淺析科技檔案管理中存在的問題及解決措施

杜曉雪

摘要：科技檔案具有很高的科研價值，對科研工作的順利開展具有很大的促進作用，如何做好科技檔案管理工作，使得現代化的科技檔案管理更合理、更科學成為各級科技檔案管理人員面臨的一個重大問題。本文對科技檔案的概念及特點進行了簡要分析，并對科技檔案管理中存在的問題及做好科技檔案管理工作應采取的有效措施進行了概括。

關鍵詞：科技檔案；特點；管理；收集；歸檔。

一、科技檔案的概念及特點

科技檔案是檔案中重要的一個分支，是國家社會及個人從事科研、基建、生產、管理活動等產生的對國家社會都具有很高的價值的應進行分類和歸檔的科技文件資料。一個單位的科技檔案對其在科技領域的生產、經營、研發等方面有著極其重要的參考價值，各單位必須重視并加強對科技檔案的管理力度。科技檔案的特點具體如下：

（1）就科技檔案的形式來講，科技檔案最突出的一個特點就是具有很強的成套性。（2）科技檔案通常是一個完整的科學研發或科技生產項目所產生出的一系列相關技術資料，具有很高的學術研究價值。（3）科技檔案涉及的范圍很廣，并且相互間具有很強的關聯性，一般來說，一份完整的科技檔案應包含相關的科研或項目文件、圖紙文件、電子文件等（4）科技檔案具有很高的保管和利用價值，其內容涵蓋科學、技術、研究成果等，是開展學術建設、工程設計、科學研究等必不可少的參考資料，其保管期限較長，一般都是永久、長期保管。（5）?？萍紮n案具有嚴格的保密性，一些科技檔案會涉及到重要的商業機密、保密技術、軍工項目等，因此對科技檔案的保密工作要求十分嚴格。

二、科技檔案管理中存在的問題

隨著社會的發展，對科技檔案管理工作的要求也越來越高，科技檔案管理工作中存在的問題也越來越多，這就說明科技檔案管理工作的發展還具有很大的空間，為使得科技檔案的管理能夠與時俱進，實現科技檔案管理的科學化和規范化，使其與現代化的檔案管理方式相適應，就必須弄清我國目前科技管理中存在的問題，并采取有效措施進行解決?？萍紮n案管理中存在的具體問題如下：

1.基層檔案人員對檔案管理的意識不夠強

隨著《檔案法》的頒布和相關檔案管理條令的完善，各級領導的檔案管理意識有了一定程度的提高，但一些基層檔案管理人員的思想意識仍不到位，一部分基層檔案管理人員沒有較強的檔案管理意識，難以將自身的興趣點落實到檔案工作中，缺乏工作責任心，各級領導也未采取有效措施調動檔案管理人員工作的積極性，對基層檔案從業人員的管理制度也不完善，未建立有效的管理和激勵機制，嚴重阻礙了基層檔案管理工作的進一步發展，使得基層檔案管理工作存在嚴重缺陷。傳統檔案管理工作的工作量較大，且都采用手工操作的形式進行檔案管理，工作技術含量較低，且基層檔案管理人員普遍缺乏創新精神，這些都使得一些單位的科技檔案管理工作難以開展甚至停滯不前。

2.科技檔案原始資料收集不完整

一些單位對科技檔案原始材料的收集不夠完整，相關科技人員在工作的過程中沒有將有價值的檔案資料及時移交，導致檔案原始資料收集不全，未能有效實現科技檔案的集中統一保管。還有一些單位對本單位科技檔案的歸檔范圍沒有作出明確的劃分，這就使得科技檔案的歸檔缺乏規范性和完整性?？萍紮n案是專業技術人員通過長期的科研、生產和經營管理活動等積累起來的具有參考價值的信息記錄，科技檔案原始資料收集不全，會嚴重影響科技檔案的完整性與真實性。

