電子檔案與紙質(zhì)檔案并存之探討

王穎

摘要：信息技術(shù)與電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子檔案，形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面。如何科學(xué)、合理、有效地對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，發(fā)揮檔案的作用具有重大意義。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；并存

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-4437（2013）04-0062-03

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的物質(zhì)和精神文化財(cái)富。長(zhǎng)期以來(lái)，紙質(zhì)檔案作為檔案的主要載體被保存、利用。如今，隨著信息技術(shù)和電子技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化在機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的廣泛應(yīng)用和日益普及，產(chǎn)生了大量的電子文件，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，形成了與紙質(zhì)檔案并存的局面。如何科學(xué)、合理、有效地對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，發(fā)揮檔案的作用具有重大意義。電子檔案在存儲(chǔ)容量大、占用空間小、異地利用等方面具有紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)越性，而紙質(zhì)檔案的原始性、真實(shí)可靠性、耐用性和憑證性決定了其存在的價(jià)值。這兩類檔案有著各自的特點(diǎn)，它們將共同存在，共同發(fā)展。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

（一）電子檔案的特點(diǎn)

1 電子檔案信息存儲(chǔ)的超大容量性

電子檔案的存儲(chǔ)容量要高于以往各種人工可識(shí)讀的信息介質(zhì)。一張3.5英寸光盤(pán)（1.44MB）可存儲(chǔ)70萬(wàn)漢字，一張5英寸光盤(pán)（650MB-750MB）約可存儲(chǔ)3-4億個(gè)漢字，被稱為“海量存儲(chǔ)”。隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子檔案介質(zhì)的存儲(chǔ)容量還將繼續(xù)擴(kuò)大。

2 電子檔案對(duì)系統(tǒng)的依賴性

電子檔案的全部活動(dòng)必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能完成，由于電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，電子文件的載體必須是可用的，無(wú)論是過(guò)去的光盤(pán)、磁盤(pán)還是現(xiàn)在的優(yōu)盤(pán)，都依賴于特定的驅(qū)動(dòng)器，如果計(jì)算機(jī)是一個(gè)不帶軟驅(qū)的工作站，那么最常見(jiàn)的軟盤(pán)也不法閱讀。這對(duì)電子檔案的管理和利用造成了非常大的影響。

3 電子檔案信息與載體

電子檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人們可以輕易地把一份電子檔案的內(nèi)容傳遞給多個(gè)利用者，對(duì)每一個(gè)利用者來(lái)說(shuō)，電子檔案的內(nèi)容都是真實(shí)有效的，利用者還可以把需要的檔案內(nèi)容保存在不同的電腦服務(wù)器上，實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)共享檔案信息。

4 電子檔案的信息易更改性

在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，人們對(duì)信息的增加、刪除、改動(dòng)十分方便，可以重新組織文件信息結(jié)構(gòu)，改變信息原有位置，而且不會(huì)留下明顯痕跡，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，新的信息編碼方案、存儲(chǔ)格式、系統(tǒng)軟件的不斷更新，就要求將原有檔案信息遷移到新的技術(shù)環(huán)境中，遷移過(guò)程中信息損壞、丟失、變異也是不可避免的。

5 電子檔案的非直讀性

電子檔案的前身——電子文件，它使用的是人工不可識(shí)讀的記錄符號(hào)——數(shù)字代碼，人們無(wú)法直接識(shí)讀和理解這些數(shù)字符號(hào)，只有通過(guò)計(jì)算機(jī)特定的程序解碼，才能在計(jì)算機(jī)屏幕上呈現(xiàn)出各種文字、圖形，離開(kāi)了計(jì)算機(jī)，這些電子文件看不見(jiàn)也摸不著。

（二）紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

1 紙質(zhì)檔案的原始性

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。紙質(zhì)檔案中最有原始價(jià)值的是檔案文稿。文稿包括草稿和定稿。草稿是各種文本在撰制過(guò)程中初步形成的，反映了文本的撰寫(xiě)、修改全過(guò)程。定稿是草稿進(jìn)行修改討論成審閱稿后，由會(huì)議通過(guò)或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的稿件。文稿最大限度地體現(xiàn)了文件形成者的思想成果，記錄了文件創(chuàng)始和修改的全過(guò)程，更因其原始性、唯一性而具有獨(dú)特的收藏價(jià)值和紀(jì)念價(jià)值。

