廣西高校圖書館東盟小語種書刊招標采購工作淺議

摘要：本文從廣西高校圖書館加強東盟小語種書刊招標采購的意義和分析目前東盟小語種書刊招標采購面臨的困難入手，提出做好廣西高校圖書館東盟小語種書刊招標采購具體措施。對于做好廣西高校圖書館東盟小語種書刊招標采購工作有一定指導意義。

關鍵詞：廣西高校圖書館；東盟語言；書刊采購；招標采購

中圖分類號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）03-0173-02

隨著中國—東盟博覽會、中國—東盟商務與投資峰會落戶廣西南寧，廣西將成為中國與東盟的信息交流中心，廣西的許多圖書館也抓住這一機遇，利用自己的優勢和特色大力推進與東盟有關文獻信息資源建設，如何更好地選購東盟小語種文獻資源是高校圖書館面臨的重要問題，本文試談廣西高校圖書館東盟小語種書報刊招標采購工作的問題。

一、廣西高校圖書館加強東盟小語種書刊招標采購的意義

1.招標采購東盟小語種書刊有利于提高圖書館入藏質量。由于東盟小語種書刊的特殊性，提供東盟小語種書刊供應商必須擁有外文書刊進出口許可證，這樣容易造成某些書商憑借自己在發行中的權威地位進行壟斷經營。采購價格和服務內容都由書商限定，采購方幾乎沒有協商余地，這樣易造成采購方在東盟小語種書刊選購中訂到率低和到館時間比較長，影響圖書館為教學和科研正常提供服務。東盟小語種書刊實現招標采購就是通過引入市場競爭，逐步打破大公司的壟斷經營，讓多家供貨書商相互競爭。高校圖書館通過審查招標文件，對投標供貨商的資質進行審查，在多家供貨商中選擇綜合實力最強的公司進行合作。如此一來不僅可以保證圖書館文獻采購的質量和數量，還可通過招標，降低文獻價格，使圖書館在原有經費的基礎上買到更多的書刊。

2.招標采購東盟小語種書刊有利于最大限度地合理利用經費。一般來說，東盟小語種書刊相較于中文書刊來說，一是價格偏高，每冊圖書或期刊動輒幾十上百元；二是受時間和空間及語言的限制，選購書刊需花費不定的費用用于關稅、運費等。在東盟小語種書刊采購中引入招標機制，就是將東盟小語種書刊采購市場化，各個書商為了能在招標中確立優勢，壓縮成本，降低價格，使書刊采購經費被更加合理地利用。另一文面，實行書刊采購招投標，堅持公開、公平、公正的競爭，增強東盟小語種書刊采購工作透明度，東盟小語種書刊采購工作中有各紀檢等各職能部門共同參與，防止“暗箱”操作，從源頭上預防和杜絕腐敗現象發生。

3.招標采購東盟小語種書刊有利于圖書館提高工作效率。在招標采購的招投標文件中，可以對參與競爭的東盟小語種書刊供應商提出書刊加工等配套服務的要求，這樣可以解決本館分編智力和人力上的不足。書刊供應商為了在競爭中搶得主動，往往給出他們所能提供的最優的服務，除了圖書分類外，還進行圖書加工，如加蓋館藏章、加貼防盜磁條等，節省圖書館在這方面的資金和人員投入，可以減少圖書館的加工人員，減輕分編人員工作的壓力，縮短新書上架時間，提高工作效率。

二、廣西高校圖書館東盟小語種書刊招標采購面臨的困難

1.選擇供應商具有局限性。一般來說，只有擁有外文書刊貿易權的法人或授權代理機構才能從事外文書刊訂購業務。目前。真正具有外文書刊貿易權的只有中國圖書進出口（集團）總公司、中國教育圖書進出口公司和中國國際圖書貿易總公司。其他大多是授權代理機構。高校圖書館在招標過程中一般都會選擇具有多年經營經驗和資質的公司作為其合作對象，對于一些代理機構的選擇則非常慎重。廣西高校圖書館在東盟小語種書刊招標采購中要想真正打破行業壟斷，應盡可能邀請代理商參加，擴大招標范圍，增加可選性，這樣才能好中取優，真正發揮市場競爭作用。

