高校二級學院辦公室管理工作淺議

陳玲

【摘要】本文簡要闡述了高校二級學院辦公室管理工作的基本性質和特點，并提出如何加強和提高二級學院辦公室工作的措施。

【關鍵詞】高校 二級學院 辦公室管理工作

高校二級學院是學校的基層教育學單位，二級學院辦公室則是高校綜合事務處理部門，起著溝通上下、聯系左右、協調內外的中心樞紐作用。院級辦公室作為學院管理的綜合協調辦事機構，是保證學院各項工作正常運轉的中樞機構，是聯系學校與學院、學院與師生等關系的紐帶，起著上傳下達、協調左右、聯系內外、參與決策等作用。院級辦公室工作水平的高低，直接影響著學院各項事業的順利發展，因此，必須努力改進高校二級學院辦公室的管理工作，使之對高校建設和發展作出貢獻。

1 高校二級學院辦公室管理工作的性質及特點

1.1高校二級學院辦公室管理工作綜合性

隨著高校教育的深入和各項事業的發展，高校二級學院師生數量迅速增長.專業設置不斷拓寬，教研室、實驗和研究機構數量也隨之增加，二級學院辦公室管理工作范圍擴大、任務更重了。在新的形勢下，辦公室要更好地開展管理工作，就必須認清形勢，理清思路。

1.2高校二級學院辦公室管理工作的協調性

1）信息管理工作的協調。高校學院辦公室是學院的窗口，通過信息的收集、處理、傳遞，使學院內部各部門之間、學院與校內其他單位及校外之間的信息溝通順利進行。

2）內部管理工作的協調。由于分工不同和人員思想差異等原因，在行政工作中難免會有矛盾出現，辦公室的內部管理職能是調整和改善這些關系，避免或減少各種摩擦，創造良好的工作氛圍，培養團結協作的精神。最大限度地發揮每個人的聰明才智，是二級學院辦公室進行內部協調的首要任務。其次，辦公室管理人員自身應加強內部的團結協作意識，同心同德，以誠待人，確保辦公室工作在一種和諧、融洽、朝氣蓬勃的內部環境中愉快的工作。

3）外部管理工作的協調。隨著高校教育體制改革的深化以及利益格局的多樣化，各方面的矛盾越來越多。學院辦公室的重要職能之一就是在自身的職權范圍內，協調本部門與學校各部門之間錯綜復雜的關系。首先，辦公室工作人員要熟悉學校教學、科研、管理等情況，了解各部門的具體工作和業務。其次，辦公室人員要具備一定的語言溝通能力和協調能力，能夠在工作中科學地、巧妙地與各部門人員進行溝通和交流，達到事半功倍的良好效果。

2.加強高校二級學院辦公室管理工作

2.1加強隊伍建設，提高學院辦公室管理人員的綜合素質

1）提高政治素質。高校是培養社會主義建設者和接班人的主要陣地。高校辦公室管理工作人員具有政策性強、責任重大等特點，決定了辦公室管理人員必須具備較高的思想政治敏銳性，方能在大是大非問題上堅定立場，在事關全局的問題上頭腦清醒，抵御各種風險，應對各種復雜局面，經受各種考驗。因此，高校二級學院辦公室人員必須努力加強政治理論學習，不斷提高自身的理論政策水平，以避免出現政策性錯誤。

2）提高業務水平。學院辦公室是二級教學的綜合辦事部門，它所辦理的事務紛繁復雜，既有常規性、連貫性的日常事務，又有突發性、臨時性的偶發事件。由于辦公室處于學院的中樞位置，辦公室人員如果沒有過硬的業務水平和辦事能力，是無法勝任的。所以，要做好學院辦公室管理工作，就必須不斷的實踐創新，總結經驗，不斷進步。

3）提高科學管理能力。合理安排，提高質量。高校辦公室作為基層辦公室，可以說任務繁雜，工作千頭萬緒。要做好各項工作，必須不斷探索新的工作方式和管理模式來適應形勢的變化。一是要不斷地學習和運用科學管理的基本知識，分析形勢，制定措施，健全和完善各項責任制，做到工作上有分工，人人有職責，個個盡職責。對管理目標有明確要求的，層層分解，細化量化，實現管理目標化。建立規范、合理，簡潔、高效的工作流程。二是合理安排管理工作。辦公室管理工作繁重，綜合性較強，教學、科研、政務、事務服務管理交錯匯合，處理和安排好各項日常工作，是組織管理能力的具體體現。因此，在工作中既要統籌兼顧，又要把握重點，有計劃、有步驟地實現管理工作。

4）提高管理工作效率。明確工作職責配備精干人員，明確職責范圍，是提高辦公室管理工作效率的關鍵。在辦公室內部，如果工作人員素質不高，責任心不強，即使人員再多，也無助于工作效率的提高。同樣道理，如果責任分工不明確，即使人員再精干，也會互相推諉扯皮，出現許多工作沒人干，許多人沒事干之類的現象。因此，配備辦公室工作人員，必須從素質和數量兩方面來考慮。數量一般都有規定的崗位編制控制。只要我們做好了這些工作，高校二級學校辦公室的管理工作一定會做好。

3.結束語

總之，隨著高校教育改革與發展步伐的不斷深入，高校二級學院辦公室作為上傳下達的樞紐管理部門，在學院的各項工作中起著舉足輕重的作用；二級學院辦公室管理工作人員，必須充分發揮主動能動性，增強自身素質，合理運用各種管理方法，積極利用各種管理工具，來提高管理工作效率，以保證二級學院管理工作順利進行。作為高校二級學院辦公室工作人員，還要不斷解放思想、更新觀念，使之更好地為學校的教學、科研和廣大師生員工服務。

【參考文獻】

[1]于海琴. 高校行政管理干部工作績效模型的實政研究. 高等教育研究，2012（3）：35-41.

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