做好科研單位檔案工作應強化五種意識

胡繼芬

摘要：檔案是單位各項社會實踐活動的真實記錄，它記載著單位發展的歷史過程，全面、客觀、真實地反映著單位的歷史面貌、工作情況及領導決策、基本建設、研究開發等方面的過程和成果，能在不同程度上和不同的方面為單位發展和建設提供咨詢研究，對制訂工作計劃，推廣先進技術和管理經驗等，都具有重要的參考價值。本文對做好科研單位檔案工作應強化的五種意識進行了淺析。

關鍵詞：檔案工作；強化；意識

隨著時代的進步和社會的發展， 如何與時俱進地做好科研單位檔案工作，不斷提高檔案工作效率和服務質量，為單位各項科技事業的發展提供服務？結合檔案工作的體會，探討了新時期做好科研單位檔案工作應該強化的五種意識，這五種意識不僅是做好檔案工作的前提條件，同時也是一名合格的檔案工作人員應該具備基本素質。

1 做好科研單位檔案工作必須強化服務意識

服務意識是做好檔案工作的必備意識。提供服務既是檔案工作的出發點，又是檔案工作的落腳點，更檔案工作社會價值的最終體現。作為科研單位的檔案管理人員，必須牢固樹立“服務第一”的思想，時刻牢記檔案管理工作就是服務工作。應該自覺地強化服務意識，明確服務方向，全心全意為單位科研、科技成果轉化、綜合管理等各項工作服務。不能把檔案服務利用工作簡單地看作是“坐堂等客的守攤”或“倉庫保管員”，誰來要什么，就依據制度給找什么，而是應該思考和研究服務方向和服務重點，深入基層及時了解職工對檔案信息的需求，積極開發好檔案信息資源，變被動的倉庫保管員為主動的服務者，更好地發揮檔案工作在科研單位發展中的作用，積極、熱忱、及時為職工提供科研項目背景、政策落實、申請補助、維護權益等檔案信息資源查找和利用，想職工所想、及職工所及，竭盡所能為廣大職工提供最方便、最快捷、最貼心的服服務，要把服務看作是檔案管理人員的天職，真正做到有心做好檔案、熱心做好檔案、用心做好檔案，努力提高檔案工作的服務質量。

2 做好科研單位檔案工作必須強化責任意識

責任意識是做好科研單位檔案工作最為重要的意識。檔案工作是一項是對歷史負責、為現實服務、替未來著想的重要事業，這就要求檔案管理人員必須強化責任意識，沒有責任意識就談不上愛崗敬業和盡職盡責，要有干一行愛一行的良好心態，熱愛檔案工作，要對檔案工作高度負責，認真對待，在檔案管理的實際工作中，應把一年一度的檔案歸檔工作變為日常工作，做到隨時辦隨時歸，改變年終突擊整理檔案的被動局面，有效提升檔案管理的責任意識，讓檔案工作也更加貼近實際，成為整個科研單位重要工作中的一部分。檔案工作人員要以求真務實的工作態度，踏實勤奮做好檔案管理工作，檔案工作人員要充分認識到檔案工作的特殊性和重要性，應該恪盡職守， 在檔案管理的實際工作中時時刻刻堅持高標準、嚴要求，把好檔案材料的收集歸檔關、檔案檢查關及檔案保管關，在每一個檔案日常工作的環節之中體現事業心和責任心，以強烈的責任感保證檔案的準確性、權威性和真實性，促進科研單位科技創新、科技成果轉化、科技條件平及綜合管理臺等各項工作的發展。

3 做好科研單位檔案工作必須強化學習意識

學習意識是提高檔案管理工作質量的有力保障。科研單位檔案管理人員要樹立終身學習的意識，把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解檔案工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。努力加強政治理論學習，緊跟時代潮流，確保在思想上、行動上與黨中央保持高度一致；要自覺加強《檔案法》、國家、省有關檔案管理政策、法規的學習；自覺學習上級業務主管部門、檔案部門的有關規定，學習新形式下檔案基礎理論和業務知識，掌握新的檔案管理技術，不斷充實自己的“信息庫、資料庫”。積極參加上級檔案主管部門組織的各類檔案專業基礎知識、繼續教育、檔案文化宣傳等專題培訓班，更新知識結構，提升工作技能和履行崗位職責的能力，要強化“功練平時”的學習意識，做到“把學習當作工作來對待，把工作當作學習來研究”，在檔案管理實際工作不斷學習和積累經驗，不斷啟發自己的思維，要通過學習─思考─提高，使自己的思想素質、道德品質和工作能力都得到明顯提高，更好地勝任檔案管理本職工作，為全所科技事業發展服務。

4 做好科研單位檔案工作必須強化制度意識

制度意識是做好科研單位檔案工作，并使檔案工作走向規范化標準化的有力保障，遵守并履行檔案管理制度是每一個檔案工作人員人員應盡的義務。一名合格的檔案管理人員應該主動參與健全檔案材料的收集、歸檔制度，嚴格執行檔案保管、保密、檔案查閱、借閱制度，建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，樹立強烈的制度意識，嚴格手續，做到檔案的轉入、轉出、接收均有登記，查閱、借閱檔案有登記，在提供準確、利用方便的同時，有效杜絕檔案信息的泄密、涂改等人為因素，積極做好檔案利用等制度的完善工作，加強日常檔案庫房的“四防”管理和利用管理，對檔案管理中出現的問題，實行責任追究制，以保證檔案管理規范有序。努力做到檔案工作流程制度化和規范化，幫助檔案管理人員有序化管理檔案，保證科研單位檔案工作的正常運轉并形成良性循環，使檔案工作走向科學化、規范化和程序化，提升檔案管理的質量和效率。

5 做好科研單位檔案工作必須強化創新意識

創新意識，是改變檔案管理工作局面的關鍵所在，是促進檔案事業發展進步的重要因素，是檔案事業發展的永恒主題。隨著時代的發展，檔案工作中一些舊的管理模式和工作方法已不再適應當今社會發展的需要，為使檔案工作更好地服務于單位的發展，檔案管理人員首先要創新管理思路，要改變檔案工作既無動力又無目標的狀況，努力使檔案部門由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得利用者的滿意；其次要創新管理模式，利用現代化技術提高工作效率，借助計算機來完成本來較繁瑣的手工操作進行現代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平；利用現代計算機技術提供遠程服務，利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。最后要創新管理手段，要努力實現檔案裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平。檔案管理人員要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。

要做好科研單位檔案工作，必須強化服務意識、責任意識、學習意識、制度意識和創新意識，只有強化了這五種意識，才能科學化、規范化管理檔案，讓檔案走出卷柜，在單位各項工作中發揮重要作用，真正成為單位開展科學研究的重要素材和可靠依據；成為維護廣大職工權益的重要工具；成為規范管理、積累知識傳播知識的重要載體；成為單位總結經驗、技術交流、落實政策，配備領導班子并服務于科研單位各項工作的重要條件。