風力發電項目檔案管理的現狀與改善措施

季淑萍

風能是一種可再生的清潔能源，隨著我國風電項目建設的如火如荼，風電項目檔案管理也需要進一步完善和規范?，F通過對幾個風電項目檔案達標投產驗收中發現的共性問題進行分析與探討，以求商榷。

一、風力發電檔案管理現狀與問題

在風力發電項目建設過程中普遍存在的問題是：注重項目建設進度，忽視項目建設檔案的收集和管理，給整個項目的竣工驗收和今后生產維護造成了不可估量的損失。

1.工程項目建設檔案管理未與工程建設同步管理

檔案管理工作滯后，應歸檔的文件材料沒有根據工程進度及時收集、整理，導致不齊全、不完整，不能按要求達到形成、積累、移交與工程建設同步。

2.工程項目建設檔案管理人員配備不足

風電項目工程建設時期普遍不配備專職檔案管理人員，一般為臨時兼職，導致兼而不顧。多數沒有接受專門的檔案業務培訓，檔案知識匱乏，對風電建設過程及風電行業檔案管理規范不了解，缺乏檔案管理意識；不了解風電工程項目的劃分，不知道各參建單位應該形成哪些檔案材料，收什么、找誰收都很模糊；無法指導、檢查和監督各參建單位檔案材料形成管理和質量控制。

3.缺少檔案的保護設施、設備

風電項目建設中側重項目建設，忽略檔案管理，多數單位沒有配備規范的檔案庫房和專用設備：如庫房、辦公和閱覽三分開、調控溫濕設備等。

4.風電項目工程檔案材料普遍存在不規范和缺失現象

風電工程的檔案材料不齊全。如：規劃許可證；原始地形地貌、關鍵部位、隱蔽工程及節點的照片；地質礦樣、項目報審材料、征地材料、紅線圖；招投標文件缺少部分評議標過程文件；執行強制性條文的實施計劃；管理臺帳、部分建筑安裝材料試驗和檢測報告、質量驗收簽證；設備材料的檢驗、保管、發放記錄等；

工程項目檔案材料原件不齊全、不規范。如項目建議書、租征地文件、圖紙會審、設計交底等都有復件；施工中使用的表格式文件不規范；施工原始記錄、隱蔽工程、質量驗評材料、檢驗報告、驗收簽證中填寫內容不完整；書寫材料不規范；簽字、蓋章不齊全、并有隨意涂改和事后編造現象、無簽署日期；竣工圖的編制不規范，竣工章加蓋部位有覆蓋原圖字跡現象、有代簽字現象。

5.檔案整理不規范

案卷題名擬寫不能簡明、準確揭示卷內文件的內容，案卷脊背粘貼及文件裝訂不牢固、不美觀，卷內頁碼編寫潦草，檔號編制不規范，如：把甲、乙兩個不同項目名稱的第一期工程檔案，當成同一期項目的兩臺機組來編制目錄代號，這必將導致甲或乙第二期工程的檔案目錄代號混亂，也給以后提供利用造成不便。

二、造成風電工程檔案管理不善的原因

1.地域問題

由于風力發電項目的選址一般在偏遠地區，交通不便，與內地溝通不暢，特別是檔案管理規范和要求的宣傳學習渠道不暢通，不能及時了解和溝通，是導致檔案管理滯后原因之一。

2.管理體系及管理制度不健全

工程建設單位組織管理體系不健全，沒有設置專門的檔案管理機構和檔案管理人員，沒有將檔案管理工作納入到項目建設的工作程序和議事日程中，沒有納入到各級領導及專業人員的崗位責任制。檔案管理規章制度不健全，執行不到位，缺乏完善的約束機制，也是造成風電項目工程檔案材料不齊全、內容不準確、整理不規范的原因之一。

3.各參建單位檔案責任意識差

參建隊伍龐雜，人員流動性大，且素質參差不齊。檔案管理意識淡薄，業務素質低和責任心不強，對工程檔案的重要性認識不夠，只重視建筑工程實體，對檔案工作敷衍塞責。

4.建設單位控制措施不到位

建設單位未將檔案管理要求納入合同管理，未制定檔案的歸檔范圍和要求，未對施工和監理單位的職責進行明確劃分，未對參建單位進行檔案業務指導，沒做到有效的事前策劃、事中控制、事后核查。