3.科技檔案的歸檔及管理工作水平有待提高

一些單位由于檔案管理力量薄弱，管理手段落后，專業的檔案管理人才匱乏，相關部門也極少組織本單位科技檔案管理人員進行專業的檔案知識培訓，造成檔案管理人員對科技檔案的重要性、檔案管理要求以及科技檔案資料的收集、整理等業務知識的欠缺，從而使得檔案管理人員對科技檔案的歸檔意識薄弱。再加上一些單位沒有專職的科技檔案管理員，負責科技檔案工作的人員經常是身兼數職，他們在工作的時候無法將全部精力都投入到檔案管理工作中，不能及時對本單位所產生的科技檔案進行整理和歸檔，對科技檔案的管理水平造成了十分嚴重的影響。

三、做好科技檔案管理工作應采取的有效措施

1. 提高基層檔案管理人員的檔案管理意識

眾所周知，科技檔案的管理工作的工作量很大，且涉及的范圍很廣，各級領導應該對科技檔案的管理重視起來，通過宣傳和培訓增強科技檔案管理人員的檔案管理意識，培養他們的職業道德素養，從而有效增強檔案管理人員的使命感和責任感，同時，還要建立相應的科技檔案管理監督機制，對檔案管理工作進行控制和監督，設定長遠的規劃，將科技檔案管理納入到國民經濟和社會發展的計劃中，通過制定科學合理的科技檔案管理制度，對我國的科技檔案管理人員的行為進行規范和約束，為我國的檔案管理工作打下堅實的基礎。

2.加強對科技檔案原始資料的收集工作

科技檔案管理人員應該隨時對科技檔案原始資料進行的收集，通常情況下可采用定期收集和隨時收集相結合的方式。例如，有些科技項目是在實驗室進行的，必須將實驗材料及時收集起來，以免因其在科研人員手中長期分散而遭到破壞。各單位應結合本單位科技檔案管理的實際工作建立完善的科技檔案管理制度，制定詳細的歸檔范圍、時間、要求等，從而有效保證科技檔案資料收集的完整性?？萍紮n案管理人員應與科研人員保持密切的聯系，對科研進度和科技檔案資料形成進行及時了解，避免科技檔案資料的損毀和遺失。

3.提高科技檔案歸檔及管理工作水平

有效提高科技檔案歸檔及管理工作的水平，首先可對檔案的密級進行劃分。根據其重要程度可將科技檔案的密級劃分為絕密、機密、秘密三種密級。其中，密級為絕密的科技檔案保管期限應為永久，密級為機密的科技檔案保管期限應為長期，密級為秘密的科技檔案管理期限應為短期。其次，可采用多種組卷方式對科技檔案進行歸檔。在科技檔案的歸檔整理中，可將該研究項目的設計書、課題總結、研究成果等重要材料組合成卷，再按照時間順序將各類的科技檔案材料進行排序，再根據科研項目研究內容材料的多少，將一個研究內容的材料分為一卷或者多卷，并依照案卷的內容對科技檔案進行合理的分類，這樣使得科技檔案的歸檔更科學，便于科研檔案的保管和查找。此外，還可以采取將階段、專題和成果結合的歸檔方法，即對科技檔案材料進行階段性整理和歸檔。對于不同專題的材料，應該在專題結束后立即對其進行系統的整理，根據專題開展的階段成果將其裝訂成卷。采用將科研項目階段、專題和成果相結合的形式對科技檔案材料進行組卷歸檔，有利于完善科技檔案的歸檔工作，便于科技檔案的建立，并且能夠有效解決因科技檔案階段性和科研材料的連續性引起的矛盾問題，使得科技檔案的材料整理與組卷能夠更加科學合理，更能方便日后對科技檔案進行查閱、利用。

四、總結

做好科技檔案管理工作可以為本單位的科研開發及工程技術領域提供有效的幫助和促進，檔案管理部門為順應時代發展的需求，應充分掌握科技檔案管理的內涵及特點，對科技檔案管理中存在的問題進行分析和研究，并采取最有效的解決措施對科技檔案管理進行完善，從而不斷提高科技檔案工作的水平，使科技檔案能夠得到更好的利用。

參考文獻

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