2 紙質(zhì)檔案的真實(shí)可靠性

紙質(zhì)檔案記錄的是社會(huì)生活中最真實(shí)、可靠的原始記錄，是未經(jīng)修改的原生信息。紙質(zhì)檔案是看得見(jiàn)、摸得著的載體，其形成后，后人不能以自己的觀點(diǎn)和需要去改變檔案。這是紙質(zhì)檔案之所以重要、之所以被人們重視的原因之一。

3 紙質(zhì)檔案的憑證性

紙質(zhì)檔案是確鑿的原始材料和歷史記錄，它是從當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的文件、圖表、圖形等不同記錄形式的載體轉(zhuǎn)化而來(lái)的，并非嗣后為使用而另行編制的，它客觀地記錄了以往的歷史情況，是令人信服的歷史證據(jù)。

紙質(zhì)檔案中有關(guān)文件材料的全文，是當(dāng)事人的親筆簽署和批示，很多紙質(zhì)文件上蓋有機(jī)關(guān)或個(gè)人的印信，這些都可以成為查考、研究、爭(zhēng)辯和處理問(wèn)題的依據(jù)。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)

1 從檔案信息存儲(chǔ)容量看，電子檔案高于紙質(zhì)檔案

電子檔案具有信息存儲(chǔ)密度大、容量大、體積小的特點(diǎn)，這樣可以大大節(jié)省檔案庫(kù)房的存儲(chǔ)空間，解決無(wú)限增長(zhǎng)的紙質(zhì)檔案與有限的存儲(chǔ)空間之間的矛盾。

2 從檔案信息存儲(chǔ)內(nèi)容的多樣性來(lái)看，電子檔案大于紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案多以文字、圖形的方式表達(dá)，而電子檔案則不同，它可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等多種信息形式有機(jī)組合成“多媒體文件”，使檔案內(nèi)容更加形象、生動(dòng)。

3 從檔案信息利用看，電子檔案高于紙質(zhì)檔案。電子檔案利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檢索，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸檢索和查找所需要利用的檔案信息。并對(duì)檔案信息進(jìn)行復(fù)制、拷貝，使異地用戶可以輕松快捷地利用電子檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。而紙質(zhì)檔案需利用者親自到檔案館（室）提出利用需求，再通過(guò)手工檢索查找到所需要的信息復(fù)印，從利用方便程度及利用效果上遠(yuǎn)不及電子檔案。

4 從檔案管理強(qiáng)度看，電子檔案優(yōu)于紙質(zhì)檔案

現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為電子檔案的立卷歸卷、檢索、查找、利用提供了快捷的管理手段和快速的利用環(huán)境。而紙質(zhì)檔案需用傳統(tǒng)的手工方法操作，在分類、鑒定、填寫(xiě)歸檔目錄、利用等環(huán)節(jié)付出較大勞動(dòng)強(qiáng)度。而且工作效率較低。電子檔案依靠現(xiàn)代計(jì)算機(jī)管理軟件大大減輕了檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。

5 從檔案的真實(shí)性、可靠性來(lái)看，紙質(zhì)檔案優(yōu)于電子檔案

紙質(zhì)檔案是人們?cè)谌粘９ぷ鳌⑸钪兄苯有纬傻牡谝皇仲Y料，通過(guò)字體、印跡、圖形等形式固定在紙張上，紙質(zhì)檔案一旦形成，任何修改、篡改都會(huì)留有痕跡，它的內(nèi)容是真實(shí)可靠的。電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換而來(lái)的，電子檔案在修改、復(fù)制、刪除后都不會(huì)留下明顯痕跡，這就對(duì)檔案的真實(shí)性、可靠性造成了影響。紙質(zhì)檔案具有原始性、真實(shí)性的特點(diǎn)，這是電子檔案無(wú)法比擬的。