2.東盟小語種書刊采購的采購對象具有不確定性，東盟小語種書刊的采購與一般物品不同，一般物品的產品在招標時就已確定，其書刊成交的產品是未定的，它是在招標后才開始采購，很多書刊是在招標結束后才開始出版，直到采購停止前其成交產品才完全確定。所以在書刊招標文件中的書刊品種、冊數和內容是無法列明標的，因為書刊采購在供貨過程中需要根據學校學科建設的需要，不斷對采購的書目清單適時調整和更新。因此書刊采購的采購對象具有不確定性。

3.東盟小語種書刊價格比較昂貴且存在較大的不確定性。一方面，東盟小語種書刊價格偏高，每冊圖書或期刊動輒幾十上百元，而且，每年以8%到10%的增長率增長，廣西許多高校圖書館承受著保證東盟小語種書刊建設質量與經費緊張的巨大壓力。另一方面，東盟小語種書刊價格由出版商報價、匯率進口圖書附加費用的加成系數折扣等諸多因素構成，其中進口圖書附加費用是國內供書商負擔國外集貨商手續費用和圖書國內報關、運費、稅金、目錄及管理等各種附加費用的總和。由于各代理公司與外國出版社或者中間代理商談判時，因信譽度、業務量等多種因素影響，拿到的外刊價格也有所不同，所以不同代理商對同種外文書刊報價不同。另外，外刊款存在預付的問題，所以招標時針對付款方式（預付還是后付）的不同，報價也會有一定差別。加上外匯匯率不斷波動，導致東盟小語種書刊的最終價格存在較大的不確定性。

4.東盟小語種書刊評標的標準難以考量。東盟小語種書刊招標的評標項目一般有六方面的內容：折扣、服務、數據、加工、信用度、合作單位業績及服務承諾等。一般來說，折扣、數據和加工是客觀明了、可比較的，其余都是比較抽象，在沒有實質的合作之前都難以衡量。因此，在評標過程中評委往往是對各供應商的投標書中所做的承諾無法量化考核，做出真偽判斷。只能根據各圖書公司在標書中所做出的應答和承諾進行打分，因而滋長一些圖書公司表面答應表述提出的各項要求，并以諸多優惠條件來贏取專輯的信任和偏愛來中標。這就導致書商無法履行各項服務承諾，使圖書采購工作變得被動。

三、做好廣西高校圖書館東盟小語種書刊招標采購具體措施

1.制定具有針對性的圖書館書刊招標工作細則，加強紀檢部門的監督力度。圖書館和學校招標管理部門應按照《中華人民共和國招投標法》《教育部政府采購管理暫行辦法》等相關法律法規和規章，共同制定本校圖書資料招投標工作細則、招投標計劃、招投標文件以及招投標過程中的相關技術文件和技術規范，根據本校的招投標管理規定，加強管理與協調，進一步規范書刊招標采購程序。紀檢部門不僅要也應該加大對招標采購工作的監督力度。以確保招標工作的目的得以充分地體現，有效地防止招標采購中腐敗現象的發生，還要支持和協作圖書館做好東盟小語種書刊招標采購工作，促進招標采購工作的高質量完成。

2.確定書刊招標采購的形式和評分標準。書刊采購可采取公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等幾種方式。一般來說，中文書刊的供應商選擇的范圍比較廣，就期刊而言有郵政局和民營供應商，一般采用公開招標或邀請招標的方式進行。外文書刊招標采購類型可以分為集中采購和分散采購。每種類型又分為公開招標、競爭性談判和邀請招標。盡管原則上外文期刊可采取上述任意一種方式，但實際上擁有外文書刊貿易權的供書商屈指可數，所以外文書刊采購采用邀請招標的方式較為適宜。招標評分指標是在制定招標文件中的評分標準時，根據圖書館資金現狀和工作需要而設定的圖書采購招標評分項目的主要內容。評標的標準一般有六個方面的內容：折扣、服務、數據、加工、信用度、合作單位業績等。外文書刊招標評分標準的制定要體現一套科學的、合理的評分標準，而且要易于操作，要細化技術評分要求，總之，每項的設計應根據各館的具體情況和個性化需要，進行科學合理的設計，而每項設計的科學合理是招標采購成功的基礎，也是招標文件的重要內容之一，具有法定效力，對圖書采購招標的成功與否起決定性作用。

