社會福利檔案的綜合管理探討

李剛

摘 要：在社會福利管理中，檔案管理占據著非常重要的位置。隨著社會飛速的發(fā)展，檔案管理也慢慢變得統(tǒng)一和規(guī)范了。本文主要闡述了社會福利檔案的感念和內容以及社會福利檔案的綜合管理的措施和意義。

關鍵詞：社會福利；檔案；綜合管理

1 社會福利檔案的概念和內容

中國社會福利制度是指政府出資為那些生活困難的老人、孤兒和殘疾人等特殊困難群體提供生活保障而建立的制度。為保障特殊困難群體的生活權益，國家頒布了《中華人民共和國老年人權益保障法》、《中華人民共和國殘疾人保障法》和《農村五保供養(yǎng)工作條例》等法律法規(guī)。有關法律法規(guī)規(guī)定：對城市孤寡老人、符合供養(yǎng)條件的殘疾人和孤兒實行集中供養(yǎng)，對農村孤寡老人、符合供養(yǎng)條件的殘疾人和孤兒實行集中供養(yǎng)與分散供養(yǎng)相結合；集中供養(yǎng)一般通過舉辦社會福利院、敬老院、療養(yǎng)院、兒童福利院等福利機構進行；對于殘疾人，通過政府的優(yōu)惠政策來興辦多種形式的社會福利企業(yè)，幫助適合參加勞動的殘疾人獲得就業(yè)機會。

社會福利一般包括現金援助和直接服務?，F金援助通過社會保險、社會救助和收入補貼等形式實現；直接服務通過興辦各類社會福利機構和設施實現。主要內容有：醫(yī)療衛(wèi)生服務、文化教育服務、勞動就業(yè)服務、住宅服務、孤老殘幼服務、殘疾康復服務、犯罪矯治及感化服務（見矯治社會工作）、（見感化教育）、心理衛(wèi)生服務、公共福利服務等。服務對象包括老年人、殘疾人、婦女、兒童、青少年、軍人及其家屬、貧困者，以及其他需要幫助的社會成員和家庭等。服務的形式有人力、物力、財力的幫助，包括國家、集體、個人興辦的社會福利事業(yè)的收養(yǎng)、社區(qū)服務、家庭服務、個案服務、群體服務等。

2 社會福利檔案的綜合管理的措施

2.1 統(tǒng)一的收發(fā)登記

對收到的文件和本級下發(fā)的文件，按上述分類標準歸檔錄入。收文錄入的內容包括收文時間、發(fā)文單位、文件標題、文號、目錄號和案卷題名；發(fā)文錄入的內容包括發(fā)文時間、文號、文件標題、簽發(fā)人、目錄號、案卷題名、主送單位和抄送單位。目錄號就是分類中的大類，如直屬單位，福利企業(yè)等，案卷題名就是大類下面的子類，如，直屬單位中的**市殯葬管理所。收（發(fā)）文登記錄入是錄入到電腦的excel表中，保存在本科室的共享文件夾下面，科室的每位同志都可以通過excel程序提供的搜索功能，找到某文件的目錄號和案卷號，從而快速地找到該文件。比如，擬找省民政廳下發(fā)的“關于召開全省救助管理工作經驗交流會暨救助管理站站長培訓班的通知”。通過搜索，查到了文件的目錄號是“政策文件”，案卷號是“救助管理”，我們就知道了此文件在政策文件中的救助管理專卷中，馬上就可以拿出這份文件。當然，還可以通過excel透視表做一些簡單位的統(tǒng)計。比如，政策文件共發(fā)文多少，政策文件中關于殯葬管理的發(fā)文有多少，收到省民政廳的關于救助管理的文件有多少等。

