淺談如何做好企業辦公室管理工作

■周曉明 紅塔遼寧煙草有限責任公司沈陽卷煙廠

企業辦公室的管理是企業辦公室工作人員協助企業決策層處理好行政事務和辦公事務的決策、執行、控制、反饋的活動過程。

一、企業辦公室管理在企業管理系統中的主要作用

企業辦公室承擔著參政議政、管理事務、搞好服務的重要職責，其作用反映在以下方面：

1.橋梁紐帶作用

企業辦公室是連接企業領導和企業各職能部門、廣大員工的一座橋梁，經常并及時地進行著上情下達、下情上傳的日常性工作，同時還發揮著一定的綜合權衡、宏觀調控的作用。是決策、指揮和執行系統的協調部門。

在對決策的組織實施上，企業辦公室處于領導者與基層單位的中介部位，對基層單位的情況要深入基層了解企業內部情況發展變化，并及時、全面、準確地向領導提供各類有價值的情況和信息，努力使領導的決策與客觀條件、人力、物力的許可程度結合起來，協助領導擬訂切實可行的實施方案。

2.參謀助手作用

參謀助手作用主要體現在：一是為領導及時、準確、全面地提供信息；二是圍繞企業中心工作組織調查研究；三是根據領導意圖做好重要文稿的起草工作；四是就重大事件的處理提出合理性建議。因此，做好參謀、助手首先要有敏銳的政治觀察力，思想和行動必須緊跟形勢發展，利用辦公室信息網絡健全、信息渠道暢通的優勢，時刻掌握和發現企業發展中的一些重要情況和重點、熱點、難點、焦點問題，其次，要提高工作的預見性、超前性，充分發揮綜合管理部門的優勢，注意發現一些重要苗頭性、傾向性問題，主動介入、掌握動態、及時反映。

二、當前企業辦公室管理存在的問題

1.管理觀念缺乏創新

隨著社會的不斷高速發展，其內容和形式都必須不斷更新，這就要求管理觀念朝著動態變化的方向展開，在高層次、全方位上作出超前的預見性，如果繼續固守原有的指揮、監督、控制的“治人”管理思想觀念和思維方式，往往會使辦公室工作原地踏步，裹足不前，甚至走進周而復始的“死循環”。

2.管理制度不夠完善

規范程序，提高工作運轉效率，是企業辦公室管理創新的根本出發點。在辦公室目前的管理工作中，存在著一些不規范的方面，比如：職責不清、目標不明、工作中無思路，無方法等現象。這些不規范的方面，不僅加重了工作人員的工作負荷，影響了企業的整體形象，而且降低了管理工作的效率，甚至造成了不必要的時間、人力、物力的浪費。面對經濟社會發展的多樣化、復雜性的形勢，只有進一步企業辦公室管理中存在的問題及探討西北綜合勘察設計研究院宋芳芳規范管理，完善制度建設，做到工作有章可循，才能保障企業辦公室工作的高效運轉。

3.服務管理水平有待提高

許多企業辦公室把自己定位于事務性工作人員，上級安排一件事干一件事，不會積極主動去思考干一件事，辦事過程中缺乏有效的溝通，制定的有些措施得不到領導的肯定和職工心悅誠服的執行，整日忙碌于處理大量的、例行的日常事務以及種種臨時性、突發性事務。長期以來，很多辦公室人員誤認為自己的職責就是領導吩咐做什么就做什么，在工作中遇到什么困難就解決什么困難，有事情做就做，沒有事情做就等，忽視了自己對于信息的收集，對于相關部門的督查以及調研工作，從而丟失了為企業決策層收集、整理有關信息，為企業重大決策提供依據的工作職能，造成工作效率及服務管理水平低下。

三、改進和完善企業辦公室管理的探討

1.高度重視學習，拓展創新思路

學習能提高人的精神境界，改變人的知識結構，增強人的各種技能，培養人的創新能力。創新是一個不斷學習的過程，創新的基礎在于有效的學習和知識的積累及運用。在知識經濟社會，辦公室人員應清醒地認識到不加強學習并不斷更新認識就無法勝任工作。未來最可靠的競爭優勢就是克服各種學習障礙去有效地學習，學習政治理論、學習辦公業務，學習前人、別人的思想和經驗，豐富我們的思維，只有不斷更新我們的管理觀念，實現我們的管理創新，才能提高我們的管理水平。

2.加強制度建設，建立健全合理的辦公室規章制度

企業改革的一個重要方面，就是要使企業的管理逐步走上“有章可循”的軌道。企業辦公室管理制度的建設要突出科學性、規范性與系統性。科學性就是要使辦公室的管理制度能反映新時期辦公室工作的規律、特點和要求，真正具有權威性，從而約束辦公室每位人員切實履行崗位職責，恰當的行使自己的權利；規范性就是通過制度使辦公室人員的行為、工作內容和工作程序標準化、模式化；系統性就是對辦公室工作所要涉及到的各項日常性工作建立健全相應的、行之有效的規章制度。只有建立健全合理的辦公室管理規章制度才能有章可偱、職責清楚、目標明確，從而提高我們的工作效率，提升我們的管理水平。

3.加強思想建設，注重提高整體服務功能

加強思想建設必須牢固樹立三種意識：一要增強創新意識。企業辦公室要充分發揮自己的主觀能動性和創造性，突破傳統工作模式和工作方法的束縛，積極主動地做好工作。根據企業形勢發展的新動向，從中提出符合本企業實際的新對策、新見解、新辦法，協助領導形成決策思路，使工作體現出超前性和開拓性。二要增強全局意識。企業改革是一項非常復雜的系統工程。企業辦公室要站在全局的高度，聽取各方面意見，通盤考慮，綜合權衡，才能提出比較公正、合理的方案，從而調動各方面的積極性，形成支持改革、參與改革、推動改革的強大動力。三要增強政治意識。企業辦公室要根據黨和國家的教育方針，結合本企業實際，協助企業領導制定企業的改革發展規劃，協調職能部門的有關工作。

[1]張浩.《新編辦公室工作分析與標準化管理手冊》.藍天出版社.

[2]肖偉才.辦公室管理的精細化.中國電力企業管理，2010（2），68-69.