對(duì)新時(shí)期高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)秘書(shū)工作的幾點(diǎn)思考

摘要：高等院校的優(yōu)秀教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍是保證各教學(xué)單位教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)和教務(wù)管理得以完善的重要力量。本文闡述了教務(wù)秘書(shū)的主要工作職責(zé)，并對(duì)教務(wù)秘書(shū)應(yīng)具備的基本素質(zhì)作了分析。

關(guān)鍵詞：教務(wù)秘書(shū)；工作；思考

中圖分類(lèi)號(hào)：G647？搖 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2013）36-0039-02

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)高等教育事業(yè)獲得長(zhǎng)足發(fā)展，改革取得令人矚目的成績(jī)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)了大批高級(jí)專(zhuān)門(mén)人才，在國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科技進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展和辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校必須注重人才的培養(yǎng)質(zhì)量，提高辦學(xué)效益，而建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、隊(duì)伍穩(wěn)定、業(yè)務(wù)素質(zhì)高、服務(wù)意識(shí)強(qiáng)的高等院校優(yōu)秀教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍，是保證各教學(xué)單位教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)和教務(wù)管理得以完善的一支重要力量，亦是高校教學(xué)質(zhì)量得以不斷提高的一項(xiàng)重要保障。

一、教務(wù)秘書(shū)的主要職責(zé)

教務(wù)秘書(shū)的主要工作職責(zé)是協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行常規(guī)教學(xué)管理工作和處理日常教學(xué)事務(wù)。其工作對(duì)象包括二級(jí)學(xué)院的教師、學(xué)生、領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)校教務(wù)處管理人員等，由于工作對(duì)象的廣泛性和特殊性決定了它的特點(diǎn)：工作內(nèi)容涉及面廣且繁雜瑣碎、工作強(qiáng)度較高、責(zé)任性較大。教務(wù)秘書(shū)主要工作歸納為以下幾方面：

1.執(zhí)行教學(xué)計(jì)劃，落實(shí)教學(xué)任務(wù)。教務(wù)秘書(shū)應(yīng)協(xié)助教務(wù)處、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)檢查教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行情況，并根據(jù)教學(xué)計(jì)劃，配合系主任和教研室主任制定各年級(jí)學(xué)期開(kāi)課計(jì)劃，按時(shí)下達(dá)教師開(kāi)課任務(wù)書(shū)；編制學(xué)期課程表，將課程表及時(shí)發(fā)給學(xué)生，并督促教師按照教學(xué)計(jì)劃上課；了解教師、學(xué)生上課情況，維護(hù)正常教學(xué)秩序，如每門(mén)課程是否按授課計(jì)劃進(jìn)行講授、學(xué)生對(duì)教師、教學(xué)方面的意見(jiàn)，再寫(xiě)出詳細(xì)的檢查報(bào)告送教務(wù)處。出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，教務(wù)秘書(shū)一定要協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，及時(shí)有效地解決問(wèn)題。這些工作大都是在主管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下進(jìn)行，但教學(xué)秘書(shū)是具體的執(zhí)行者，實(shí)踐著領(lǐng)導(dǎo)的決策，責(zé)任可謂重大。

2.學(xué)生學(xué)籍管理。在開(kāi)學(xué)初期，教務(wù)秘書(shū)需負(fù)責(zé)學(xué)生入學(xué)報(bào)到注冊(cè)及統(tǒng)計(jì)工作，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果及時(shí)上報(bào)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校學(xué)工處，以便學(xué)校及時(shí)與未報(bào)到學(xué)生取得聯(lián)系。學(xué)生在學(xué)習(xí)階段如需辦理免修課程、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、交換生、插班生等手續(xù)，教務(wù)秘書(shū)需與教務(wù)處聯(lián)系，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理具體手續(xù)。學(xué)生畢業(yè)階段，教務(wù)秘書(shū)應(yīng)對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生畢業(yè)與授予學(xué)位資格進(jìn)行嚴(yán)格審核，按時(shí)上報(bào)教務(wù)處，并協(xié)助辦理畢業(yè)生離校手續(xù)，發(fā)放畢業(yè)、學(xué)位證書(shū)。隨著學(xué)生數(shù)量的增多給教務(wù)秘書(shū)工作帶來(lái)了很大難度，但只有認(rèn)真做好學(xué)生的學(xué)籍管理，才能保證學(xué)校教學(xué)工作有秩序地進(jìn)行，不斷提高教學(xué)質(zhì)量。

