淺談如何做好聲像檔案管理工作

李曉紅 郭子亮

隨著社會和科學技術的進步，攝影、攝像、數碼數字技術的日益成熟，聲像越來越廣泛的進入我們的工作和生活，聲像檔案的生成，使檔案內容更加豐富多彩，更具利用價值。因此，加強聲像檔案管理，健全管理制度，規范管理工作，顯得尤其重要和必要。

一、聲像檔案的特點

形象生動。聲像檔案以畫面的可視形象，生動地將檔案內容展現在利用者面前，有的配有聲音，具有較強的形象性和直觀性，能使利用者有“身臨其境”的感覺，其生動性和形象性是其他類型檔案難以達到的。

時空感受。聲像檔案運用先進科學技術，可將一瞬即逝的現場記錄再現，并可進行超越時空的傳遞，具有較強的時間感和空間感。

便于復制和轉換。聲像檔案復制簡捷，并可運用多媒體技術在不同載體之間進行互相轉換，利用數字多媒體技術進行存儲和傳播。

攜帶使用方便。聲像檔案信息存儲量大，體積小，攜帶方便，可多次重復使用。

保管要求高。聲像檔案是由感光材料和磁性材料為檔案載體，這些材料對溫濕度變化、灰塵、有害生物和有害氣體、外界磁場較敏感，保管要求高。

二、聲像檔案管理存在的主要問題

1.聲像資料存在失管現象

隨著聲像技術和工具的普及，工作中形成的影像資料日益增多，這些資料大多保存在作者個人手中，沒有形成一種公有資源，這些影像制作的初衷，對于作者來說，較多的是為了一時之用，保存、歸檔的意識并不強烈。所以，事過境遷之后，這些聲像資料對于工作人員個人來說就成了無用的資料失去了保存價值，大部分也就隨手做了處理，但對于單位或國家來說，就造成了無法補救的后果。

2.聲像資料的管理缺乏足夠的重視

由于制度不健全，或者有制度而落實程度不夠，聲像檔案還沒有像文字檔案那樣引起人們的足夠重視。有人認為聲像資料有沒有無所謂，有的則視為個人資料，還有的就是嫌麻煩不存檔。上述錯誤思想，造成日常工作中聲像資料生成較多，而收集歸檔資料明顯偏少的現象，許多珍貴的音像資料沒有得到應有的保存，出現聲像檔案的嚴重缺失。

3.聲像檔案保管條件不夠

要達到聲像檔案的安全管理，必須具備相應的裝具和環境條件，而對于多數檔案室來說都存在一定差距，使聲像檔案得不到完整保存。

4.聲像檔案保存內容存在缺陷

部分檔案人員對聲像檔案保存的重要程度認識不夠，收集歸檔把關不嚴，要求不高，致使聲像檔案出現有影像資料無文字說明，或者文字說明過于簡單等種種不足，給聲像檔案的利用帶來了不便和困難。

三、聲像檔案管理對策

1.明確收集范圍

一個企業要想做好聲像檔案的歸檔工作，必須有明確的收集范圍，各部門才能按要求收集和歸檔。筆者從事檔案管理工作多年，認為現階段企業聲像檔案的歸檔范圍如下：

反映本單位主要職能活動、工作成果的聲像資料；

各級領導人和著名人物參加的與本單位有關的重大活動的聲像資料；

本單位組織的出訪活動、參加國際會議及會見、簽字儀式等重要外事活動的聲像資料；

記錄本單位重大事件（或事故）的聲像資料；

其它單位形成的與本單位有關的重要聲像資料；

其它具有保存價值的聲像資料。

2.確定歸檔要求

各級檔案部門應建設專用聲像檔案庫（柜、架），集中統一管理本單位聲像檔案，確保聲像檔案的安全與完整。

歸檔的聲像資料應是原版原件，特殊情況下可接收原版基礎上編輯制作的聲像制品。

歸檔的聲像資料應由形成部門編寫文字說明，并隨聲像檔案一同歸檔。單張照片以張為單元編寫說明，一組（若干張）聯系密切的照片，可擬寫組合照片說明。錄音帶、錄像帶、光盤以盤（盒）為單元編寫說明。

