新升本院校辦公室主任提升職業(yè)能力對策研究

向鈴

【摘要】近年來，隨著我國高等教育的發(fā)展，有許多專科院校經(jīng)過發(fā)展并獲國家批準升格為本科院校。在學(xué)校轉(zhuǎn)型的重要歷史時期，適應(yīng)由專科向本科的轉(zhuǎn)變是不可回避的艱巨任務(wù)和歷史使命，作為這類新建本科院校的管理人員應(yīng)該提升自身的職業(yè)能力和素質(zhì)以便能應(yīng)對變革，在改革中求創(chuàng)新，為學(xué)校的順利和諧發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻。他們是直接的組織者，協(xié)調(diào)者及執(zhí)行者。新升本院校直接面臨的問題就是需要盡快完成從專科辦學(xué)層次到本科辦學(xué)層次的轉(zhuǎn)變，在這個過程中加強教學(xué)管理工作來提升教學(xué)質(zhì)量就成為了學(xué)校各項工作的重點。

【關(guān)鍵詞】新升本院校 辦公室主任 職業(yè)能力素質(zhì)

院系辦公室是學(xué)校的基本管理單位，它處于教學(xué)、科研的第一線，直接為領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)，承擔(dān)承上啟下、溝通左右，協(xié)調(diào)各方的重要職責(zé)，對于保證院系工作正常有序的運轉(zhuǎn)起著十分重要的作用。隨著教育體制、機制改革的不斷邁進，自主權(quán)向二級學(xué)院下放，使得二級學(xué)院辦公室工作任務(wù)明顯加重，工作難度逐步加大，工作內(nèi)容不斷增多，所以這對二級學(xué)院辦公室主任的職業(yè)能力和素質(zhì)提出了新的要求。作為高校基層辦事機構(gòu)主管之一的院系辦公室主任，必須及時調(diào)整觀念，提高職業(yè)能力和素質(zhì)來切實提高管理水平，以更好地發(fā)揮院辦公室的職能作用，凝聚人心，帶動其他同志共同努力，來適應(yīng)新形勢下學(xué)校、學(xué)院發(fā)展的需要。本文從以下三個方面來探討新角色下高校辦公室主任的培養(yǎng)。

一、調(diào)整心態(tài)，站好位不越位

自我調(diào)節(jié)能力是新型社會管理人才必備的一項綜合素養(yǎng)，但是目前在我國的二級院校辦公室主任的崗位素質(zhì)要求中卻往往被忽視。與政治素養(yǎng)、組織協(xié)調(diào)能力等不同，自我調(diào)節(jié)能力是一項綜合性和針對性更強的能力。在現(xiàn)代高校管理中，二級學(xué)院辦公室工作十分龐雜，工作內(nèi)容繁瑣，需要應(yīng)對教師、學(xué)生、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和社會其他許多方面的事物，工作壓力大，個人能力要求高，需要在充分調(diào)動辦公室主任個人工作積極性的基礎(chǔ)上使其具備管理學(xué)、政治學(xué)、心理學(xué)等多方面的知識。因較大的工作壓力，辦公室主任在工作中往往出現(xiàn)倦怠、迷惘、消極情緒等負面因素，對其工作產(chǎn)生消極影響，為了有效地緩解這一情況，需要辦公室主任具備較高的自我調(diào)節(jié)能力。良好的心理素質(zhì)也是自我調(diào)節(jié)能力的重要組成部分。辦公室主任的工作很大程度上屬于宏觀引導(dǎo)性的，工作中如果對個人負面情緒缺乏正確的宣泄和引導(dǎo)，很可能導(dǎo)致比較嚴重的工作失誤和連環(huán)影響。因而，辦公室主任需要具備良好的心理素質(zhì)，能夠積極地調(diào)節(jié)和疏導(dǎo)因工作和生活帶來的各類消極心理情緒，減少或消除其對工作產(chǎn)生的負面影響；在制度變革期間，容易出現(xiàn)工作職責(zé)不清，遇事相互推諉等現(xiàn)象，要調(diào)節(jié)和自我心態(tài)從容解決面對。

二、加強政治理論學(xué)習(xí)，同學(xué)校的中心思想保持高度

由于辦公室主任經(jīng)手事務(wù)多，如人、財、物的管理，如何一直保持自己正確的使用職權(quán)，不以權(quán)謀私，不營私舞弊，在繁瑣的工作中不迷失方向，這就需要參加政治理論學(xué)習(xí)重視自身政治素質(zhì)的提高，以強大的理論來武裝自己的頭腦，在思想上行動上筑起拒腐防變的堅強防線，嚴于律己、廉潔奉公，以保持良好的作風(fēng)。連接著學(xué)校規(guī)章制度和教師及學(xué)生管理等各個層面的事務(wù)，因此學(xué)院辦公室主任要有高度的政治敏感性，要善于從政治上觀察、分析和處理問題，不隨波逐流，不人云亦云。在日常工作中，要牢牢把握政治方向，善于從紛繁復(fù)雜的問題中看到根本性問題，做到在重大問題上立場堅定、態(tài)度鮮明，保證政令暢通。辦公室作為上傳下達的中心樞紐，需要準確解讀學(xué)校的核心價值文化，對于相關(guān)的文件精神的領(lǐng)悟政策的解讀及領(lǐng)導(dǎo)的意圖的準確理解，也需要辦公室主任具備較高的政治理論水平。掌握學(xué)校的方針、政策，才能在工作中做到公正、公平，才能做到有章可循，按制度辦事。勤記，多思，采用ABC管理法，提高執(zhí)行度，要善于審時度勢，要用發(fā)展的眼光看問題，分清主次，抓主要矛盾的主要方面。

三、加強對外交流，學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗，提升學(xué)院、學(xué)校形象

在知識經(jīng)濟社會中，人們越來越認識到高校產(chǎn)學(xué)研合作、科技轉(zhuǎn)化的重要性，因此高校和外部的聯(lián)系越來越頻繁，越來越緊密。產(chǎn)學(xué)研合教育管理工作，學(xué)生實習(xí)基地等項目中，需要和國內(nèi)外高校、企業(yè)、宣傳媒體廣泛聯(lián)系和交往。在這個過程中，要求二級學(xué)院辦公室主任應(yīng)善于把握矛盾的規(guī)律，善于研究各種人際關(guān)系，善于探索新的工作思路和工作方法，善于處理局部與全局的關(guān)系，做到籌兼顧，點面結(jié)合，重點突出，全面協(xié)調(diào)；此外，辦公室主任還應(yīng)具備公關(guān)禮儀知識。因為接待是每個辦公室主任經(jīng)常碰到的工作，周到得當(dāng)?shù)慕哟粌H體現(xiàn)了學(xué)院辦公室人員的良好素質(zhì)，同時也為學(xué)校樹立了良好的形象。因此，自覺學(xué)習(xí)專業(yè)的公關(guān)禮儀知識，是十分必要的。學(xué)校層面對管理人員予以重視，引進競爭機制，加強培訓(xùn)，以不斷提升業(yè)務(wù)能力。

四、總結(jié)

二級學(xué)院辦公室是高校基層管理工作的重要一環(huán)，其工作質(zhì)量如何直接關(guān)系到學(xué)院整體工作水平。只有明確自身角色定位，認真學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)，提升自身整體素質(zhì)，提高服務(wù)水平，做到出色不出位。通過優(yōu)質(zhì)高效的工作，塑造自身良好形象，維護領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，贏得師生信賴。

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