事業單位的圖書、情報、檔案一體化管理研究

雷玉敏

[摘 要]：圖書、情報、檔案是三門相互關聯的信息學科，我國的事業單位有關于信息管理一般都會涉及情報、圖書、檔案等方面，但由于單方面的設立專屬機構，往往會造成某些機構重復設置，從而導致各機構之間的交流渠道不順暢，因此事業單位的圖書、情報、檔案一體化管理很有必要，本文結合國土資源局圖書資料綜合管理進行分析探討。

[關鍵詞]：圖書 情報 檔案 一體化 管理 國土資源

隨著社會的迅速發展，信息技術的爆發帶動了各產業朝網絡化和數字化發展，信息處理打破了各學科和各專業之間的界限，許多行業的管理模式都遭遇著數字化和網絡化的沖擊，事業單位的檔案、情報、圖書管理事業也是如此。圖書、情報、檔案是三門相互關聯的信息學科，我國的事業單位有關于信息管理一般都會涉及情報、圖書、檔案等方面，但由于單方面的設立專屬機構，往往會造成某些機構重復設置，從而導致各機構之間的交流渠道不順暢，因此事業單位的圖書、情報、檔案一體化管理很有必要，本文結合國土資源局圖書資料綜合管理進行分析探討。

一、國土資源局圖書管理

國土資源局圖書管理是國土資源信息管理的核心部分，國土資源對于信息的管理主要是指對國土資源檔案文獻的管理，而檔案文獻是記錄著我國國土歷史記錄以及現代研究發展信息的重要載體。國土資源局圖書管理可以分為日常圖書檔案管理和國土資源圖書館檔案管理。國土資源圖書廣義管理包括對圖書館館藏資料、藏品、圖書、圖書的借閱歷史記錄、讀者檔案、情報交流檔案等管理。

信息時代對國土資源圖書檔案管理的挑戰主要集中在信息共享的挑戰和服務效率的挑戰。網絡信息時代，全民實現更加透明化、公開化的信息時代。對于圖書信息，人們的需求不再是停留在紙質書籍上，而是更加快捷方便并且共享的電子圖書。同時，網絡環境下，國土資源圖書管理需要實現數字化、虛擬化的信息資源，這樣才能提升本身的服務效率。

二、國土資源情報、檔案及其他信息管理

圖書、情報、檔案這三項主體根源相同、本質相同、載體相同、工作標準和規范也相近，因此管理方式上也比較相近，但也有其不同的地方，情報信息資源以及檔案管理需要嚴格執行管理保密規定。對于國土資源情報、檔案資源而言，管理人員必須加強保密觀念，查閱、借閱檔案必須有檔案管理人員在場，查閱完的檔案要及時歸檔。傳統的檔案、情報管理需要大量的人力資源，并且安全性也遠不能達到預期水平。基于信息技術的廣泛應用，實現圖書、情報、檔案一體化信息管理提供了技術條件。對于國土資源的檔案、情報管理工作，首先根據《檔案法》和《土地管理法》的分類要求，對國土資源各種文件、材料采取從總到分的方法進行分類。進行齊全的檔案信息搜集，確保原是檔案資料、情報不遺漏、不缺失。其次，堅持立卷制度，實現檔案信息管理規范化。

三、一體化管理

信息時代，事業單位實現圖書、情報、檔案信息一體化是現代信息服務的必然舉措。首先，一體化管理是適應網絡信息技術發展的需要，隨著電子信息網絡技術的不斷升級和更新，只有實現圖書、情報、檔案信息一體化管理，才能共享信息資源，推動時代信息現代化的發展。其次，事業單位實現圖書、情報、檔案信息一體化是教育信息改革與科研的需要，信息技術將從前相對獨立的學科變成了各學科之間都有著交叉領域的整體化學科，學科之間的滲透交叉因為信息技術的傳播和介入變得越來越多。從前，圖書、情報、檔案管理各自為政，相對局限性極大，給知識的傳播利用帶來了一些困難，一體化則很好的解決了這個問題。同時，各學科的發展也因為信息資源的共享得到了更全面更整體發展趨勢。最后，事業單位實現圖書、情報、檔案信息一體化是信息管理一元化的需要，一體化更加方便了對信息資源的整合管理，節省了大量的人力資源。

針對國土資源圖書檔案信息管理一體化建設，需要進行如下工作。

第一、改變舊有觀念，合理利用網絡信息資源。國土資源信息管理部門應該利用網絡的傳播優勢，個必須打破舊有的館藏建設思想，根據自己的特有資源，積極開發虛擬圖書管理平臺，通過網絡共享平臺，延伸館藏資源，并且提供讀者更舒適高效的服務。

第二、加快信息資源電子化進程，開發獨具特色的國土資源信息數據庫。充分利用圖書檔案自動化管理的信息特色，通過利用自身的資源優勢，將這些館藏特色推向網絡，擴大信息服務的范圍，進一步實現增加館藏信息資源的使用價值。

第三、開展圖書檔案之間的橫向交流，實現資源共享。互聯網時代，信息傳播速度日益加快，利用這一時代特點，開發資源共享平臺，這樣才能夠達到圖書檔案使用率最大化。因為地域性的原因，館藏種類往往有所欠缺，建立了圖書館與圖書館之間的資源共享平臺，對圖書檔案資料進行有機的整合，通過信息共享平臺。

第四、開展用戶教育工作。在建立了良好的國土資源的信息使用平臺后，需要開展用戶的教育工作。圖書檔案管理單位對用戶開展信息檢索能力培養是必要的手段，使得用戶能夠適應信息一體化管理。

四、小結

圖書、情報、檔案一體化主要實施措施需要建立信息領導機構，從整體出發，兼顧三者的特點，使其相互獨立的基礎上保證一定的協調性；需要培養一支只是結構合理的新型專業管理 隊伍，培養同時精通計算機檢索技能和圖書、情報、檔案管理業務的綜合性人才，需要共同建立計算機網絡服務系統，實現信息資源共享。信息爆炸的時代，事業單位的需要建立統一的管理圖書、情報、檔案的運作機制，實現一體化信息管理，努力適應時代發展。

參考文獻：

[1]史瑞來.高校圖書、情報、檔案應實行一體化管理.內蒙古圖書館工作，2007.

[2]蔡德民，圖書與檔案信息資源共建共享探析[J]，河南國土資源圖書館學刊，2006（10）

[3]段偉.圖書情報檔案一體化建設探析.情報探索，2007.8.