醫院科技檔案整理工作中存在的問題及對策

張毅

科技檔案有其自身的顯著特點，它不僅真實記錄和反映了醫院的科技活動，而且能夠真實地說明醫院科技活動的歷史過程，以保證在人們需要時提供查閱和參考；科技知識在一定時間和范圍內擁有其知識產權的有價性，并要求從事科技檔案管理的工作者具有較高的專業技術知識。

一、醫院科技檔案整理工作中存在的問題

（一）制度不健全

科技文獻材料產生于科技活動的整個過程，貫穿于每項科技活動的始終，任何一項科研活動的每一個工作程序都會產生反映和記錄其過程或成果的科技文獻材料，經過收集、積累和整理，到該項科技活動結束，全部科技文獻應齊全無缺，經過審查后及時整理歸檔。但由于制度不健全，在某些科研活動中所產生的許多寶貴資料從項目計劃、項目報告、原始記錄、實驗數據等等缺乏跟蹤性紀實的材料積累，將會對醫院的醫療技術創新和研究工作造成一定損失。

（二）檔案意識不足

部分醫務人員缺乏檔案意識，不愿將科技文獻材料歸檔。科技文獻材料的形成記載著醫務科技人員的勞動成果，有一定的史料價值和使用價值，立卷歸檔后有利于開發和利用。但是仍有部分科技人員思想保守，認為留在自己手里用起來方便，而且比較安全，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性，致使絕大多數科技文獻材料在現實工作中外流，甚至丟失、損壞，結果影響檔案整理收集。

（三）收集檔案資料機制不完善

部分醫院對零散科技文獻材料的收集工作不完善，責任不清，相互推諉現象時有發生，部分零散材料遺失，給以后的整理利用工作形成一定難度。不能及時歸檔，立卷機制不靈活，有價值的文獻得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高。只重視醫院文書檔案立卷管理，不強調業務部門主動歸檔，失去了科技檔案的完整性，如有些業務科室在某項科研完成后，未經科技檔案管理部門處理，就向上級部門呈報，不留底稿不存檔，造成歸檔的文獻中只有審批材料。

二、醫院科技檔案管理的對策

（一）建立完整的監管制度并有效實施

每一項科技活動從提出任務到最終完成，盡管經歷著不同的階段，有許多專業工序，但各階段、各工序之間都是相互聯系，缺一不可的。科技活動的這種規律性和嚴密性，決定了反映和記錄這一項科技活動的科技文獻材料，是一個獨立的有機整體，具有成套性，否則就不能真實客觀地反映一項科技活動的完整面貌。因此，要從制度上明確規定科技檔案的歸檔范圍和要求，建立符合實際情況的檔案管理制度，并加以完善實現動態管理和考核，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保醫療科技檔案材料整理的完整性。

（二）發揮各業務部門的協同作用

檔案工作人員應該走出去，和各業務部門相結合，了解和掌握科技活動的計劃、程序和進展，協助和指導他們搞好科技文獻材料的形成、積累、整理和歸檔工作。在對每一項科技活動成果進行鑒定驗收時，檔案人員也應參加驗收幫助把關，這樣對保證科技文獻材料完整、準確、系統的歸檔保存以及歸檔后的進一步整理和有效利用都有重要意義。

（三）強化對零散科技材料的收集整理工作

為使零散的科技文獻材料真正起到憑證和查考的作用，不論是歸檔前的形成積累和整理，還是歸檔后的整理編目，都要按照科技活動本身的內在聯系和固有的秩序，來決定科技文獻材料的取舍、分類和排列。既不能把屬于同一整體的檔案分散打亂，也不能把一堆互無關聯的檔案任意拼湊在一起，而要按照其本身屬性來進行歸納整理工作。

（四）培養檔案管理人員的良好素質

檔案人員應該熱愛自己的本職工作，業務要精、責任心要強，在選配檔案管理人員時要考慮德才兼備的原則，要懂檔案工作是在為后人、為國家積累財富，要有甘為人梯的精神。在業務上應具備相應的文化、技術和業務素質，不斷總結探索醫院科技檔案管理工作業務發展，推動醫院科技檔案管理水平的提高。

科技檔案的管理和應用是一項系統工程，牽涉面廣且深。從某種意義上說，能否充分挖掘科技檔案的研究和應用價值，能體現出一個醫院是否具有深厚的發展后勁及遠見卓識的戰略眼光。

（作者單位：河南省胸科醫院）