3.編制好書刊采購招標文件。招標文件是招標人向投標人發出的旨在為投標人編寫投標文件提供所需資料并向其通報招標投標所依據的規則、要求和程序的書面文件。準確、規范、科學地制定招標文件、招標程序、商家資質預審規則、投標商招標書、評標標準等相關文件。標書編制要簡明、概要；評標打分表要細化合理，還應標明評標的規則，供投標和評標參考等。招標文件一般應至少包括下列內容，即邀請函、投標須知、招標項目的性質和數量、技術規格、招標價格的要求及其計算方式、評標的標準和方法、交貨、竣工或提供服務的時間、投標人應當提供的有關資格和資信證明文件、投標保證金的數額或其他形式的擔保、投標文件的編制要求、提供招標文件的方式和地點、開標和評標的日程安排、主要合同條款、售后服務情況及承諾等部分。另外，制定文件一定要詳細、準確，特別是對供應商提出的要求更要細致，比如說書刊配套服務（是否隨書送MARK數據、隨刊提供USMARK數據等）；供書刊的方式；價格優惠額度；違約應承擔責任等。

4.合理選擇圖書采購的專家評委。招標代理機構或圖書館可以從在全區范圍內或本地區范圍的熟悉圖書館采購業務的專家組成應從專家評委庫抽取評委，評標委員會在不受外界干擾和影響下，按照評標方法和標準對投標文件進行比較和評判，以評選出最適合的書商。

5.做好中標的合同簽訂及履約的監控工作。東盟小種書刊采購評標一經確定后，招標人應當向中標人發出中標通知書，采購單位和中標供應商應根據招標文件制定合同，這是招標采購中比較關鍵的一個環節，因為外文書刊價格昂貴，如果出現漏訂、錯發、缺期等服務問題，都會給圖書館帶來無法彌補的損失。因此，采購單位和中標供應商應嚴格根據投標書和圖書供應商的承諾簽訂合同，把雙方各自應承擔的責任和義務都寫清楚，促使各方認真履行合同職責，保證書刊采購工作順利進行。另外，采購單位要依據合同加強對圖書供應商的檢查和監督，督促其認真履行合同。阻止和減少來自供應商不守合同帶來的各種風險。

總之，東盟小語種外文書刊招標采購工作尚處于嘗試和起步階段，除上述問題外，還有招標程序規范化、招標質量控制、評標的科學化及合同的精細化等方面的問題值得我們深入探索，這就要求提高對東盟小語種外文書刊招標采購工作的認識，不斷創新業務模式，加強各個采購環節進行質量控制，并使其規范化，從根本上提高東盟小種外文書刊采購招標的質量，滿足館藏建設的要求。

參考文獻：

[1]劉鳳俠，趙杰.高校圖書館外文期刊招標存在的問題及對策分析[J].圖書館建設，2010，（2）.

[2]范艷芬.高校圖書館印刷型外文期刊招標采購問題與對策研究[J].圖書館工作與研究，2011，（3）.

[3]唐振宇等.基于資源優化配置的外文期刊采購標段劃分研究[J].情報科學，2009，（10）.

[4]李亞波.外文期刊招標采購工作實踐與思考[J].現代情報，2010，（5）.

[5]余秋英.圖書館期刊招標采購研究述略[J].科技情報開發與經濟，2011，（32）.

作者簡介：汪斌（1959-），男，湖南衡陽人，圖書館副館長，研究館員，主要從事圖書館管理與研究；廖方（1963-），女，廣西靈川人，本科，館員，從事讀者服務研究。