑證沖銷等方法，對于經過審核、記賬、甚至結賬后發現的錯誤記錄，還可以利用電算化系統提供的反結賬、反記賬取消審核等功能進行修正，這在手工條件下是不可想象的。而手工內部控制制度則一部分保留，一部分更正，這一部分將轉化為計算機程序控制。例如，賬、錢、物三分管的原則不變，處理每一項經濟業務必須有明確的職責分工的原則不變，但平行登記的原則會有所轉變，記賬、結賬則轉化為計算機程序控制。

二、物流公司實行會計電算化存在的問題

（一）會計人員對會計電算化的作用認識不足

會計核算電算化是物流公司會計電算化的第一個層次，主要內容包括：設置會計科目、填制會計憑證、登記會計賬簿、進行成本計算、編制會計報表等。而會計管理電算化則是在會計核算電算化的基礎上，利用會計核算提供的數據和其他有關數據，借助計算機會計管理軟件提供的功能和信息，幫助財會人員合理地籌措和運用資金、節約生產成本和經費開支、提高經濟效益。

然而，長期以來，物流公司會計人員對會計電算化的作用認識不足，還處于會計核算電算化的水平。物流公司應在實現財務會計電算化的基礎上，積極推行會計管理電算化。

（二）會計信息系統使用的理念不清晰

一些物流公司在會計信息系統使用的理念上還有不務實的現象，將其看作是一種身份，一種形象，在購置軟件時盲目求大求先進而不顧物流公司實際，造成高價購進的軟件只能有小的使用。還有些物流公司只重軟件，不重視或不懂軟件的維護和二次開發及管理環境改善。

部分物流公司電算化僅僅是為了減輕會計人員的工作負擔、提高會計核算效率，沒有意識到建立有效的會計信息系統對物流公司的重要性，造成會計人員提供的信息不能了及時、有效地為物流公司決策及管理服務。

已經實行會計電算化的物流公司，無論是物流公司的領導，還是物流公司財務部門的財會人員尚不知道上面這些專門針對會計電算化的規章。甚至有的地方的經濟管理部門也不知道會計電算化規章的內容。

（三）會計人員對會計電算化的安全防護意識不強

會計人員對會計電算化的安全防護意識不強，表現在這幾個方面：

自行開發或委托開發的軟件在開發和設計中，開發和設計者未能全面、科學地設計考慮，結果所設計的財務軟件與實際會計工作相脫節，導致常常出現差錯。會計電算化的具體操作者未能按照一定程序操作，導致會計資料的丟失或錯誤的出現。按照財政部頒布的《會計電算化管理辦法》的規定，發生新的經濟業務內容在經過電算化賬務處理后，應堅持當天備份，且要雙重備份，并分處、分人保管。物流公司財務人員對計算機病毒的侵入防范意識不強，未能采取有效措施防范病毒和“黑客”的侵入。

會計檔案形成和保管過程中存在風險。主要是一些實現會計電算化的物流公司，其會計檔案是通過針式打印機打印出來的，經過一段時間后，字跡往往會褪色，達不到規定的保存期限要求。對此，一方面可采用激光打印機打印，另一方面可采用電子賬簿的形式來彌補其不足。

三、改進物流公司會計電算化存在問題的措施

（一）加強會計人員會計電算化應用能力的培訓

在積極推進物流公司會計電算化進程中，加強財會人員會計電算化應用能力的培訓，使其掌握相關的計算機知識，財務軟件的使用技術、保養和維護、管理等多方面的專業知識。提高會計人員綜合業務素質。

對會計、系統維護、系統管理等不同崗位的工作人員，應按不同內容、不同要求進行培訓，落實培訓效果。在培訓的內容上符合實際工作需要，及時更新培訓內容，學了就能用上，完善會計人員會計電算化知識結構體系。

（二）完善會計電算化內部控制和管理制度

應根據財政部的有關規章，結合物流公司的實際，完善物流公司內部會計電算化的管理制度，以確保會計電算化的正常運作。

完善物流公司會計電算化內部會計控制制度。要從制度上明確崗位分工，劃分崗位職責，在各崗位、各環節上下足工夫，不重不漏地設置“內部會計控制點”，規范授權批準程序，充分發揮崗位之間的制約和牽制作用，堵塞管理漏洞。根據新頒發的《會計準則》的要求，結合物流公司的實際情況，有針對性地制定了貨幣資金、實物資產、成本費用等經濟業務的內部會計控制制度。

完善物流公司會計電算化管理制度。一般包括：對會計電算化信息系統人員的任職資格進行規劃并劃分職責的人員管理制度；操作規程、操作權限、操作記錄的操作管理制度；數據輸入輸出的管理、備份數據的管理、存檔數據的管理和保密規程的數據管理制度；系統維護任務、系統軟件硬件的維護、系統維護權限的規定、機房管理的系統維護制度。

（三）加強會計電算化信息系統的安全性管理

加強物流公司會計電算化信息系統的安全性管理，在實際操作中可以從以下幾個方面著手：

物流公司主管部門應進一步完善會計管理制度，為會計電算化信息系統提供一個良好的工作環境；應該加強軟件的管理與升級，做到會計人員配備專門的辦公室和電腦，會計人員的電腦加裝UPS并設置密碼。實行用戶權限分級授權管理，建立進入網絡環境的權限制度，加強對計算機病毒的安全防范措施，建立會計信息資料的備份制度等。加強相關人員的網絡風險防范能力。及時進行會計信息系統的更新和維護。對網絡會計系統的安全防范能力采用一些措施，例如采用防火墻技術、網絡防毒、信息加密、身份認證、授權等。加強數據的保密與保護。在進入系統時加一些諸如用戶口令、聲音監測等檢測手段和用戶權限設置等限制手段，另外還可以考慮硬件加密、軟件加密等機器保密措施和專門的管理制度，如專機專用、專室專用等。