基于柔性管理理論的預算管理系統研究

馬莉　董玲

【摘 要】 預算管理作為企業的一種內部管理控制系統，應具有執行力和約束力以保證其全面有效的實施。但是隨著企業內外部環境的不斷變化，傳統剛性的預算管理已經無法適應組織柔性化的要求。文章針對傳統預算管理中存在的問題，引入柔性思想，并運用其對預算的編制、控制與考核提出一些方法與建議。

【關鍵詞】 預算； 柔性； 柔性預算管理

一、引言

預算是企業活動的起點，決定著企業經營活動的效果。在過去的企業預算管理模式中，傳統的剛性預算模式一直占據著主導位置，傳統預算具有很強的約束力，當預算指標制定出之后，必須嚴格執行。顯然，在如今經濟高速發展的大背景下，傳統剛性的預算管理方式不僅難以適應組織柔性化的要求，而且容易導致預算系統目標的失調。因此，筆者認為將柔性管理理論引入預算管理來解決傳統預算管理的弊端是必要的。

柔性管理是一種主動適應內外部環境變化并由此改變經營管理狀態的一種靈活管理模式。它主要具備跳躍和變化、速度和反應以及靈活與彈性的特點。筆者將柔性管理與預算管理相結合得到的柔性預算管理是指企業面對外界環境變化快速作出反應與調整的一種預算管理方式。這種預算管理方式能夠在保證企業預算管理系統相對穩定并繼續運轉的前提下，使企業重新調整預算，使其適應環境的變化，并進一步影響環境來使其符合自身發展的需要。

二、傳統預算管理的弊端

傳統預算管理往往是通過事先量化的指標來執行預算并進行考核與評價的，然而外部環境始終處于變化之中，這就使得執行結果與預算指標出現偏差成為常態，如果依舊以此作為考核的依據必將影響預算管理的科學性和有效性。隨著經濟環境的不斷發展變化，傳統的剛性預算管理的缺陷逐漸暴露出來，具體來說，主要存在以下幾個方面的問題。

（一）難以適應組織的柔性要求

柔性組織有較強的應變力，在動態的競爭環境下，能夠快速進行自我調節適應環境，并最終改變環境。柔性組織具有彈性的上下級關系、分散的決策權、橫向溝通加強和組織網絡化的特點，使其具備了創新性、敏銳性和適應性的優點。傳統剛性的預算管理模式強調集權控制，顯然無法適應組織柔性化的要求。

（二）容易導致事后操縱預算執行結果

傳統的剛性預算管理模式容易導致經理人員過分關注財務預算數據，經理人員在利益的驅使下很可能會操縱預算執行結果，而不去考慮股東的財富。部門反饋的信息是企業考核部門業績的主要依據，考核結果直接或間接地影響部門人員的獎金報酬。這很容易導致經理人員為了自身報酬最大化，而向企業提供并反饋有利于其自身利益的信息，采取不正當的會計處理方法來粉飾自己的業績。

（三）容易造成預算系統的目標失調

制定目標是計劃職能的核心，傳統的預算管理模式以初始目標作為業績考評的指標，所以傳統預算管理模式兼具計劃職能和控制職能。但是現實操作中，這兩種職能經常發生碰撞。傳統的預算管理通常采取標桿法制定企業的預算目標，并且要求目標要準確、可控和現實，這種做法往往會將企業預算目標無形拉高，從而減弱經營者實現目標的積極性；但如果讓經營者自行設定目標，出于維護自身的利益，經營者所設定的目標勢必達不到企業的要求，造成預算松弛。由于預算的準確性和現實性遭到破壞，預算控制就會偏離原來的軌道。

三、柔性預算管理系統的運行機理

柔性預算管理系統實際上是與企業發展戰略配套的，能夠迅速適應企業內外部環境變化并進行自我調整的系統。具體是指以企業既定的戰略目標為中心，根據企業資源環境的變化，結合柔性管理理論，通過一系列預算的編制、控制與考評，建立一套科學完整的數據處理系統，將企業內部各個職能部門的分目標與企業戰略目標自始至終有效地結合起來，不斷調整各分工負責經營活動的預算指標，最后對其業績考核指標進行修正的內部控制管理系統。如圖1所示。

從圖1可以看出，與傳統預算管理相比，柔性預算在編制過程中采取上下結合、雙向溝通的方式，在調整中達成共識，充分體現出集權與分權的協調統一。在控制過程中，如果發現執行情況與指標不對稱，柔性預算管理允許適當地調整預算。與傳統預算以剛性指標來進行最終的考評不同，柔性預算管理的考核指標是在剛性指標的基礎之上，設定一個浮動比率，執行結果在比例之內都是合格的。柔性預算管理系統具體運行機理如下：

首先，與傳統從上往下的單項壓制的預算模式不同，柔性預算指標應根據各部門所處環境以及承擔工作的復雜性等因素，采取雙向溝通、集權與分權相結合的方式編制。具體步驟如下：

一是企業預算管理委員會制定企業目標，將其初步制定的預算目標層層分解，下發到各個職能部門。

二是各部門以總目標為核心，結合自身的實際情況編制預算草案。

三是由企業的預算管理委員會進行匯總與初步的協調。

四是預算管理委員會召集各部門負責人對各級預算進行協調，形成最終預算并審批通過。此過程可反復進行，直到各方達成一致為止。

五是將最終通過的預算以內部法案的形式下發到各部門。

在預算編制過程還應注意預算的編制是公司戰略規劃執行的一部分，因此，不應將其限制于財務部門，而應涉及到公司內部所有的機構和主要負責人。

其次，在預算執行過程中應當允許適當調整預算。在預算執行過程中，企業所在的環境是不斷變化的，對預算進行適當的調整是為了保證預算的科學性、嚴肅性、可操作性。如果發現預算的執行情況與預算不平衡，仍要堅持按照原預算去執行，顯然不符合預算作為管理控制系統的初衷。當然，允許調整預算并不是說可以隨意調整。預算的調整是預算管理系統中一個非常重要的環節，因而必須要有嚴格、規范的審批程序。