文字說明的內容應包括時間、事由、地點、人物、背景、攝影者六要素。要求文字簡潔，語言通順，概括地揭示照片、影像反映的全部信息，一般不超過200字。

聲像資料的內容要真實，數碼照片（底片）、原件與影像、復制品要相符。

數碼照片應保存在安全、穩定的介質中歸檔；數碼照片的分辨率在200萬像素以上。

聲像檔案歸檔時應履行歸檔移交手續，移交部門應填寫檔案移交目錄一式兩份，雙方簽字蓋章。

3.加強宣傳，提高對聲像檔案重要性的認識

聲像檔案同其他載體檔案一樣，也是人們對社會實踐活動的真實歷史記錄，具有比文字檔案更直觀、真實、形象、生動的特點和更具有說服力的珍貴價值，是企業的寶貴財富，特別是影像資料的瞬間性和真實性，標志著歷史事件的不可再生和重復，每一件聲像都記錄著一段歷史，一次事件，都是極其寶貴的。在我們要大力宣傳聲像檔案的作用和特點，提高所有員工對聲像檔案重要性的認識。

4.健全制度，抓好落實

要改變聲像資料的失管現象，必須制訂落實相應的規章制度和辦法。現階段一要制訂完善的企業聲像檔案管理辦法，二要建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴格審批手續。聲像檔案原版一般不得借出，如有特殊需要，經主管領導批準后，方可限期外借。三要按照誰主管、誰歸檔的原則，建立聲像檔案目標考核制，使聲像檔案的保管得到人們的足夠重視而成為日常工作的自覺行動，改變目前重文字檔案輕聲像檔案的局面，解決好聲像資料個人保存或隨意處理的問題。各部門是本單位聲像檔案的形成部門，各部門應確定一名工作人員，負責收集本部門承辦的公司重要活動、重要會議等事項形成的聲像資料。聲像資料應在形成后一個月內向檔案部門歸檔，如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。檔案部門也應隨時收集零散的具有保存價值的聲像資料。歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改。

5.做好聲像檔案的整理工作

聲像檔案的整理，應遵循有利于保持聲像檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案以冊為保管單位，錄音、錄像、光盤等以盤（盒）為保管單位進行整理。聲像檔案應按照全宗、保管期限、年度、問題相結合的方式進行分類、排列及編制檔號。聲像檔案保管期限分為永久、長期、短期，保管期限的劃定應參照相應紙質檔案的保管期限確定。聲像檔案應編制檔案目錄。照片檔案以冊為單位編制目錄，每一冊內應有卷內目錄；錄音、錄像、光盤等聲像檔案，以盤（盒）為單位編制目錄。檔案入庫前要對聲像檔案進行檢查、驗收。對受到污染的照片要進行必要的技術處理。

6.增加投入，改善聲像檔案保管條件

聲像檔案的載體與其他檔案的載體不同，要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。應根據聲像檔案的化學成分、物理性能等特點，進行科學的管理。具體而言，聲像檔案實行集中統一保管，檔案庫房及裝具應具備防火、防盜、防光、防磁、防塵、防潮、防有害氣體和防污染等安全防護措施。聲像檔案庫房溫度變化范圍應控制在15-25℃之間；日變化幅度不得超過3℃；相對濕度應保持45%-60%；錄音、錄像、光盤等磁性載體，應垂直放置；盒與盒的間距不小于3mm；磁性載體應存放于防磁柜中；防磁柜應遠離磁場。為此，各單位要增加投入，為檔案室配備必要的聲像檔案保管裝具，以確保聲像檔案的齊全與完整。

7.加強培訓，提高聲像檔案質量

各單位形成的聲像檔案應能較好地反映客觀事實，做到要素完備，載體質量優良，不用劣質、殘破、性能低下的錄音、錄像磁帶和刻錄光盤。聲像檔案應每隔兩年進行一次檢查，要定期完成復錄、倒帶等工作；聲像材料出現破損、變形、斷裂、污染等現象，要立即采取措施及時補救，以保證聲像檔案的齊全完整。所以，應對有關人員進行聲像資料的制作、歸檔等方面的業務培訓，尤其是加強檔案專職人員的業務培訓，使聲像檔案資料得到妥善保存和利用。

（作者單位：河北省長途通信傳輸局 河北省人力資源和社會保障廳）