淺談房地產檔案的數學化研究

朱潔誼

【摘要】檔案管理在房產管理中具有舉足輕重的作用。文章分析了房地產檔案的特點以及對房地產檔案數字化管理的設想和建議，證明了房地產檔案實行數字化管理的合理性及實用性。

【關鍵詞】房地產；檔案；數字化

伴隨人類走入二十一世紀，數字化出現的頻率越來越高，涉及的領域越來越廣。提到信息的存儲和傳播，首先想到的就是數字化，檔案工作也不例外。因此，實現房地產權屬檔案（以下簡稱房產檔案）的數字化，使房產檔案管理由傳統走向現代，是擺在我們面前的一個重要課題。利用計算機對房地產檔案信息進行管理，具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等優點。這些優點能夠極大地提高房產檔案管理的效率，也是房產管理科學化、標準化、規范化的一個重要條件。

1. 房地產檔案的特點

房地產檔案管理與一般的檔案管理有很大的區別，是因為房地產檔案具有幾個鮮明的特點：

1.1專業性。房地產檔案產生于房地產專業部門，是房地產權屬登記管理中形成的歷史記錄，而房地產權屬登記管理是依法進行的，是其他任何部門都不能代替的工作。房地產權屬登記管理工作面廣量大、政策性強，形成的檔案材料專業性強，在內容和形式上與一般公文有明顯的區別。在內容上，反映了房地產權屬狀況、房地產位置和面積大小，文件名稱多采用房地產專業術語；在形式上，結構規范，多為表格式、填寫式。

1.2動態性。房地產檔案形成后，房地產權屬和房地產情況并不是固定不變的，隨著產權人的變化，房屋的損壞折舊、城市建設的發展、房地產市場的活躍，房地產的買賣、交換、繼承、贈與等交易行為的發生使房地產所有權不斷發生變化，房屋的拆遷、翻建、擴建、滅失、土地分割與合并等變更不可避免。因而，房地產檔案處于不斷轉移和變更之中，具有極強的動態性。房地產檔案作為房屋變化中的原始記錄，必須隨著房屋及房屋所有權人的變化而變化，房地產檔案只有全面真實地反映房屋變化的全貌，才具有其利用的價值。

1.3房地合一。房地不可分，房屋總是建筑在地上的，因此，房地產檔案應當遵循房屋所有權與房屋占用范圍內土地使用權的權利主體一致的房屋權屬登記原則，登記管理房地產檔案，確保土地與房屋檔案的完整。不能破壞房地產檔案之間的有機聯系。

1.4圖檔結合。房地產檔案主要以圖、檔、卡、冊為其主要內容。圖，是指房地產平面圖，包括分丘圖、分層分戶圖，反映權屬范圍，形象直觀；檔，是指產權文字檔案，反映產權的來龍去脈，詳盡細致，真實可靠；卡，是指房地產卡片，包括錄入電腦的房地產情況表，它概括了檔案的內容，彌補了圖的不足，反映產權簡潔明白；冊。即房地產登記簿冊。包括登記收件簿、發證記錄簿、房屋產權發證審批總冊等，是根據房屋所有權登記成果和分類管理需要而填制的，是產權狀況和房屋狀況管理的縮影。只有圖檔結合，才能真正把產權反映準確。

2. 房地產檔案數字化的含義和特征

房產檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、數字攝影（錄音、錄像）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術，把各種載體的房產檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

3. 房地產檔案數字化的原則

數字化檔案作為檔案的一種基本形式既有檔案的基本特征，具有普通檔案不具備的特點，如信息的非人工識別性、對系統設備的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等，因此，數字化檔案的管理有其特殊原則。

3.1全程管理是數字化權屬檔案管理的基礎。全程管理是指必須建立一個完整的管理體系，對數字化房地產權屬檔案從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理，這是基于信息技術而建立的數字化檔案管理理念，包括檔案管理的規則、方法、質量要求，以及檔案從收集、整理、歸檔、利用各階段活動統籌兼顧，以實現整個系統（軟、硬件及信息）資源的最大共享和最大效益。

3.2真實性、完整性是數字化權屬檔案的根本。真實性是指數字化檔案的內容、結構在經過建立、利用后保持不變，與原始狀態一樣，完整性要求記錄房地產權屬登記活動的檔案內容要件齊全，內容、結構及背景信息沒有缺損。真實性、完整性既是一種觀念，又是這種觀念通過技術手段在管理中的體現，需要分別制定真實性、完整性的標準。

3.3可讀性是數字化權屬檔案存在的意義。可讀性指檔案經過存儲、傳統、壓縮、加密等處理后仍然能夠以可識讀、可理解的方式輸出，并保持真實性。如不能保證檔案的準確檢索查閱利用，數字化檔案也就失去了存在的價值。保障檔案的可讀性措施應貫穿于全部管理工作的始終，要統一數字檔案的存儲格式、軟件環境，準確保存加密文件的加密、解密方式。

3.4安全性是實施數字化權屬檔案的保障。安全性指的是系統硬件和軟件免受自然災害和人為破壞的能力，也指防止房地產權屬檔案的散失、泄密。安全性保障應從制度著眼，技術手段著手，健全安全保密制度，合理設置用戶權限，堅持定期數據備份。

4. 房地產檔案數字化的必要性

（1）房產檔案數字化是時代發展的需要。我們的時代已經進入了信息時代，信息時代的最大特征就是幾乎所有的信息都可能被轉化為可被計算機識別和處理的數字代碼進行管理，因此信息時代又被稱為數字化時代。房產檔案是國家重要的信息資源，實現數字化管理是數字時代的必然要求，這項工作不可能游離于社會發展之外，必須與時俱進。我們要按照有關規定千方百計將呆滯在庫房中的檔案歷史信息變成現實有用信息。