3.考務(wù)及學(xué)生成績(jī)的管理。教務(wù)秘書(shū)在學(xué)期末應(yīng)及時(shí)制定和上報(bào)考試安排表，安排監(jiān)考老師，落實(shí)考試地點(diǎn)，并審查學(xué)生考試資格，辦理學(xué)生緩考和缺考。考試結(jié)束后督促并協(xié)助任課教師按時(shí)上報(bào)學(xué)生各科考試成績(jī)，做好成績(jī)的記載和歸檔。另外，教務(wù)秘書(shū)還要協(xié)助教務(wù)處做好學(xué)校各類(lèi)統(tǒng)考的考務(wù)工作。

4.教學(xué)檔案的管理。教務(wù)秘書(shū)需收集各種教學(xué)信息，管理各專(zhuān)業(yè)教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)工作總結(jié)、教學(xué)進(jìn)度表、教師任課表、教學(xué)質(zhì)量調(diào)查表等教學(xué)文件；各班級(jí)排課、考試、學(xué)籍等文件需及時(shí)立卷和歸檔，并做好教學(xué)文檔材料的移交工作。教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化將有利于發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)研究等各項(xiàng)工作中的作用。但大多數(shù)教務(wù)秘書(shū)所修專(zhuān)業(yè)不是檔案專(zhuān)業(yè)，因此缺乏對(duì)資料的有效分類(lèi)和歸檔意識(shí)，在這一點(diǎn)需加強(qiáng)。

二、教務(wù)秘書(shū)應(yīng)具備的素質(zhì)

在高校持續(xù)擴(kuò)招和普遍實(shí)行學(xué)分制的新形勢(shì)下，教務(wù)秘書(shū)崗位承擔(dān)的工作量顯著增加，工作政策性進(jìn)一步加強(qiáng)，將教務(wù)秘書(shū)崗位視為“辦事員”的觀念已不能適應(yīng)高校發(fā)展的需要。因此，新時(shí)期高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)秘書(shū)應(yīng)具備以下素質(zhì)：

1.發(fā)揚(yáng)愛(ài)崗敬業(yè)的服務(wù)精神。教務(wù)秘書(shū)的宗旨是為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)，這是教務(wù)秘書(shū)一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。因此，教務(wù)秘書(shū)首先應(yīng)以教師、學(xué)生為中心，提高服務(wù)意識(shí)，才能體現(xiàn)出自己的價(jià)值，并得到別人對(duì)自己服務(wù)的尊重。但各個(gè)教師的年齡、職稱(chēng)、性格均有所不同，各年級(jí)學(xué)生受教育程度、生活環(huán)境、性格亦不相同，這使教務(wù)秘書(shū)的工作增多，服務(wù)難度加大，易產(chǎn)生厭倦煩躁的不良情緒，甚至?xí)诠ぷ髦挟a(chǎn)生差錯(cuò)。這時(shí)，教務(wù)秘書(shū)必須本著真心誠(chéng)意為教師和學(xué)生服務(wù)，急教師所急，解學(xué)生所難的思想意識(shí)，來(lái)適應(yīng)和應(yīng)對(duì)不同的工作環(huán)境和事物，做到有條不紊，才能贏得教師和學(xué)生的一致尊重和支持。

2.樹(shù)立責(zé)任意識(shí)。責(zé)任是一種能力，又遠(yuǎn)勝于能力，責(zé)任是一種精神，更是一種品格。教務(wù)秘書(shū)首要任務(wù)是將學(xué)校、教務(wù)處、學(xué)院等上級(jí)教學(xué)管理部門(mén)的各項(xiàng)規(guī)章制度、相關(guān)規(guī)定及各項(xiàng)通知，及時(shí)準(zhǔn)確地通知到學(xué)院各教研室、各位教師以及全院學(xué)生。反過(guò)來(lái)，教務(wù)秘書(shū)又掌握著教師的教學(xué)情況、科研工作量以及學(xué)生學(xué)習(xí)情況和考試成績(jī)等在內(nèi)的第一手資料，對(duì)廣大師生的意見(jiàn)、要求、現(xiàn)狀最了解。因此，教務(wù)秘書(shū)應(yīng)具備高度責(zé)任意識(shí)，及時(shí)將相關(guān)信息資料統(tǒng)計(jì)匯總、歸納分析并反饋分管領(lǐng)導(dǎo)，使之能夠全面了解師生情況，便于做出進(jìn)一步正確的判斷和決策，這將涉及眾多教師和學(xué)生的切身利益。我們只有把教務(wù)秘書(shū)崗位作為自己追求的事業(yè)，事事高度負(fù)責(zé)，一絲不茍，用百分百的熱情，積極努力做到“干一行，愛(ài)一行，精一行”，樹(shù)立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，才能保證學(xué)院教學(xué)工作井然有序。

