淺談高校教學部門檔案管理

何琴

【摘要】重視和加強教學部門檔案的規范建設勢在必行，教學檔案是記載高校教學活動的真實記錄。高校的教學部門在教學檔案管理中存在著一些問題，學校應從增強教學部門人員的檔案意識，加強教學檔案管理等方面來規范教學檔案管理。

【關鍵詞】高校教學部門 檔案管理

教學檔案是學校檔案的主體，也是教學管理的一個重要方面。搞好教學檔案管理對于加強學校檔案建設，提高學校檔案管理水平，起著至關重要的作用，同時對于加強和改進教學，提高教學質量和管理水平都具有重要意義。

一、高校教學檔案管理工作存在的問題

1.教學管理人員缺乏檔案意識

由于教學管理人員歸檔意識淡薄，加上這些人平時大多忙于日常教學行政業務工作和繁雜的事務性工作，一些原始材料沒有及時歸檔。基層教學管理人員也沒有把足夠的時間和精力放在檔案的收集和整理工作上，而檔案管理則是一項專門的業務，具有科學嚴格的法規規范、分類標準和管理辦法，這一矛盾的存在，必定給教學部門檔案的規范管理帶來影響。

2.教學檔案不夠齊全完整

隨著學校辦學規模的擴大，教學部門涉及的工作中除了形成紙質材料的教學檔案之外，也產生不同載體的文件材料。比如學生競賽獲獎照片、視頻材料等電子檔案以及獎杯、獎牌等實物檔案。

3.教學檔案不夠規范

對于如何收集原始材料，大部分教學管理人員沒有規范意識，只是簡單地收集各自在平時教學管理活動中形成的材料，不太注意原始材料的材質、字跡等等。

二、教學檔案資料的范圍與歸檔

1.從媒體上看不僅僅限于文字資料，也包括錄音、軟盤、照片、圖紙等

2.從來源上看有上級、本級、下級三個方面

（1）上級機關的文件材料，指上級教學工作的文件、資料工作條例以及重要會議需要貫徹執行的文件等等。

（2）本單位形成的文件材料，主要指本單位會議記錄、年度工作計劃、工作總結、本單位起草的各種文件；請示、工作意見、指示、批復等。

（3）下級報送的文件材料，主要是相繼單位報送的計劃、總結、工作報告、典型材料等。

3.從性質和用途上，可分為三大類

（1）教學資料。主要反映教師、教學管理干部、教學保障條件等現實狀況教學能力。具體內容包括：教學隊伍名冊、教師業務檔案及社會兼職、外聘和外籍教師情況；教室、場地情況，實驗室及儀器配備；教學用教材、獲獎教材，教學輔導教材、教材使用效果統計；電化教室、語言室情況，電教設備及運行情況，電教片資料情況。

（2）教學文件資料。包括上級各種教學工作制度、崗位責任制、教學場所使用規定等；各種教學文件，如專業設置、教學大綱、課表；專業建設、課程建設、重點實驗室和重點學科建設、教師隊伍建設；圖書資料建設、管理等。

（3）教學管理與運行資料。包括各個時期教學檢查、教學業務會議、教學競賽材料、教學信息反映、考試工作材料、學生課程成績、學籍異動、獎勵、外語及計算機等級考試材料。

三、教學部門檔案資料收集整理的要求

1.教學部門檔案管理人員的職責與要求

做好本部門各類文件材料的形成積累工作；將收集的文件材料整理組卷裝訂，做到組卷合理，編目清楚，標題準確，裝訂齊全，并及時向學校檔案館（室）移交；做好存放在本部門各類檔案的組卷分類、編目、登記、保管、利用等工作。教學部門檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認真執行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業忠于職守，遵守紀律；具備本校相關學科的一般知識和檔案業務知識，高度認真負責，勇于開拓創新。

2.教學部門檔案資料類目的構成

A類：黨群（DQ）

11黨務綜合；12紀檢；13組織；16工會；17團委。

B類：行政（XZ）

11行政綜合（學校評估、教代會、校史和院、系、所等單位綜合材料入此）；12人事；15總務后勤；16檔案、圖書、文博。

C類：教學工作（JX）

11綜合（學生運動會、教學評估、優秀教學評獎材料入此）；12學科與實驗室建設；14學籍管理（學生獎懲材料入此）；15課堂教學與教學實踐；18教材；19師資隊伍管理。

以上一、二級類目下的三級目錄由于篇幅限制未一一列出。

3.檔案資料的保管期限和載體

上述檔案資料的保管期限一般以3—5年為限，較少部分為長期，基本不采用永久保存。保存載體可較多使用電子文件。

四、加強高校教學部門教學檔案管理的措施和對策

1.增強教學部門人員的檔案意識

確保檔案質量的前提是文件材料的完整和準確性。而文件材料收集主要依靠教學管理人員與基層教學管理人員進行有效的信息交流，積極主動、認真細致地收集整理材料，最后由部門專職或兼職檔案員仔細分類歸檔，從而維護檔案的完整性、系統性。

2.建立年度歸檔和定期集中歸檔的制度，分門別類地管理檔案

教學檔案由于時間劃分的特殊性，在歸檔的時候可以采用教學年度歸檔和定期集中歸檔相結合的方法。教學管理人員在完成某項業務時候，能及時歸檔，防止事后找不全材料甚至找不到材料，避免造成檔案不全的現象。

3.提高專職或兼職檔案員的素質

一要具備業務素質，專職或兼職檔案員要加強對檔案知識的學習，特別是了解教學檔案的特點，從收集、整理、保管到利用都必須有業務知識為指導，形成較強的檔案鑒定能力，從而進行科學的管理。同時，專職或兼職檔案員還可以通過參加校內外的檔案知識的培訓班提升自身的業務。二要具備服務意識，檔案員應愛崗敬業、樂于奉獻，給全校師生提供優質的服務，提高服務效率。三是具備創新意識。

五、結語

隨著高校教育管理模式的建立，教學部門檔案管理必將越來越多的受到重視，高校教學部門要努力將檔案管理工作做到規范化，使之在教學過程中起到重要作用。