（2）房產檔案數字化是服務社會的需要。在房屋權屬登記、房地產交易、房地產糾紛仲裁、物業管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規劃、城市建設、史跡考證等工作中有著重要的作用。隨著城市建設的飛速發展、國家住房制度改革的深入和房地產市場的活躍及房屋權屬登記量逐日劇增，房產檔案數量急增，利用頻率日益加快，服務廣度和深度不斷拓展，傳統的以手工處理為主的房產檔案管理方式已難以適應形勢發展的需要。如我處在房產檔案數字化管理之前，當碰到拆遷需查檔時，每天檔案查詢的用戶可達100多人次，比平常增多好幾十倍，都要排長隊，實現數字化管理之后，提高了工作效率，解決了多年來社會需求與檔案館所能提供的信息、利用方式之間的矛盾。

（3）房產檔案數字化是檔案保護的需要。傳統的檔案保存方式一直采用柜架式紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量的庫房中間，管理成本高，而且保管時易損壞，如紙張發黃、易粘、易脆等。特別是長期高頻率的調用，紙質記錄的原始資料中已有不少字跡模糊或破損，一些歷史性的檔案亟待搶救。檔案數字化不但能夠有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿足快速查詢的需求，而且能有效地保護檔案原件，如代替原件使用，保護檔案原件。數字化副本異地存放，輸出縮微膠片供永久保存，使檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。還可以恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復，因此實現“數字檔案”是檔案保護的一種必要手段。

5. 對房地產檔案數字化管理的設想

5.1應建立基于房地產管理業務規則的管理體系。房地產權屬檔案數字化應建立完整的產權認證體系，實現業務數據、電子檔案及GIs數據的一體化存儲管理和應用集成，這是建立全方位房地產管理的難點和關鍵。在三者之間建立有效的數據連接和完整性、業務性規則的基礎之上，一方面可對權屬登記實施全程管理，充分保證產權認證的準確性、排他性、關聯性和制約性。另一方面，實現房地產管理的地理空間可視化，建立和維護檔案的地理相關性，實現權屬界限精確管理。由此可以實現“圖-證-檔”一體化，達到圖檔結合，以圖管房的管理層面。

5.2應建立基于房地產管理業務規則的動態更新機制。與其它靜態的檔案不同。房地產權屬檔案應隨時因房地產權屬的異動而發生變化，構成一個動態、面向業務的數字化檔案系統。通過在數字化檔案系統中內置基于業務規則的動態更新機制，并為房地產測繪應用和房地產管理應用提供相應的系統接口，在線跟蹤房地產的權屬變化（轉讓、變更、抵押/查封、滅失等等）。動態更新數字檔案的狀態和內容，保證數字檔案與房地產權屬現狀的嚴格同步和一致。

5.3應建立系統規范和標準。建立數字化檔案。應根據系統總體結構和技術要求，訂立統一的規范和標準，以指導具體工作的實施。如不同檔案的掃描方式、每份檔案的掃描內容、掃描后在電腦中的保存格式等等，這是建檔的基礎，對以后提供利用時的效率和準確度起著決定性的作用。

5.4應建立開放性系統。考慮到數字化檔案未來發展的需要以及其他房地產管理系統和電子政務網絡的技術集成和資源共享，系統總體結構應具有兼容性和可擴展性。即可以包容不同廠家不同類型的先進產品，便于升級換代，使整個系統可以隨著科學技術的發展，不斷得到充實、完善和提高。

5.5應建立系統安全體系。計算機管理手段將帶來工作效率的提高。同時也對檔案安全管理提出了更高的要求，這包括計算機硬件、軟件、數據及網絡等各方面的安全。因此，要做好服務器機房的配置，防火防雷措施到位，制定詳盡的責任制度、安全保密制度，完善權限的分級體系，設置網絡防火墻，對傳輸的數據加密、解密，定期進行數據備份等。

6. 對房產管理部門建立數字化檔案的建議

房地產權屬檔案的數字化管理是現代化房地產管理的重要組成部分，由此建議：

6.1房地產權屬檔案的數字化應建立統一標準。國家檔案局已就電子文件檔案制定了標準，為全國性電子文件管理提供了普通規范。房地產權屬檔案的特性決定了其管理的獨特性，因此要建立一套適合于房地產管理的數字化檔案標準，以規范和指導各地的權屬檔案現代化工作。

6.2房地產權屬檔案數字化管理應在總體規劃指導下，分階段有步驟地實施。數字化過程必須充分考慮到房地產檔案管理部門歷史上形成的數量龐大的存量檔案和每年數量急增的新增檔案，分別規劃設計合理的建檔流程。對存量檔案，可考慮將利用率高、當前有效的權屬登記資料先行建檔，以保證數字化檔案庫能在較短的時間內產生利用價值；新增檔案的數字化過程關鍵是不能影響日常正常的登記發證工作，建檔工作可安排在發證后、實物歸檔前進行。

6.3培養一批既懂房地產業務又精通數字化檔案管理的人才。數字化檔案管理是一項跨學科、實踐性較強的工作，這種復合性人才是當前檔案管理中迫切需要培養的人才，應當引起重視。

7. 結束語

房地產權屬檔案數字化的實施，不僅可以強化、規范房地產權屬及檔案管理。而且對我國當前的房地產市場也具有積極的現實意義，可以切實有效地執行和完善房地產統計和信息披露制度，增強房地產市場透明度，促進房地產市場宏觀調控政策落到實處。可以說，房地產權屬檔案數字化具有廣闊的發展空間，它需要我們去積極探索和努力實踐。