2.2 統(tǒng)一的編制目錄

對于收（發(fā)）文錄入，按照年度進行錄入的，即一個年度為一個文件名，每個大類（目錄號）下面的子類（案卷題名）中保存有哪些文件。同時，還建立了一份“卷內文件目錄”，卷內文件目錄也是錄入到excel表中，表格中的工作表標簽按照分類中的大類命名，即標簽名為直屬單位、國辦福利機構……，對于分類中的前8類表格中錄入文件名、目錄號（大類名）、案卷題名（子類名）、備注等內容。對于第9類即專項工作，立為專卷，錄入內容有文號、責任者、題名、日期、頁碼和備注，專卷整理后裝訂成冊，作為工作中的資料備查。如我們有某年度星光計劃專卷、明天計劃專卷、地震孤兒收養(yǎng)專卷等。卷內文件目錄中錄入了所有檔案資料的目錄內容，通過 excel表格提供的搜索功能，可找到需查找的文件。如， 在卷內文件目錄中查找《**市民政局關于國家電網公司捐贈“愛心助老基金”?？钍褂们闆r的報告》，其搜索結果為在標簽名為《“愛心助老基金”國家電網公司捐贈專款使用情況》專卷中的第一頁，當然很容易找到這份文件。

另外，還可以制作了《報送資料登記表》，對科室發(fā)出去的文件的報送時間、題名、接收單位、簽收人進行登記?！秱髡嬗涗洝泛汀吨匾娫捰涗洝穼樱ù颍﹤髡婧碗娫掃M行記載。

2.3 加強檔案管理人員培訓

要實現社會福利檔案信息化，提高檔案管理的質量和檔案資源開發(fā)利用的效率，需要利用現代科學技術手段和方法進行管理，這就要求社會福利檔案工作者不僅要具備檔案管理專業(yè)知識素養(yǎng)，還要具備熟練掌握現代化信息技術的能力。社會福利要采取多種方法培養(yǎng)和提高檔案工作者的綜合素質，通過不斷學習和培訓，才能適應信息技術不斷發(fā)展的需要。

2.4 信息化檔案安全防范

檔案管理人員必須要有風險防范意識，聯(lián)合社會福利信息中心部門，加強檔案信息系統(tǒng)的實時監(jiān)控，防止電腦黑客的資取、篡改檔案信息和破壞檔案信息系統(tǒng)。同時，要給檔案系統(tǒng)安裝防病毒軟件，防止電腦病毒入侵。同時，作好檔案的保密工作。

3 社會福利檔案的綜合管理的意義

3.1 社會福利檔案是單位工作的查考憑據

檔案是當時當事直接使用的文件資料轉化來的，并非事后不使用另行編制的，檔案記錄了單位當時活動的狀況，其中包括行使行政職權的法律依據，處理行政事務的過程與結果，以及管理活動的經驗，它可以成為使人信服的歷史證據，它是任何單位連續(xù)工作必須查考的憑據。

3.2 防患社會福利信息外泄

檔案無不涉及信息機密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識。

3.3 提高了服務質量

社會福利和社會事務工作需接待大量咨詢人員，此管理方法能迅速地查找到咨詢人所需的資料；為同類單位提供資料借鑒也是提高服務質量的表現。如，我市各地都在興建福利院，福利院的項目申報是大同小異，我們?yōu)楹笊陥蟮膯挝惶峁┙梃b先申報單位的資料。

3.4 有助于掌握政策

在政策文件中的每一個案卷題名（子類）卷宗中，保存的是一個專項工作的政策文件，即使是一個新手，只要掌握了該卷的文件，就基本掌握了該項工作的基本要求，掌握了政策文件下面的20多個子類也就掌握了社會福利和社會事務工作的全部政策。

4 結語

總之，檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。二者處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發(fā)展。社會福利檔案管理是由非獨立系統(tǒng)到獨立系統(tǒng)、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。因此，綜合管理對于社會福利檔案來說是非常重要的。

參考文獻

[1]李沂濱；淺談民政社會救助檔案的管理體制與原則[J]；辦公室業(yè)務；2012年17期.

[2]王秀華；淺談民政社會救助檔案的管理體制和原則[J]；科技致富向導；2012年09期.