6 從檔案的耐久性、安全性來(lái)看，紙質(zhì)檔案優(yōu)于電子檔案

紙質(zhì)檔案保存的手寫(xiě)底稿是選用含纖維索較高的耐久性紙張，與紙張結(jié)合的字跡是使用耐久性強(qiáng)的碳黑墨水或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)而成，而定稿是由一體機(jī)印制而成，經(jīng)過(guò)合理有效的保管，這些紙質(zhì)檔案可以永久保存下去。而電子檔案的存儲(chǔ)載體是磁性物質(zhì)或光盤(pán)。磁性物質(zhì)易受外界磁場(chǎng)影響導(dǎo)致退磁、消磁，光盤(pán)的盤(pán)基由玻璃、塑料等材料制成，玻璃盤(pán)基笨重、易碎，塑料盤(pán)基在高溫下易老化、受酸堿腐蝕易壞等缺點(diǎn)。這些因素直接影響電子檔案信息再現(xiàn)。從檔案的耐久性和安全性來(lái)看，紙質(zhì)檔案是電子檔案無(wú)法取代的。

7 從檔案的歷史文化價(jià)值來(lái)看，紙質(zhì)檔案高于電子檔案

紙質(zhì)檔案中包含大量的歷史檔案，而一些年代久遠(yuǎn)的孤本原件，其信息內(nèi)容清晰、確定，可以作為檔案珍品供社會(huì)有關(guān)人士觀賞，充分發(fā)揮檔案的歷史文化價(jià)值。而電子檔案雖然可以把一些歷史珍品檔案掃描到計(jì)算機(jī)上，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索閱讀這些歷史珍品檔案：但是從視覺(jué)上、觀賞價(jià)值上遠(yuǎn)不及紙質(zhì)檔案直觀。

8 從紙質(zhì)檔案的憑證性來(lái)看，電子檔案遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案是確鑿的原始材料和歷史記錄，紙質(zhì)檔案形成以后，任何修改都會(huì)留下明顯痕跡。紙質(zhì)檔案可以成為查考、爭(zhēng)辯和處理問(wèn)題的最佳證據(jù)。而電子檔案則不同，電子檔案中有些通過(guò)電子簽名可以獲得法律效力，但涉及婚姻、收養(yǎng)、繼承等人身關(guān)系，涉及土地、房屋等不動(dòng)產(chǎn)權(quán)益轉(zhuǎn)讓的不適宜使用電子檔案。這樣來(lái)看，紙質(zhì)檔案的憑證作用是電子檔案無(wú)法比擬的。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的必然選擇

紙質(zhì)檔案的保管和保護(hù)經(jīng)過(guò)了實(shí)踐和時(shí)間的檢驗(yàn)，已經(jīng)形成了一套科學(xué)、合理的管理體系。紙質(zhì)檔案本身的自然屬性（包括物理壽命，所需的保管環(huán)境）是已知和能夠把握的。而電子檔案是隨著信息化時(shí)代的到來(lái)在檔案管理中出現(xiàn)的一個(gè)新生事物，它在長(zhǎng)期保存方面還存在著一些未知因素：一是電子檔案載體的保管壽命問(wèn)題。以CD-R光盤(pán)為例，Kodak公司宣稱：“把CD-R光盤(pán)存放在推薦的暗環(huán)境下（24度及24%相對(duì)濕度），壽命大于217年”，但這樣的研究結(jié)論是在“控制”條件下的，即把CD-R盤(pán)片放在給定的溫度和濕度環(huán)境中。這與自然環(huán)境下的老化是不一樣的。二是電子檔案的通用性還沒(méi)有定論。無(wú)論是文字型數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)、視頻數(shù)據(jù)和音頻數(shù)據(jù)都存在著相當(dāng)多的格式，有些格式的文件依賴于其生成環(huán)境，不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題。有些電子檔案通過(guò)電子簽名可以獲得法律效力，但涉及婚姻、收養(yǎng)、繼承等人身關(guān)系的；涉及土地、房屋等不動(dòng)產(chǎn)權(quán)益轉(zhuǎn)讓的；涉及停水供水、供熱、供氣、供電等公用事業(yè)服務(wù)的；法律、行政法規(guī)規(guī)定不適用電子檔案。電子檔案與紙質(zhì)檔案在今后相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間將互為補(bǔ)充、取長(zhǎng)補(bǔ)短，發(fā)揮其各自的優(yōu)點(diǎn)和無(wú)法替代的作用。因此，在檔案管理中實(shí)行電子檔案與紙質(zhì)檔案并存是現(xiàn)階段檔案管理的必然選擇。