3.要有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)。學(xué)習(xí)型組織理論認(rèn)為，在新的時(shí)代背景下，組織要持續(xù)發(fā)展，必須具有持續(xù)學(xué)習(xí)的能力，即單位中的成員均應(yīng)信守終身學(xué)習(xí)的理念，而不視其為某個(gè)階段或?yàn)檫_(dá)到某個(gè)簡(jiǎn)單目標(biāo)而進(jìn)行的短期工作。教務(wù)秘書(shū)由于其崗位的特殊性，不僅要學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，更應(yīng)該系統(tǒng)的學(xué)習(xí)高等教育管理知識(shí)，如管理學(xué)、心理學(xué)和教育學(xué)，有利于認(rèn)清和掌握行政規(guī)律，妥善處理教學(xué)、科研和管理之間的關(guān)系，從而用新的觀念和新的方法處理好新時(shí)期的各種問(wèn)題。對(duì)于工作中產(chǎn)生的新問(wèn)題、新情況，需不斷總結(jié)、分析并進(jìn)行一定的創(chuàng)新，這將有利于提高文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，轉(zhuǎn)變管理理念，提高管理能力，使教學(xué)管理更加科學(xué)、有效。而從另一個(gè)角度講，教務(wù)秘書(shū)的管理對(duì)象是具有一定職稱(chēng)和知識(shí)的教師和學(xué)生，所以作為教務(wù)管理者，必須具備足夠的知識(shí)水平和工作才能，才能擔(dān)負(fù)起組織、溝通、協(xié)調(diào)教學(xué)這項(xiàng)重任，使各項(xiàng)工作與全校工作有機(jī)結(jié)合，有序地開(kāi)展。另外，教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理活動(dòng)中應(yīng)加強(qiáng)與其他學(xué)院秘書(shū)在教學(xué)、科研、競(jìng)賽等多方面工作進(jìn)行交流，主動(dòng)與其他教學(xué)秘書(shū)成為協(xié)作伙伴，學(xué)習(xí)他人先進(jìn)的管理方法，共同切磋，共同進(jìn)步。

4.統(tǒng)籌規(guī)劃的全局意識(shí)。教務(wù)管理工作是動(dòng)態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合的管理工作，既有教學(xué)檔案管理的靜態(tài)工作，又有學(xué)籍變動(dòng)、成績(jī)變更等動(dòng)態(tài)管理工作，同時(shí)既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)，又要處理教學(xué)方面的具體事務(wù)，協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，還要負(fù)責(zé)處理上級(jí)臨時(shí)交辦的工作，因此教務(wù)秘書(shū)工作極其繁雜，這就要求教務(wù)秘書(shū)應(yīng)具備較強(qiáng)的統(tǒng)籌規(guī)劃素養(yǎng)，分清輕重緩急，合理安排，科學(xué)統(tǒng)籌，做到事事有安排，件件有落實(shí)，才能有條不紊地保證教學(xué)過(guò)程各階段任務(wù)的順利完成，避免工作沖突和人浮于事的情況發(fā)生。

5.要有較強(qiáng)的質(zhì)量意識(shí)。作為一所高校，教學(xué)質(zhì)量是生命，作為一名教師，教學(xué)質(zhì)量是靈魂，學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的高低，關(guān)系到學(xué)校的生存和發(fā)展，關(guān)系到全校師生員工的切身利益，而教務(wù)管理是保證和提高教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵。在教學(xué)質(zhì)量管理和監(jiān)控的工作中，教學(xué)秘書(shū)要提出質(zhì)量監(jiān)控工作方案，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、周到地協(xié)助學(xué)校教務(wù)處對(duì)本院的教學(xué)工作進(jìn)行檢查，保質(zhì)保量完成所承擔(dān)的工作。

三、結(jié)語(yǔ)

教務(wù)秘書(shū)是高校里一項(xiàng)平凡而不可少的工作，其工作質(zhì)量和效率將直接影響高校教學(xué)管理工作水平。因此，只有充分肯定教務(wù)秘書(shū)工作，并培養(yǎng)其服務(wù)精神、責(zé)任意識(shí)、全局意識(shí)和質(zhì)量意識(shí)，充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，開(kāi)拓進(jìn)取，大膽創(chuàng)新，才能在高校建設(shè)一支穩(wěn)定精干的教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍，促使高校教學(xué)管理向規(guī)范、科學(xué)、高效的方向發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：汪明玥（1984-），女，江蘇常州人，江蘇理工學(xué)院商學(xué)院助教，主要從事教學(xué)管理研究。