三、解決辦法與控制措施

1.健全管理體系

建立健全風電項目建設管理體系，并覆蓋建設的全過程、全方位。檔案管理工作實行統一領導、統一制度、統一管理的原則，把檔案管理工作納入各級領導及專業人員的崗位職責和工作程序，納入招投標、合同管理、工程監理、項目管理程序和工程質量管理體系，并建立考核機制，獎優罰劣。設置檔案管理機構和管理人員。建立檔案管理網絡并覆蓋各參建單位，明確職責，跟蹤收集各階段形成的文件材料，并負責對各參建單位文件材料形成、管理指導、監督。實現檔案工作與風電項目工程建設同步計劃、同步檢查、同步驗收。

2.建立完善的檔案管理制度

根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》DA/T28-2002、《風力發電企業科技文件歸檔與整理規范》NB/T31021及《風電工程達標投產驗收規程》，結合實際編制《風電項目工程檔案管理實施細則》。明確劃分建設單位、勘測設計單位、監理單位、各施工單位、設備供應單位、調試單位、及總包和分包單位的檔案文件材料的施、竣工文件的編制、收集、積累、整理、鑒定和移交中各自的責任和范圍；明確監理單位職責按《電力建設工程監理規范》將各參建單位形成的文件和案卷質量納入工程質量監控范圍，并負責對各參建單位整理和移交的檔案審查簽字確認。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及監理文件；明確收集范圍、收集時間；明確項目文件、竣工文件和竣工圖的編制質量和要求；明確竣工圖章的使用及竣工圖的審核；明確項目文件的整理、組卷、編目、編號、裝訂等要求；明確檔案的移交套數和移交時間。確保檔案齊全、完整、準確、系統。

3.配備與工程項目建設相適應的檔案管理人員與設施設備

配備具有一定的檔案專業知識和技能、大專以上學歷及中級以上專業技術職稱的檔案管理人員；熟悉風電項目建設的過程，掌握參建單位的職責范圍；有較強的責任感及嚴肅認真的工作態度；配備規范的庫房和設備。

4.事前策劃、過程控制、事后核查

建設單位首先在立項時就要明確歸檔范圍，在編制招標文件、合同簽訂時明確文件形成、歸檔和質量管理要求，明確各參建單位檔案管理人員的素質要求，并約定獎罰條款。加強對參建單位工程現場管理人員檔案業務的培訓和檔案法宣傳，使每個責任單位和責任人了解其職責、歸檔范圍和質量要求。使檔案文件材料形成過程和鑒定驗收中有統一的標準和依據。

建設單位在檢查工程質量、進度時，同步檢查檔案文件材料的形成、管理情況，在進行單項工程驗收時，同時驗收應歸檔文件材料的完整與質量，發現問題及時糾正。

監理單位要按照《電力建設工程監理規范》嚴格監督檢查施工過程文件、竣工文件編制和檔案整理質量。監理人員在對關鍵工序進行監理時，同時檢查有關原始記錄的形成情況和內容、數據的準確性。監理單位在進行工程質量評定時，同時評定文件材料的形成質量和完整性。

在設備安裝階段，建設單位的檔案管理人員對設備檔案及時控制。要參加設備開箱，隨時收集設備檔案。

在施工階段，各單位的檔案管理人員在收集紙質文件的同時要注重收集各種載體的檔案。如聲像、照片、電子文檔等。

在工程竣工時，要及時編制竣工圖。建設單位、施工單位和監理單位的專業人員要按照現場實際情況及變更情況對竣工圖進行核定。

在工程竣工驗收時，檔案管理人員要對歸檔文件材料嚴格審核。如：⑴文件材料的格式要使用統一的國家標準；⑵文件材料的載體及書寫材料和裝訂材料要規范，載體和書寫材料必須耐久，裝訂要規范；⑶文件材料應是原件，如因故無原件時提供單位應加蓋可追溯原件存放地的公章；⑷文件材料的內容填寫完整，不能空項，如有不存在項應劃斜線；⑸文件材料的簽名、蓋章手續要完備、合法、有效。不可代簽名、不可使用手章，并簽署日期；⑹竣工圖要與成品相符，簽字、蓋章要清晰、真實有效；⑺聲像檔案，如照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等要真實有效質量可靠；⑻歸檔的各種載體的文件材料要根據《風電建設項目文件收集及檔案整理規范》科學分類、合理組卷、準確編制檔號和案卷題名，以確保歸檔的文件材料的案卷質量。

（作者單位：大唐河北發電有限公司馬頭熱電分公司）