柔性預算的控制是指隨著環境的變化，預算執行結果會圍繞著預算指標在一定比率內上下波動。企業首先根據自身的組織架構設置一套相應的預算報表系統，該報表內容包括名稱、預算目標、預算執行情況、浮動比率和預警狀態。下面以某生產企業2012年5月份期間費用為例。

如表1所示，該企業的管理費用、財務費用實際發生額均在柔性浮動比率之內，表示該項目控制效果良好，企業各部門可以在此基礎上對各自預算進行微調，但其銷售費用超出浮動最高比例5.46%，說明該項目控制效果不理想，應啟動內部分析反饋機制（如圖2）調整預算。

雖然柔性預算的執行允許適當地調整預算，但預算在執行過程中的調整屬于重要事項，且牽扯面廣，對其他部門的經營運作也會產生影響并引起一系列的變化，所以需要嚴格把握以下幾點：首先，必須嚴格界定預算的調整范圍，只有當不可控的因素發生變化或執行情況超出浮動比率之外才允許調整。其次，對預算調整的權限與流程必須加以規范。對于確實需要調整的預算項目，應由相應的預算執行部門提出申請，按照一定的規章流程并得到相應級別預算管理部門的審批后才能予以調整。這樣，既能增加預算管理的嚴肅性和可操作性，又不會削弱預算管理中心的控制力度，在出現難以預料的新情況時，促使各部門認真、負責地編制預算，確定本部門預算編制項目的合理性，使預算調整有序地進行。

最后，將執行結果與在控制過程中微調后的預算指標進行對比，執行結果只要在預定的浮動比率之內即為企業所接受的范圍。

根據柔性管理理論，預算的考核指標應該是隨環境的變化而變化的。在預算的考評環節，企業一般都是以各項硬性指標和制度為依據，對預算的執行結果進行嚴格的考核和評價考核。指標要求量化、合理，有準確的基礎數據，不能帶有隨意性。考核過程一般都是制度化、規范化的。但是在企業的預算管理系統中，常常會出現一些不可控的例外事件，因此在考評時必須將這些例外事件作為特殊情況處理。當這些影響因素出現后，企業應當及時按程序調整各項預算指標，且考評時按照調整后的預算指標進行例外考評。如果未能及時調整預算指標，考評時也應適當考慮這些影響因素，不能按照原來的指標進行考評，此時的考評要具備一定的柔性，否則會挫傷預算執行部門的積極性。

企業只有建立了這種合理的、柔性的考核評價體系，在考評時運用這種合理的方法，并據此進行獎懲，才能促使各預算執行部門積極糾正偏差，使各部門對預算管理系統的適應能力增強，從而提高預算管理系統整體的柔性。

四、企業實行柔性預算管理的相關措施

（一）合理配置預算權

企業柔性預算管理系統作為一個綜合性的管理系統，要確定各部門、各責任人的職權范圍并賦予其相應的權限，主要包括預算權、執行權和監督權。合理配置決策權、執行權和監督權，并將其分離，是企業柔性預算管理系統穩定有效運行的基礎。

（二）建立學習型組織

學習型組織是指在保持學習的基礎上，及時解決預算活動中的種種不確定因素帶來的障礙，有助于提高企業柔性預算管理系統的適應性和應變能力。一方面，柔性預算管理系統是建立在新型組織的預算管理之上的，新型組織是一種學習型組織，所以柔性管理系統需要具備學習的能力。另一方面，企業面臨的是一個復雜多變、不確定性極強的環境，因此預算管理就是一個不斷學習的過程，在學習中發現問題，達到持續改進預算管理系統的目的。

（三）塑造柔性企業文化

預算編制、預算執行和預算考評過程都需要人來完成，因此，不僅外界的客觀因素影響企業預算目標的實現，人的主觀能動性也是企業實現預算目標的一個重要因素。員工的意識、素質和社會關系反映了企業的核心價值，屬于企業文化協調的范疇。對于預算編制、執行和考評過程中人與人的關系，只有在良好的企業柔性預算文化中才能得以協調。因此，企業預算管理活動中要特別關注人需求的多樣性、利益的主體性等特征，找到他們積極性的刺激點，從而充分調動他們的積極性，為企業的長遠發展自覺主動地作出貢獻。

五、總結

預算本身并不是管理的最終目標，企業價值的最大化才是管理的最終目的。出于企業整體利益的考慮柔性預算可以更好地適應環境的變化，且可以更好地發揮其管理控制的功能。預算管理涉及到企業各個部門，在執行過程中既要有硬性的制度指標和獎懲措施，又要有文化道德等柔性因素的輔助推動。

總之，在知識經濟時代大背景下，企業實行財務預算管理，必須在剛性管理的前提下，努力提高財務預算管理系統的柔性。根據企業自身特點與企業文化，創造自己獨特的財務預算管理模式，以此來增強企業財務預算管理系統對環境變化的快速反應能力，提高財務預算管理的效果，從而實現企業長遠健康發展。

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